Workflow

Mithilfe der Definition von für Ihren Betrieb geeigneten Workflows können Sie Ihre wiederkehrenden Arbeitsabläufe automatisieren, sowie mögliche Fehler abfangen und somit Zeit und Kosten sparen. Sie haben über die VARIO8 die Möglichkeit Workflows anzulegen die Genehmigungen anderer Benutzer erfordern, bei denen E-Mails versendet werden oder bei denen andere Benutzer der VARIO Erinnerungen erhalten. So können Sie Informationsflüsse einfacher gestalten oder beispielsweise das Buchen von Belegen an gewisse Bedingungen knüpfen und somit eigene Kontrollflüsse einbauen. In der Menüleiste finden Sie folgende neue Icons:

Workflow Icons

Wenn neue E-Mails, Erinnerungen oder zu genehmigende Workflows eingehen wird Ihnen dies dort angezeigt.

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Mit dem Workflow-System von VARIO organisieren und automatisieren Sie Routine-Prozesse. Das Warenwirtschaftssystem VARIO 8 bietet Ihnen mit dem V8-Workflow-Manager vielfältige Optionen, die Ihnen die Möglichkeit bieten, die Effizienz der Prozesse in Ihrem Unternehmen zu steigern, Kosten zu senken und neue Kapazitäten freizusetzen. Arbeitsabläufe lassen sich dabei jederzeit nach Bedarf individuell anlegen und verändern.

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Mit der VARIO 8 Workflow-Software bleiben Sie flexibel und entlasten Ihre Ressourcen:

  • Komfortable, benutzerfreundliche Anwendung
  • Höhere Flexibilität: Regeln nach individuellem Bedarf definieren
  • Effizienz steigern: Arbeitsprozesse optimieren und automatisieren
  • Kosten senken durch effiziente, standardisierte und nachvollziehbare Prozesse
  • Klare Vorgaben für Ihre Mitarbeiter geben Sicherheit
  • Bessere Zuordnung von Ressourcen gibt Planungsgewissheit
  • Minimaler Dokumentationsaufwand dank Workflow-Historie

Workflow-Verwaltung

Mithilfe der Workflow-Verwaltung können Sie viele verschiedene Workflows anlegen, bearbeiten oder löschen. Workflows sind vordefinierte, automatische Arbeitsabläufe, die bestimmten Bedingungen unterliegen und ggf. mit Informationsflüssen verbunden sind. Im Workflow-Assistenten können Sie diese Bedingungen definieren und Aktionen bestimmen, die bei Eintritt dieser Bedingungen ausgeführt werden sollen.

Workflow-Verwaltung

Bei Klick auf Neuanlage können Sie zunächst einen Namen für Ihren Workflow eingeben. Da Sie im Idealfall viele verschiedene Workflows haben sollen, überlegen Sie sich eindeutige Namen für diese um später einen besseren Überblick zu haben.

Workflow anlegen

Mit Klick auf Weiter können Sie den Bereich auswählen, der Ihren Workflow betrifft. Je nach ausgewähltem Bereich stehen Ihnen verschiedene Typen zur Auswahl.

Workflow-Typ

Sie haben folgende Auswahl bei den Bereichen:

Workflow-Typ Bereich

Bei den Bereichen Angebot bis einschließlich Eingangsgutschrift werden Ihnen beim Typ folgende Auswahlmöglichkeiten angezeigt:

Workflow-Typ Typ

Im Bereich FiBu beispielsweise gibt es zahlreiche Möglichkeiten:

Workflow-Bereich FIBU

Für den Bereich Webimport und Lieferbedingung gibt es eine Besonderheit. Wenn mehr als ein Workflow die Bedingungen erfüllt kann nun gesteuert werden, ob diese zusätzlichen Workflows auch ausgeführt werden sollen. Die Workflows werden in der festgelegten Reihenfolge geprüft. Nach der Ausführung des ersten Workflows, der die Bedingungen erfüllt, wird auf das neue Feld „Nach Durchführung auf weitere passende Workflows prüfen“ geprüft. Wenn in diesem Feld ein Haken gesetzt ist, wird der nächste Workflow, (in Reihenfolge) der die Bedingungen erfüllt, ausgelöst. Auch da wird dann erneut auf das Feld geprüft um gegebenenfalls einen weiteren Workflow auszulösen.

