Neue Kasse einrichten

1. Installation

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Schritt für Schritt – Anleitung

Installation

Legen Sie die CD in Ihr CD/DVD-Laufwerk. Sollte die Installation nicht automatisch gestartet werden, öffnen Sie den Arbeitsplatz. Machen Sie nun einen Doppelklick auf dem Laufwerk, in das Sie die CD eingelegt haben. Dort starten Sie nun das Programm „VARIO Kasse-Installation“ mit einem Doppelklick.

Installation

Mit Weiter kommen Sie zur Angabe des Installationsverzeichnisses. Das Installationsverzeichnis gibt an, an welchem Ort die VARIO Kasse installiert werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, um einen anderen Ort für die Installation auszuwählen oder klicken Sie auf Weiter, um den vorgeschlagenen Ordnerpfad zur Installation auszuwählen.

Installation

Im nächsten Schritt geben Sie an, welche Komponenten installiert werden sollen. Es gibt drei verschiedene Installationsmöglichkeiten.

Die Einzelplatzinstallation wird durchgeführt, wenn man die Kasse auf einem einzigen Arbeitsplatz installieren möchte. Hierbei werden Programm, Datenbank und Datenbankserver lokal installiert.

Installation

Die Serverinstallation muss gewählt werden, wenn die Datenbank auf einem zentralen Server im Netzwerk liegen soll. Hierbei werden Programm, Datenbank und Datenbankserver auf dem Server installiert. Zudem wird ein spezielles Verzeichnis angelegt, welche die Clientinstallationen für die Arbeitsplätze enthält angelegt.

Installation

Nach einer Serverinstallation muss auf jedem Arbeitsplatz die Arbeitsplatzinstallation ausgeführt werden. Hierbei wird nur das Programm installiert. Datenbank und Datenbankserver laufen ausschließlich auf dem Server.

Installation

Hierzu muss der Datenbankpfad, sowie das Verzeichnis der VARIO Kasse auf dem Server angegeben werden.

Installation

Mit Weiter wird die Installation mit den ausgewählten Komponenten fortgesetzt.

Nachdem Sie den Namen für die Programm-Verknüpfung im Startmenü ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter. Somit gelangen Sie auf die Abfrage der zusätzlichen Aufgaben.

Installation

Nun können Sie mit einem Klick auf „Desktop-Symbol erstellen“ ein VARIO Kasse Symbol auf Ihrem Desktop platzieren. Nachdem Sie die Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Weiter um eine Zusammenfassung der Auswahlzusammenstellung zu erhalten und VARIO Kasse zu installieren.

Installation

Hier wird Ihnen nun noch einmal alles aufgelistet, was Sie ausgewählt haben und was installiert wird. Mit Zurück können Sie noch einige Änderungen an der Installation vornehmen und mit Installieren beginnt die Installation.

Installation
Installation

Nach erfolgreicher Installation können Sie die VARIO Kasse direkt starten und beginnen.

Installation

Lizenzschlüssel eingeben

Die VARIO Kasse wird mit einer Lizenz zu Demonstrationszwecken ausgeliefert, mit dieser können Sie maximal 155 Quittungen erzeugen. Um Produktiv mit der VARIO Kasse arbeiten zu können, müssen Sie eine Vollversion erwerben.

Um den Lizenzcode einzugeben, rufen Sie im Hauptmenü unter Extras, Sonstiges den Programmteil Lizenzcode eingeben auf.

Lizenzschlüssel eingeben

Wenn Sie diesen Lizenzcode eingeben und OK klicken erscheint ein Feld mit der Bestätigung des richtigen Lizenzcodes.

Kasse einrichten

Bevor Sie das erste Mal kassieren, sollten Sie die Einstellungen der Kasse überprüfen. Rufen sie dazu im Hauptmenü unter dem Menüpunkt Einstellungen den Programmpunkt Kassen verwalten auf.

Kasse einrichten

Wie Sie die Kasse einstellen und welche Punkte Sie dabei beachten sollten, finden Sie unter „Weitere Kasseneinstellungen“ .

