DHL anbinden

Tutorial: Einrichtung der Schnittstelle zur Versanddienstleistern – DHL, UPS, Hermes & Co.

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie die Schnittstelle zu Ihrem Versanddienstleister so einrichten, dass mit dem Ausdruck des Lieferscheins oder der Rechnung auch der Versandaufkleber gedruckt wird. Je nach Versender gibt es für versendete Pakete 1 bis 6 Versandstatus. VARIO 8 bildet alle Versandstatus im Detail ab. Für eine höhere Planungssicherheit und mehr Transparenz. Unterschiedliche Versender bedeuten unterschiedliche Tariftabellen. Diese können Sie ganz einfach und schnell in der VARIO 8 hinterlegen. Auf deren Basis berechnet VARIO 8 die anfallenden Versandgebühren – individuell je nach Versandart, Größe und Gewicht.

– Verschiedene Arten der Versandschnittstellen

– DPD-DELISprint-Schnittstelle einrichten (Offline-Variante)

– Import- & Export-Einstellungen konfigurieren

– Lieferbedingungen anlegen

– Versanddienstleister verwalten (Zugangsdaten, Produkt – EKPs)

– Sendungsverfolgung am Beispiel von DHL nutzen

– Pakete stornieren und Paketlabels nachdrucken

Über diesen Menüpunkt können Sie Einstellungen zu den Stammdaten, zu Importen/Exporten oder sonstigen Zusatzdaten Ihrer Versanddienstleister bearbeiten.

DHL anbinden

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Allgemein

Name:
Geben Sie hier den Namen des Versanddienstleisters ein.

Typ:
Hier können Sie einen Versandtyp auswählen, zum Beispiel Spedition oder gängige Dienstleister wie DPD, DHL oder TNT.

Tracking-URL-Template:
Hier können Sie die URL eingeben unter der der jeweilige Dienstleister ggf. eine Sendungsverfolgung bei Eingabe der Paketnummer anbietet

angelegt am/von:
Hier können Sie eingeben wer den Versanddienstleister angelegt hat.

geändert am/von:
Hier wird nach dem Anlegen das Datum und Benutzerkürzel desjenigen eingetragen, welcher den Datensatz zuletzt bearbeitet hat.

Dürfen manuell Pakete in der Belegverwaltung eingetragen werden?
Wenn Sie hier kein Häkchen setzen, verneinen Sie die Frage.

Import/Export

Paket-Nr. Importverzeichnis:
Hier können Sie in der „Ändern“-Maske mit Rechtsklick auf das Ordnersymbol den Pfad für die Importe von Paketnummern auswählen.

Version Versendersoftware:
Hier können Sie die Versionsnummer der Versendersoftware eingeben, die Sie benutzen.

Paketexportverzeichnis:
Hier können Sie in der „Ändern“-Maske mit Rechtsklick auf das Ordnersymbol den Pfad für die Exporte von Paketnummern auswählen.

Übermittlungstimeout:
Geben Sie hier ein nach welcher Zeit die Übermittlung abgebrochen werden soll.

DHL Versenden 2

Um die Schnittstelle zu DHL Versenden 2 nutzen zu können müssen Sie zunächst einen neuen Versender mit dem Typ ‚DHL Versenden 2‘ anlegen:

DHL2 anbinden

Sie sehen unten nun Zusatzdaten, um Einstellungen zu diesem Versandtyp vorzunehmen. Geben Sie Ihre Zugangsdaten von DHL ein um den Service nutzen zu können. Sie können auch Ihre TM Parcel Schnittstelle an dieser Stelle verwenden.

Im Bereich Label Druckeinstellungen können Sie die Optionen ‚Label Ausgabe-Medium skalieren‘ und ‚Label drucken auf‘ DINA4 oder DINA5 auswählen. Mit ‚Start Oben/Links (mm)‘ können Sie den Druckbeginn für Klebeetiketten beispielsweise festlegen.

Unter den weiteren Optionen können Sie einen Haken bei ‚Nicht-Leitkodierbar erlauben‘ setzen um auch Labels drucken zu können, bei denen DHL den Leitcode durch die Adresse nicht erkennt. Es wird empfohlen, den Haken bei ‚Warnungen anzeigen‘ ebenfalls zu setzen, damit Sie darüber informiert werden, dass DHL ein Problem bei der Erkennung der Adresse hat. Es kann ein Aufpreis fällig werden, wenn Sie die Adresse nicht korrekt übergeben.

Zusatzdaten DHL-Anbindung

Unter dem Reiter ‚Produkt-EKP’s‘ müssen Sie die Produkte von DHL, die Sie verwenden möchten, auswählen und die zugehörigen DHL-Abrechnungsnummern und ggf. Retoure-Abrechnungsnummern (zur Beilage eines Retourenscheins in Ihre Pakete bei Bedarf) eintragen. Per Klick auf das Plus-Zeichen unten links fügen Sie neue Produkte hinzu.

Um die Schnittstelle zu DHL Versenden 2 weiter einzurichten müssen Sie nun unter 1.1.3 Lieferbedingungen verwalten zu jedem hier eingetragenen Produkt eine neue Lieferbedingung anlegen.