Workflowverwaltung Webimport

Bei Klick auf Weiter können Sie, wenn diese Option für Ihren ausgewählten Workflow-Typ vorhanden ist einen Zeitplan festlegen, wann der jeweilige Workflow ausgeführt werden soll. Wenn Sie keine Auswahl vornehmen, wird Ihre Workflow-Aktion sofort nach Eintreffen der Bedingung ausgeführt. Zeitpläne können beispielsweise dort sinnvoll sein, wo es noch nicht absehbar ist ob Sie eventuell noch Änderungen an Belegen etc. vornehmen müssen oder wenn Sie ausgehende E-Mails erst zu einer bestimmten Tageszeit oder gebündelt versenden möchten.

Workflow-Verwaltung Zeitplan

Sie können bereits gesetzte Zeitpläne über den Button „Inhalt leeren“ löschen.

Workflow-Verwaltung Zeitplan leeren

Im nächsten Schritt gilt es die eine oder mehrere Bedingungen für den Workflow festzulegen, damit die Aktion die im darauffolgenden Schritt definiert wird ausgeführt werden kann. Die Bedingungen sind momentan mit „und“ verknüpft, das heißt wenn mehrere Bedingungen angegeben sind, wird die Aktion oder die Aktionen erst ausgeführt, wenn ALLE Bedingungen zutreffen. Ihnen stehen aber bald auch andere Verknüpfungen der Bedingungen (beispielsweise „oder“) zur Verfügung.

Workflow-Verwaltung Bedingungen

Wenn Sie auf anlegen Klicken können Sie eine Regel definieren. Hierzu können Sie verschiedene, je nach Auswahl Ihres Workflow-Typs, Tabellen auswählen, in denen Sie eins der zugehörigen Felder auswählen können welches in Ihrer Regel Bestandteil der Prüfung sein soll. Es ist wichtig den korrekten Datentyp des jeweiligen Feldes anzugeben, damit die Bedingung korrekt ausgeführt werden kann. Sie können anschließend einen Operator auswählen, der für Ihre Prüfung der Bedingung zutrifft. Sie können zum Beispiel einen Workflow anlegen, in welchem Angebote vor Buchung genehmigt werden müssen, die in der Tabelle BEP (Belegpositionen) eine Menge größer 50 Stück und einen Gesamtpreis größer 1000 € haben:

Workflow-Verwaltung Bedingung anlegen
Workflow-Verwaltung Bedingung anlegen
Workflowbedingungen UND/ODER Verknüpfung

In der Workflowverwaltung ist es jetzt möglich „UND“ und „ODER“ Verknüpfungen als Bedingungen zu hinterlegen. Alle Bedingungen innerhalb einer Gruppe sind „UND“ Bedingungen und gruppenübergreifend „ODER“

Bei Klick auf Weiter gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske der nach Eintritt der zuvor festgelegten Bedingung auszuführenden Aktion(en). Wenn Sie auf anlegen klicken können Sie, wieder je nach ausgewähltem Workflow-Typ, eine der in diesem Beispiel folgenden Optionen auswählen:

Workflow-Verwaltung Aktionen anlegen

In unserem Beispiel wollen wir ein Angebot genehmigen lassen. Wenn Sie Freigabe anfordern auswählen können Sie einen Benutzer auswählen, der eine Benachrichtigung in 9.2.2 Genehmigungen erhält und die Freigabe erst erteilen muss damit der Beleg gebucht werden kann. Bei Eingangsbelegen kann man über das Feld „Benutzer“ gehen (in aller Regel der Ersteller des Belegs) bzw. über den Benutzer vom Ursprungsbeleg (z.B. derjenige, der die Bestellung zu einer Rechnung erstellt hat). Bei Ausgangsbelegen ist dies auch möglich, zusätzlich kann hier das gleiche über den zuständigen Benutzer aus dem Beleg geschehen (dieser kann in dem Reiter Belegfuß hinterlegt werden).