Das erste Mal kassieren

Da nun die Kasse eingerichtet ist, können Sie auch schon kassieren. Rufen Sie dazu im Hauptmenü unter dem Menüpunkt Kassieren den Programmpunkt Kassenbetrieb auf. Bevor Sie das erste Mal kassieren, müssen Sie die Kasse eröffnen. Dazu muss der Geldbestand eingegeben werden, der in der Kasse zum Zeitpunkt der Eröffnung vorhanden ist.

Das erste Mal kassieren

Wurde die Kasse bereits eröffnet oder Sie haben die Kasseneröffnung gerade durch- geführt, gelangen Sie in den Kassenbetrieb.

Das erste Mal kassieren

Welche Funktionen Ihnen beim Kassieren zur Verfügung stehen und welche Erleichterung das Multifunktionseingabefeld bietet, erfahren Sie über die Hilfe. Drücken Sie dazu einfach die F1-Taste in der Kassiermaske.

Um einen Kassenabschluss durchzuführen, rufen Sie im Hauptmenü unter dem Menüpunkt Kassieren den Programmpunkt Z-Bon auf. Sofern Sie sich die Funktionsschaltfläche für den Z-Bon in der Kasse anzeigen lassen, können Sie den Kassenab- schluss auch direkt von dort ausführen.

Das erste Mal kassieren

Wie der Kassenabschluss im Detail funktioniert, können Sie jederzeit in der Hilfe nachlesen. Drücken Sie F1, um die Hilfe für den Kassenabschluss aufzurufen.

Datensicherung

Es ist unablässig, dass Sie regelmäßig eine Datensicherung durchführen. Sie können die VARIO Kasse so einstellen, dass jedes Mal beim Beenden der Kasse eine Datensi- cherung angelegt wird. Sie können aber auch jederzeit manuell eine Datensicherung durchführen. Rufen Sie dazu im Hauptmenü unter dem Menüpunkt Extras, Datensi- cherung den Programmteil Daten sichern (Backup) auf.

Datensicherung

2. Neue Kasse anlegen

Einrichtung in der VARIO Warenwirtschaft

Adressverwaltung

  • Eine Filiale erstellen, wenn eine neue benötigt wird.
  • Barverkaufskunden anlegen. (Für jede Filiale muss eine separate Adresse existieren!) Ggf. schon bei der Namesvergabe ersichtlich.
  • Diese Adresse benötigt folgende Einstellungen:
Adressverwaltung

Die Adresse muss ein Kunde sein.

Adressverwaltung Reiter Sonstiges

Im Reiter „Sonstiges“ unter dem Bereich „Kasse“ muss die Replikationsart auf „ausgewählte Filialen“ stehen.

Adressverwaltung Reiter Filialen

Im Reiter „Filialen“ die entsprechende Filiale auswählen. Ggf. muss die Adresse mal zwischengespeichert werden

Kassenverwaltung

Hier müssen folgende EInstellungen vorgenommen werden:

  • Der Kasse muss eine Filiale zugewiesen werden
  • In der Kasse muss ein Lager hinterlegt

Danach muss noch ein Kassenbenutzer unter „1.6.2. Kassierer verwalten“ erstellt werden, bzw. ein vorhandener Benutzer die neu erstellte Filiale zugewiesen bekommen.

Kassenverwaltung Reiter Stammdaten

Datentest für Kassenexport

Danach unter „9.6.1.9. Datentest für Kassenexport“ einen Datentest durchführen.

Dieser Test muss nicht immer zu 100% erfüllt sein, da dieser z.B. auch Artikel ankreidet die nicht auf „Repliziere an Kasse“ stehen. Nicht jeder Artikel muss/soll auch an die Kasse. Der Test dient nur einer groben Richtlinie.

Datentest für Kassenexport

Danach müssen die Daten einmalig unter „9.6.1.1 „ausgespielt werden.

