Parameter verwalten

Mit Hilfe des Programmpunktes Parameter verwalten nehmen Sie die wichtigsten Einstellungen vor, die für Sie zum Arbeiten mit VARIO erforderlich sind. Diese Einstellungen sind Grundlage für einen reibungslosen Ablauf innerhalb von VARIO.

Wir bitten Sie daher, sich für dieses Kapitel die Zeit zu nehmen, welche erforderlich ist, um die Parameter auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens einzustellen.

Durch den ständig steigenden Leistungsumfang von VARIO wurden die Parameter in Ihrer Funktionalität den entsprechenden Programmbereichen zugeordnet, um die Einstellungen intuitiv durchführen zu können.

Um das Programm Parameter verwalten öffnen zu können, müssen alle anderen Fenster geschlossen sein. Denn die hier vorgenommenen Einstellungen wirken sich nicht nur unmittelbar auf das Erscheinungsbild der einzelnen Fenster aus, sondern werden auch erst mit dem Neustart eines Moduls (z. B. Artikelverwaltung) und teilweise erst mit einem erneuten Programmstart wirksam (z. B. Änderung der Druckerzuordnung). Sollte also eine Parameter-Änderung scheinbar keine Auswirkung haben, versuchen Sie es bitte mit einem Neustart des Programms.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern, damit Sie Änderungen der Einstellungen vornehmen können. Mit Klick auf Speichern werden die geänderten Einstellungen dauerhaft gespeichert. Abbrechen beendet die Eingabe.

Adressen

Reiter Adressen

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Sektion Zählerstände
Adress-Nr.

Hier kann der Zählerkreis für die Adressnummern eingestellt werden. Diese werden ausschließlich automatisch vergeben.

Kunden-Nr. manuell

Durch Aktivierung der Option vor dem Eingabefeld, können Kundennummern manuell vergeben werden.

Beachten Sie unbedingt, dass Sie keine Kundennummer doppelt vergeben. Dies kann in anderen Programm-punkten zu Problemen führen. Um hier keine Probleme zu haben, können Sie die Eindeutigkeit erzwingen (s. u.).

Des Weiteren können Sie durch Klick auf die Suchschaltfläche die Startnummer für die automatische Vergabe festlegen:

Tragen Sie im Feld Neuer Zähler die gewünschte Startnummer ein und klicken Sie anschließend auf OK.

Lieferanten-Nr. manuell

Durch Aktivierung der Option vor dem Eingabefeld, können Lieferantennummern manuell vergeben werden.

Beachten Sie unbedingt, dass Sie keine Lieferanten-nummer doppelt vergeben. Dies kann in anderen Programmpunkten zu Problemen führen. Um hier keine Probleme zu haben, können Sie die Eindeutigkeit erzwingen (s. u.).

Des Weiteren können Sie durch Klick auf die Suchschaltfläche die Startnummer für die automatische Vergabe festlegen:

Tragen Sie im Feld Neuer Zähler die gewünschte Startnummer ein und klicken Sie anschließend auf OK.

Sektion Manuelle Kunden/Lieferanten-Nr.
eindeutige Kunden-Nr. erzwingen

Mit Setzen dieser Option wird beim Speichern einer Adresse geprüft, ob die vergebene Kundennummer schon vorhanden ist. Sollte dies der Fall sein, kann die Adresse nicht gespeichert werden, ohne die Nummer vorher so zu ändern, dass sie eindeutig ist.

Prüfung bei Aufruf Kunde

Mit dieser Option wird bereits bei der Auswahl einer Adresse geprüft, ob eine Kundennummer doppelt vorhanden ist. Es erscheint eine Meldung, die Ihnen die Adressnummer mit der identischen Kundennummer zeigt.

ACHTUNG: Dieser Parameter ist nur wirksam, wenn auch die Option „eindeutige Kunden-Nr. erzwingen“ aktiv ist (s. o.).

eindeutige Lieferanten-Nr. erzwingen
Mit Setzen dieser Option wird beim Speichern einer Adresse geprüft, ob die vergebene Lieferantennummer schon vorhanden ist. Sollte dies der Fall sein, kann die Adresse nicht
gespeichert werden, ohne die Nummer vorher so zu ändern, dass sie eindeutig ist.

Prüfung bei Aufruf Lieferant
Mit dieser Option wird bereits bei der Auswahl einer Adresse geprüft, ob eine Lieferantennummer doppelt vorhanden ist. Es erscheint eine Meldung, die Ihnen die Adressnummer mit der
identischen Lieferantennummer zeigt.

ACHTUNG: Dieser Parameter ist nur wirksam, wenn auch die Option „eindeutige Lieferanten-Nr. erzwingen“ aktiv ist (s. o.).