Workflow-Verwaltung Aktionen anlegen

Mit dem Klick auf Fertig stellen speichern Sie Ihren Workflow und sollten anschließend beim Versuch ein Angebot mit einer Menge über 50 Stück und einem Gesamtpreis über 1000 € zu buchen folgende Meldung erhalten:

Meldung von ausgelöstem Workflow

Generell gilt es, vorher genau zu Überlegen welche Arbeitsabläufe automatisiert ablaufen können und bei welchen ein Workflow sinnvoll ist. Vielleicht gibt es Bereiche in denen Ihnen bisher der Überblick fehlt sodass diese Stellen durch Workflows in der VARIO systematisch abgefangen werden können. Die Einrichtung der Workflows mag einige Zeit in Anspruch nehmen, jedoch erleichtern Sie sich hiermit bei richtiger Einrichtung Ihre Abläufe und können ein breites Spektrum an Fehlerquellen abdecken. Deshalb lassen Sie sich von der auf den ersten Blick komplexen Einrichtung der Workflows nicht abschrecken, unser Support steht Ihnen gern bei Fragen, welche durch die Hilfe möglicherweise noch nicht abgedeckt sind zur Verfügung.

Wichtig: Bei der Workflowanlage vom Typ „Webshop-Import Beleg-Kopf“ kann jetzt unter Aktionen auch die ADR als Tabelle ausgewählt werden. Das heißt der Belegimport kann über so einen Workflow eine Änderung in den Adressstammdaten anstoßen. Diese Workflows sollten mit äußerster Vorsicht verwendet werden, da die Adresse danach dauerhaft angepasst wurde. (Diese muss dann bei Bedarf händisch, oder mit einem weiteren Workflow wieder geändert werden)

Es ist auch möglich, Formeln im Workflow-Ergebnis (unter Aktion) einzugeben. Es können Platzhalter für Datenbankfelder eingetragen werden. Die Felder müssen mit ‚{‚ umschlossen werden (bspw. beim Workflow-Typ Webimport/-export).
Beispiel: (({RWEB_BEP.EINZELPREIS}*1.19)+{RWEB_BEP.VERPACKUNGBRUTTO})

Des Weiteren ist es bei den Aktionen möglich die Anzahl der Wiederholungen bei fehlgeschlagener Ausführung anzugeben. Die Aktion wird einfach X mal wiederholt.

Workflowakrionen Wiederholungen

In der Workflowverwaltung gibt es jetzt für Mailingaktionen die zusätzliche Checkbox „ggfls. erneut senden“. Somit können Sie jetzt entscheiden, ob eine E-Mail mehrfach versendet werden soll. Diese Option gibt es für die Aktionen „“Beleg als E-Mail senden“ und „E-Mail senden“. Defaultmäßig ist der Haken nicht gesetzt.

Z.B. Sie haben einen Workflow der eine E-Mail beim Buchen einer Bestellung versendet. Ist diese neue Option aktiv und Sie stornieren die Bestellung und buchen diese erneut wird wieder eine E-Mail versendet.

E-Mails ggfls. erneut senden

Workflows verarbeiten

Um ihre Workflows im Hintergrund automatisch zu verarbeiten starten Sie bitte den „Worker“.

Fenster „Workflow verarbeiten“ innerhalb der VARIO8:

Eine Möglichkeit ist es, diesen in Ihrer VARIO8 über den Menüpunkt 9.2.1 Workflows verarbeiten zu starten. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Workflow verarbeiten

Sie können unten links das Aktualisierungsintervall einstellen und bei Bedarf auf Starten klicken. Sie können das Intervall jederzeit ändern, nach Ablauf der neu eingestellten Zeit sehen Sie unten im Fenster eine Restanzeige bis zur nächsten Replikation:

Workflow verarbeiten

Mit Klick auf Abbrechen unterbrechen Sie die automatische Workflow-Verarbeitung. Das Fenster bleibt jedoch geöffnet und Sie können die Verarbeitung jederzeit wieder durch Betätigen des Starten-Buttons beginnen.