  • Die neue Filiale auswählen
  • „Replikation überspringen“ anhaken
Kassen export

Parametereinstellungen in der VARIO

Achtung:

Wenn es sich um die erste Kasse handelt müssen ggf. noch die Pfade für die Replikationen in den Parametern im Bereich „Kasse“ eingestellt werden.

Wenn (S)FTP genutzt werden will muss auch dies erstmal eingerichtet werden.

Im Bereich Allgemein kann dann die Zeit für den automatischen Austausch der Daten eingestellt werden.

Parameterverwaltung in der VARIO

Einrichtung in der Kasse

Die Kasse installieren.

Nach erfolgreicher Installation müssen die folgenden Replikationseinstellungen für die Kasse eingetragen und gespeichert werden:

  • Im Bereich Allgemein kann auch hier wieder die Zeit für den automatischen Austausch der Daten eingestellt werden.
  • Filialnummer (Die Nummer der zuvor erstellten Filiale in der Vario)
  • Wenn (S)FTP genutzt werden will müssen auch hier wieder die Einstellungen gespeichert werden.
  • Die Pfade für die Replikationsdaten der Kasse und Vario
  • Tipp: Wenn die Replikation ohne (S)FTP eingestellt wird dann: Ist der „Export-Pfad“ in den Kassenreplikationseinstellungen, der „ImportPfad“ der in den Parametern der Vario eingestellt wurde und anders rum.
Kassenreplikationseinstellungen

Zum Schluss müssen nur noch die Kasseneinstellungen angepasst werden (Drucker, Schublade, ElPay, Pfade, Reporte, VARIO 8 Datenbankanbindung, etc.)

3. Weitere Kasseneinstellungen

Kassenverwaltung (Diese Einstellungen gelten für jede Kasse separat)

Kassenverwaltung

Auslesen des PC-Namens.
Wichtig um die Kasse mit dem Client in Verbindung zu setzten, für LOG’s, Belege, usw. 

Kassenverwaltung

Drucker & Schublade

  • Quittungsdruck
    • Einstellungen für den Druck der Quittungen, Einlagen & Ausgaben 
  • Schublade
  • Rechnungsdruck
    • Drucker extra für den Rechnungsdruck, welcher als Funktionstaste angelegt werden muss.
  • Gutscheindruck
    • Sollte es einen extra Gutscheidrucker geben.
Kassenverwaltung

Das Kundendisplay ist der kleine zum Kunden gedrehte bzw. zweite Bildschirm.

Kassenverwaltung

Zahlungsdienstleister wie elPAY & Telecash werden als Onlinezahlung angebunden.
Das heißt wir senden und empfangen die Zahlungsinformationen von der Kasse aus über das Kartenterminal.

elPAY wird u.a. in unserer Kassenverwaltung eingestellt.
Telecash hingegen wird komplett vom Telecash-Support eingerichtet. Genaueres hierzu finden Sie auf „Telecash„.

Kassenverwaltung

Parameterverwaltung (Diese Einstellungen gelten für ALLE Kasse einer Filiale)

Parameterverwaltung

VARIO8-Datenbankanbindung

  • Live-Preisabfragen beim Scannen der Artikel ermöglicht.
  • Kunden, Artikel, Sonder und jeglichen Rabatt den es so geben kann sollte damit ebenfalls ermittelt werden können.
  • Rechnungen, Lieferscheine, Auswahlen erstellen
  • Rechnungen, Verbindlichkeiten, Aufträge, usw. bezahlen/begleichen
  • Bestandsabfragen, Seriennr’n, Chargen
  • u.v.m.

Pfadbeispiele:

192.168.2.36:C:\VARIO\Daten\VARIO8.FDB „“localhost/56300:C:\VARIO\Daten\VARIO8.FDB „“localhost/56300:VARIO8  – VARIO8 ist in diesem Fall der DB-Alias den wir über die VARIO8-Installation automatisch anlegen.