KlickTel

KlickTel benutzen
Wenn Sie eine KlickTel-Lizenz besitzen, können Sie diese Option aktivieren. Danach sind die Funktionen von KlickTel in der Adressverwaltung verfügbar.

Server
Tragen Sie hier die IP-Adresse oder den Namen des KlickTel-Servers in Ihrem Netzwerk ein.

Port
Standardmäßig kommuniziert der KlickTel-Server über den Port 5000. Wenn Sie einen anderen Port konfigurieren, tragen Sie diesen bitte hier ein.

Suche

Suchart
Bei der Suche nach Buchstaben wird die jeweils getätigte Eingabe sofort für die Suche verwendet, d.h. mit jedem eingegebenen Buchstaben wird direkt selektiert. Dies kann bei sehr großen Artikelstämmen zu einer deutlich verlangsamten Suche führen.

Wählen Sie hingegen die Suche nach Wortteilen, ist erst die Betätigung der Eingabetaste notwendig, um nach dem eingegebenen Wortteil zu suchen.

Suche über Name 1,2,3
Wenn Sie hier den Haken setzen, dann ist es Ihnen möglich in der Adresssuche auch Einträge zu finden, bei denen Ihr Suchkriterium in den Feldern Name 2 und Name 3 auftaucht. Die Suche dafür befindet sich im Feld Name, in dem normalerweise nur Einträge aus dem Feld Name 1 aufgelistet werden.

Formatierungen

Format Kunden-Nr.
Über diese Auswahlbox können Sie einstellen, aus wie vielen Stellen die Kundennummer bestehen soll. Sie können zwischen fünf und acht Stellen verwenden.

Format Lieferanten-Nr.
Über diese Auswahlbox können Sie einstellen, aus wie vielen Stellen die Lieferantennummer bestehen soll. Sie können zwischen fünf und acht Stellen verwenden.

Kunden-FiBu automatisch erzeugen
Durch Setzen dieses Hakens wird die Kundennummer automatisch als FiBu-Nr. eingetragen.

Lieferanten-FiBu automatisch erzeugen
Durch Setzen dieses Hakens wird die Kundennummer automatisch als FiBu-Nr. eingetragen.

Format Kunden/Lieferanten FiBu
Geben Sie hier an, aus wie vielen Stellen die Kunden-FiBu-Nr. bestehen soll.

Bei abweichender Länge mit Nullen füllen

Führende Nullen

Abschließende Nullen

Sonstiges

Eigene Adress-Nr.
Legen Sie Ihre eigene Adresse in der Adressverwaltung an und geben Sie Ihre Adress-Nr. hier an. Diese Adresse wird in allen Belegen (Ein- und Ausgangsseite) als Absender-Adresse und im Belegfuß verwendet.

Eigene ILN-BasisNr.
Hier können Sie Ihre Internationale Lokationsnummer (zur globalen Identifizierung der vollen Unternehmens- oder Betriebsbezeichnung sowie die der Anschrift, zu beantragen über die GS1 Germany) eintragen. Dies kann auf Belegen als Text oder Barcode abgebildet werden.

Anrede merken
Wenn diese Option aktiv ist, werden neu eingegebene Anreden, die Sie bei Neuanlage einer Adresse verwenden, in die Anreden-Liste aufgenommen. Diese Anreden sind dann bei neuen Adressen, Ansprechpartnern und Zusatzadressen über die Suchschaltfläche auswählbar.

Anrede auf Belegen drucken
Mit dieser Option wird im Belegkopf die Anrede in den Adresszeilen mit ausgegeben.

LKZ in Belegen ausgeben
Durch Setzen dieses Hakens wird im Belegkopf vor der Postleitzahl das Länderkennzeichen in den Adressfeldern mit ausgegeben.

ACHTUNG: Dieser Parameter wird von der Option „Anschrift nach Postvorschrift“ überschrieben (s. u.).

Anschrift nach Postvorschrift
Wenn diese Option aktiv ist, wird in den Belegen keine Leerzeile zwischen Straße und Postleitzahl eingefügt. Es wird auch nicht das Länderkennzeichen vor der Postleitzahl ausgegeben,
sondern der Landesname unter dem Ort ausgegeben. Auch hier wird keine Leerzeile eingefügt. Der Landesname wird aus der Länderkennzeichentabelle ermittelt.

ACHTUNG: Dieser Parameter überschreibt die Option „LKZ in Belegen ausgeben“ (s. o.).

z.Hd. vor Ansprechpartnername
Es besteht die Möglichkeit den Ansprechpartnernamen in die Adresse und in die Belege einzufügen. Wenn Sie dieses verwenden, können Sie hier einstellen, ob vor dem Namen des
Ansprechpartners „z. Hd.“ ausgegeben werden soll.