Worker als aus der VARIO8 ausgelagertes Fenster:

Die zweite Möglichkeit für die Verarbeitung der Workflows ist es, den Worker außerhalb der VARIO8, ähnlich der rs.exe, im Hintergrund laufen zu lassen. Hierzu erstellen Sie eine Verknüpfung Ihrer Vario8.exe (auf dem Desktop beispielsweise). Per Rechtsklick auf die Verknüpfung öffnen Sie bitte nun die Einstellungen. Tragen Sie am Ende des Zielpfades (hinter .exe) einfach getrennt mit einem Leerzeichen den Startparameter -worker ein. Wenn Sie diese Verknüpfung nun öffnen, dann müssen Sie einmalig Ihren Datenbankpfad Ihrer Vario8 eintragen. Diesen können Sie per Rechtsklick wie folgt aus Ihrer VARIO8 kopieren:

Worker Datenbankpfad kopieren

Wenn Sie anschließend Ihre Verknüpfung öffnen sollte sich der VARIO8-Startbildschirm öffnen, an dem Sie sich nun wie gewohnt anmelden. Anschließend öffnet sich der Workflow-Worker im folgenden Fenster:

Workflow-Worker

Sie können hier nun, genau wie im Menüpunkt 9.2.1 das Aktualisierungsintervall einstellen. Der Worker startet automatisch, Wenn Sie den Worker beenden wollen, drücken Sie auf Abbrechen. Im Gegensatz zum Fenster innerhalb der VARIO8 wird die Anwendung jedoch komplett geschlossen.Wenn Sie das Fenster minimieren läuft der Worker im Hintergrund und Sie können ihn jederzeit wieder öffnen um sich das Protokoll der letzten Aktualisierungen anzusehen.

Workflow-Genehmigungen

Wenn Sie den Menüpunkt 9.2.2 öffnen sehen Sie alle ausstehenden Genehmigungen die durch das Erfüllen einer Bedingung und somit des Eintritts der Aktion „Freigabe erforderlich“ eines durch Sie definierten Workflows in der VARIO8 entstanden sind.Per Rechtsklick auf die jeweilige Zeile können Sie eine Genehmigung erteilen, sodass der jeweilige Beleg gebucht werden bzw. die zugehörige Aktion ausgeführt werden kann für die eine Genehmigung durch Sie erforderlich war.

Workflow Genehmigung

Unten links sowie in der jeweils ausgewählten Zeile sehen Sie Details zum Beleg. Nachdem Sie eine Genehmigung erteilt haben ist es nicht mehr möglich den betroffenen Beleg zu ändern ohne eine neue Genehmigungsanfrage auszulösen. Falls Sie keinen eigenen Workflow eingerichtet haben der Ihnen den Beleg nach einer Genehmigung bucht erhalten Sie beim Versuch den genehmigten Beleg zu ändern folgenden Hinweis:

Workflow Genehmigung bestätigen

Bei Klick auf „Ja“ wird der Beleg in den Status „gebucht“ geändert. Sie haben auch die Möglichkeit den Beleg manuell zu buchen. Es gibt in der VARIO8 einen neuen „Buchen-Button“ über den Sie einen Beleg buchen können ohne zuvor auf Ändern und dann auf „Beleg speichern und buchen“ zu Klicken:

Beleg buchen

Workflow Warteschlangeneinträge

Die ausgeführten Workflows werden jetzt in dem Menüpunkt 9.2.4 Workflow Warteschlangeneinträge aufgeführt. Diese Einträge werden auch nicht mehr automatisch gelöscht, sonder nur auf „Verarbeitet“ gesetzt. Mit Rechtsklick auf eine Zeile gibt es verschiedene Optionen: löschen, Beleg anzeigen, Workflow öffnen, erneut verarbeiten.

Workflow Warteschlange

Hier hat man die Möglichkeit nach der Verarbeitung zu filtern z.B „Alle“, oder „erfolgreich verarbeitet“.

Workflowfilter verarbeitet

Unterschied zwischen „Nicht erfolgreich verarbeitet“ und „Endgültig nicht erfolgreich verarbeitet“ besteht darin, dass bei „nicht erfolgreich verarbeitet“ alle Wiederholungen des Workflows einzeln aufgeführt werden.

Workflow Logs

Es besteht jetzt auch in der Workflowverwaltung die Möglichkeit alle Workflows zu loggen. Sie haben können entscheiden, ob das Logging immer erfolgen soll oder nur bei positiven bzw. negativen Bedingungen.

Workflow Logging

Zu den Logdateien kommen Sie mit dem Button Logs (mark. Workflow) in der Workflowverwaltung.