Parameterverwaltung

Pfadeinstellungen

  • Sollten alle Filialen Zugriff auf den Server haben kann man nicht nur das Update-VZ sondern auch gleich die anderen Pfade wie den Reportpfad auf den Server legen und muss dann alles nur an einem Ort Pflegen.
  • Alle Anpassungen werden, in der Registry gespeichert.
Parameterverwaltung

Drucker

  • PC abhängige Drucker einrichten
  • Sollten einheitliche Drucker für alle Kassen einer Filiale verwendet werden, können diese hier hinterlegt werden.
Parameterverwaltung

4. Weitere Einstellungen in der VARIO Warenwirtschaft

Kassenimport (9.7.7.7.)

  • Der Kassenimport sorgt dafür das die erstellten Quittungen aus der Kasse, nach Replikationslauf zu Belegen „umgewandelt“ werden.
  • Daher muss der Kassenimport auch dauerhaft laufen. Entweder in der VARIO selbst oder als extra Programm im Hintergrund. Dazu kann man eine Verknüpfung der VARIO.exe verwenden und als Statparameter „-kassenimport“ hinterlegen.

Wichtige Einstellungen im Kassenimport

Wenn der Kassenimport zum ersten Mal gestartet wird, erscheint folgende Meldung.

Grund dafür sind die Standardwerte welche noch hinterlegt werden müssen. Zusätzlich kann eingestellt werden das der Kassenimport nach einem bestimmten Intervall importiert.

Als Beispiel wurden hier mal Werte für Aufträge und Umlagerungen sowie für den automatischen Import hinterlegt.

Kassendaten importieren

Über den Button im Menü „Kassendaten importieren“ haben Sie die Möglichkeit, direkt neue Kassendaten zu importieren bzw. die Verarbeitung der schon importieren Belege zu starten.

Kassendaten importieren

Reiter Einstellungen

In den Einstellungen können Sie Vorgaben für den Import definieren und festlegen, ob der Import automatisch in einem bestimmten Zeitintervall laufen soll.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung
Vorgabe Auftragsart

Die Vorgabe Auftragsart

Vorgabe Belegart Aufträge

Festlegen der Vorgabebelegart für importiere Aufträge

Vorgabe Belegart Umlagerung

Festlegen der Vorgabebelegart für importiere Umlagerungsaufträge

Vorgabe Belegart Reklamation

Festlegen der Vorgabebelegart für importiere Reklamationen

Vorgabe Lieferbedingung

Festlegen der Vorgabelieferbedingung für importiere Belege

Vorgabe Zahlungsart (Standard)

Festlegen der Vorgabezahlungsart für importiere Belege

Vorgabe Zahlungsart (Anzahlung)

Festlegen der Vorgabezahlungsart für importiere Anzahlungen

Start des Imports durch externen Aufruf

Der Kassen-Import wird über den Taskplaner separat aufgerufen.

Import automatisch alle X Minuten durchführen

Das Import-Fenster und die VARIO-Instanz bleiben geöffnet, ein Import erfolgt alle x Minuten (wie eingestellt).

Programm minimiert starten

Ist dieser Punkt angehakt und werden der VARIO8 und der Kassen-Import durch externen Aufruf gestartet, so minimiert sich VARIO8 automatisch.

Reiter Verlauf

Im Verlauf werden alle protokollierten Vorgänge des Kassen-Imports dargestellt. Sie können das Protokoll speichern oder löschen.

Kassenimport Reiter Verlauf

Reiter Fehler/Probleme

Im Fehlerprotokoll werden alle protokollierten Fehler des Kassen-Imports dargestellt. Sie können das Protokoll speichern oder löschen.

Kassenimport Reiter Fehler/Probleme

Reiter Import-Stapel Belege

Hier sehen Sie alle noch zu importierenden Kassenquittungen aus den jeweiligen Filialen. Sie haben die Möglichkeit, die Ansicht zu aktualisieren oder den Import durch „Jetzt abarbeiten“ anzustoßen. Daraufhin werden alle Belege nochmals angezeigt.

Kassenimport Reiter Import-Stapel Belege