Sendungsverfolgung

Im Versender unter 1.9.7.1 sollten folgende Punkte eingestellt sein.

  • Tracking-URL-Template Pfad, entsprechend für den Versanddienstleister
  • Sollte Sie keine Anbindung an einen Versanddienstleister haben, dann können Paketnummer auch manuell im Belegfuß für Lieferscheine oder Lieferschein- Rechnungen eingetragen werden. Der Haken muss dann gesetzt sein bei „Dürfen manuell Pakete in der Belegverwaltung eingetragen werden?“
  • Ist eine Anbindung zu einem Versanddienstleister vorhanden, müssen noch der „Paket-Nr. Importverzeichnis“ und der „Paketexportverzeichnis“ Pfad eingetragen sein.
  • Der Haken ist bei „automatisch zurücklesen“ zu setzen.
  • Außerdem sollten noch die Zugangsdaten unter Optionen eingetragen werden, die Sie vom Versanddienstleister erhalten haben.
  • Abschließend tragen Sie im Reiter ‚Sendungsverfolgung‘ die von DHL erhaltene ZT-Kennung ein. Falls Sie diese noch nicht besitzen können Sie sie bei DHL beantragen.
Versanddienstleister DHL2 verwalten, Stammdaten

Unter 1.9.9 wird eine entsprechende Mailing Definition erstellt. Diese benötigen Sie um Kunden eine Mail mit der Sendungsnummer und der Sendungsverfolgung zukommen lassen zu können.
Über „Ändern“ kann die Mailing Definition bearbeitet oder erstellt werden.
Der Haken sollte bei „Aktiv“ gesetzt sein, damit diese Mailing Definition später auch greifen kann.
Es wird ein Kriterien Name vergeben und bei Mailing Typ „Versand der Ware mit Paket.Nr.“ ausgewählt.
Im Betreff können Platzhalter gesetzt werden. Geht man mit der Maus über dieses Feld, werden die entsprechenden Platzhalter angezeigt.

Mailing-Definitionen für DHL verwalten

Unter „Mailtext“ erscheint folgendes Feld. Hierüber kann die Textverarbeitung geöffnet werden und dort wird der Text für die gewünschte Mailing Definition erstellt. Des Weiteren werden noch die Platzhalter gesetzt, die von VARIO beim Versand automatisch mit Inhalt gefüllt werden. Sollte es gewünscht sein, dass dem Kunden gleich der Beleg mit gemailt wird, dann wird der Haken bei „PDF anhängen“ gesetzt. Somit würde der Kunde nicht nur die Mail mit der Paketnummer erhalten, sondern gleich noch den Beleg dazu.
Unterhalb sehen Sie einen Beispiel Text für den Versand mit DHL. Der Reiter „Einfügen“ „Feldvorlage +“ öffnet die Felder Auswahl für die Platzhalter.
In unserem Beispiel ist die ADR.Briefanrede ausgewählt und die Plazhalter für die Paketnummer und den Tracking Pfad. Das ganze können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen.

DHL Sendungsvervolgung per E-Mail versenden mit Platzhalter.

Die Ausgabe würde wie folgt aussehen.

DHL Sendungsvervolgung per E-Mail versenden.

Versandkosten im Beleg

Um die korrekten Versandkosten im Beleg angezeigt zu bekommen und die entsprechende Paketanzahl ermitteln zu lassen, sind drei Punkte bei VARIO einzustellen.

1.1.3 Lieferbedingung des Versenders Reiter Stammdaten, Allgemein

  • max. Gewicht je Paket (kg)
  • Versandkosten berechnen, Haken setzen
  • Versandk, aus Pakettabelle, Haken setzen
  • Paketaufkleber drucken, Auswahl mit Rechnung oder Lieferschein.
Lieferbedingungen DHL2 verwalten

Sind die Einstellungen vorgenommen, wählen Sie den Button ‚Frachttabelle bearbeiten‘ auswählen

  • Auswahl des LKZ, wenn gewünscht. Ein Muss, wenn auch in andere Länder geliefert werden soll. Die Frachttabelle müsste dann für jedes Land erstellt werden.
  • Anzahl der Pakete eine 1 eintragen und den Wert „Ab kg“.
  • Die Frachtkosten können im Feld brutto oder netto eingetragen werden. Vario ermittelt entsprechend die Gegenseite. Wird netto eingegeben, dann wird brutto automatisch ermittelt und umgekehrt. Das Feld Frachtkosten „EK“ ist für spätere Auswertungen wichtig.

Wenn ein Datensatz bearbeitet wurde, speichern Sie diesen und erstellen Sie über Neu den nächsten Eintrag.

Frachttabelle DHL2 bearbeiten

Damit eine richtige Berechnung stattfinden kann, muss in den Artikeln ein entsprechender Eintrag (Artikel Reiter „Allgemeine Angaben“) beim Gewicht brutto (kg) vorhanden sein.
Wenn die Daten alle hinterlegt sind, funktioniert die Berechnung der Pakete und es werden im Belegfuß die entsprechenden Versandkosten ermittelt.