Workflowverwaltung Loggs anzeigen

Workflow Typ Taskgesteuert

In der Workflow-Verwaltung (Menüpunkt 9.2.3) gibt es jetzt den neuen Workflowtyp „Task gesteuert“. Damit ist es möglich, Belege periodisch zu Prüfen. Es gibt derzeit zwei Auswahlmöglichkeiten der Prüfung:

  • Offene Aufträge mit Liefertermin-Rückstand (Hier wird geprüft, ob der Liefertermin kleiner heute ist)
  • Offene Aufträge mit unterlieferten Positionen

Zusätzlich zu dieser Prüfung können Sie noch weitere Bedingungen hinterlegen z.B. Nettobetrag größer 100.

Beispiel

Sie möchten allen Kunden eine E-Mail zusenden, deren Liefertermin überschritten wurde und deren Nettobetrag größer als 100 Euro ist.

Workflowtyp Taskgesteuert
Workflowverwaltung Bedingung

Wenn Sie den Workflow eingerichtet haben müssen Sie als nächstes noch den Task über die VARIO-Dienst-Verwaltung (Menüpunkt 9.1.5.3) erstellen. Als Beispiel der oben angelegte Workflow soll jeden Tag um 10:45 laufen.

Taskgetriggerte Workflows

In den Workflow Warteschlangeneinträgen (Menüpunkt 9.2.4) werden dann alle Aktionen aufgelistet, bei denen die Bedingungen erfüllt wurden. Diese können jetzt wie gewohnt über die Workflow-Verarbeitung (Menüpunkt 9.2.1) abgearbeitet werden.

Der Task läuft täglich und prüft alle Aufträge, deren Liefertermin überschritten ist. Sofern dies der Fall ist und die Zusatzbedingungen auch erfüllt sind wird eine Email verschickt. Die Email wird dabei pro Beleg und Workflow nur einmalig versendet. Somit können Sie Ihre Kunden automatisch informieren, sobald der Liefertermin überschritten wurde ohne jeden Beleg einzeln bearbeiten zu müssen.

Workflow zur Überprüfung überschrittener Liefertermine einzelner Positionen

Es ist jetzt möglich Workflows zu erstellen, die Belegpositionen auf z.B. offene Mengen, oder einen überschrittenen Liefertermin prüfen. Hierfür legen Sie am besten einen Workflowtyp „Task gesteuert“ an.

Workflow zur Überprüfung überschrittener Liefertermine einzelner Positionen Task gesteuert

Zeitplan und Bedingung können Sie leer lassen. Unter Aktionen geben Sie als Funktion z.B. Beleg als E-Mail senden an. In der Nachricht klicken Sie dann auf die drei … und wählen „Feld Template einfügen“ aus.

Workflow Aktion Feld Template einfügen

Hier können Sie unter „Beleg Verkauf“ ganz unten die drei neuen Funktionen auswählen.

Workflowverwaltung Feldvorlagen
  • BEK:POSITIONEN_ALLE Hier werden alle Positionen des Belegs ausgegeben
  • BEK:POSITIONEN_OFFENE_MENGEN Hier werden alle Positionen mit offenen Mengen des Belegs ausgegeben
  • BEK:POSITIONEN_LIEFERTERMIN_UEBERSCHRITTEN Hier werden alle Positionen des Belegs ausgegeben, bei denen der Liefertermin für die jeweilige Position überschritten ist.

In unserem Beispiel haben wir den 3. Punkt genommen.

Workflowverwaltung Liefertermin überschritten

An die angegebene E-Mail Adresse wird nach Verabeitung des Workflows eine Mail gesendet mit allen Positionen des jeweiligen Belegs, indem der Liefertermin der jeweiligen Position überschritten würde. Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit noch weitere Informationen zu senden z.B. Um welche Positionsnummer handelt es sich bei dem Beleg, um welche Menge handelt es sich, wie hoch ist der Einzelpreisbrutto, oder wie lautet die Artikelbezeichnung. Diese Platzhalter müssen dann wie folgt eingefügt werden.

Workflowverwaltung Platzhalter

Es ist auch möglich die Bezeichnung der Platzhalter zu ändern, dafür muss dann lediglich hinter den Platzhalter z.B. Einzelpreisbrutto (‚gewünschter Name‘) geschrieben werden.

In der E-Mail sieht das dann wie folgt aus:

Beispiel Tabelle per E-Mail

Das Design der HTML-Table kann durch CSS bestimmt werden, im Standard wird es wie oben aussehen.