Feld „Ohne MwSt.“ automatisch setzen, falls das LKZ nicht …. entspricht

Fakturierung

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Verwendeter EK

Hier geben Sie vor, welcher Einkaufspreis beim Erfassen von Bestellpositionen vorgegeben wird. Zudem können Sie auf Wunsch Änderungen bei Einkaufspreisen über den Aufschlag direkt auf den Verkaufspreis übertragen.

Farbe Belegpositionen

Positionen farblich hervorheben

Diese Option veranlasst, dass verschiedene Positionsarten innerhalb der Belege farblich unterlegt werden. Wenn Sie sich im Modus Ändern befinden, klicken Sie die gewünschte

Positionsart an. Es öffnet sich ein Farbauswahl-Fenster:

Hier können Sie eine vorgegebene Farbe auswählen oder selbst eine definieren. Mit OK wird die ausgewählte Farbe übernommen. Ob die gewählten Farben auch verwendet werden, können Sie mit dem Parameter Positionen farblich hervorheben einstellen (s.o.).

Währung

Schweizer Rundung

Wenn dieser Haken gesetzt ist, so findet bei der Ermittlung des Brutto-Betrages in der Belegverwaltung eine Rundung in 5-Rappen-Schritten statt.

Landeswährung

Geben Sie hier die zu verwendende Landeswährung ein.

Währungssymbol

Tragen Sie hier das Währungssymbol ein, das auf Ihren Belegen verwendet werden soll.

Optionen

Versand automatisch eintragen

Mit dieser Option können Sie die Versandkosten automatisch und abhängig von der gewählten Versandart im Belegfuß eintragen lassen. Ohne diese Option wird kein Preis eingetragen. Stattdessen wird automatisch im Belegfuß die Option Versand manuell aktiviert, so dass Sie individuelle Versandkosten eintragen können.

Kein Versand bei Dienstleistungen

Befinden sich auf dem Beleg ausschließlich Positionen der Artikelart Dienstleistung, so werden mit dieser Option keine Versandkosten berechnet.

Trennzeichen für Gruppierungen

Hier wird das Trennzeichen für Positions-Gruppierungen definiert.

Versand aus urspr. Auftrag übernehmen

Mit diesem Parameter wird der Versand aus dem Ursprungsauftrag für alle Folgebelege ungeprüft übernommen. Dies kann z. B. sinnvoll sein, wenn Sie ab einem bestimmten Wert versandkostenfrei liefern. Sollte bei einem solchen Auftrag zunächst nur eine Teillieferung erfolgen, hätte diese Teillieferung ggf. einen Gesamtwert unterhalb des Auftrags und dürfte so evtl. nicht mehr kostenfrei ausgeliefert werden, weil die Lieferbedingung in VARIO8 dies anders vorsieht.

Mit dieser Option wäre aber jede Teillieferung versandkostenfrei, weil die Versandkosten aus dem Auftrag ausschlaggebend wären.

Auftragsrückstand direkt buchen

Bei LS/RE LS drucken/Anz. abfragen

Möchten Sie bei Lieferschein/Rechnung (Belegart 050) zusätzlich zu dem Beleg einen weiteren Lieferschein drucken, können Sie dies hier aktivieren. Zudem können Sie auf Wunsch die Anzahl der zu druckenden Lieferscheine abfragen lassen.

Bemerkung aus Adresse anzeigen

Haben Sie zu einer Adresse Bemerkungen erfasst, können Sie diese nach der Auswahl der Adresse in der Beleg- und Bestellverwaltung anzeigen lassen.

Ausdruck sortiert nach Artikel-Nr.

Mit dieser Option können Sie die Positionen beim Drucken nach Artikelnummer sortieren, unabhängig davon, wie sie in der Beleg- oder Bestellverwaltung auf dem Reiter Positionen sortiert sind.

Benutzer neu setzen

Über diesen Parameter wird der Benutzer neu gesetzt, falls er einen Beleg eines anderen Benutzers in einen neuen Beleg übernimmt. Ohne diesen Parameter wird immer der Benutzer als Ersteller angezeigt, der den allerersten Beleg in der Historie erfasst hat.

Vorgabe bei Auftragsrückstand bilden

Ist ein Artikel nicht in ausreichender Menge verfügbar, findet beim Buchen des Lieferscheines (LS/RE) eine Abfrage statt, wie mit dem Auftrag weiter verfahren werden soll. Diese Einstellung bestimmt den Vorgabewert dieser Abfrage.

Vorgabe Nachlieferung bei LS/RG

Beim Erfassen von Positionen in Belegen erscheint eine Abfrage, wenn der Bestand für diese Position geringer ist als die Belegmenge. Bestimmen Sie hier den Vorgabewert für diese Abfrage.

Abweichenden Preis als Kundensonderpreis speichern

Geben Sie bei der Positionserfassung im Feld Einzelpreis (Nettobelege) bzw. EP Brutto (Bruttobelege) einen vom Standard abweichenden Betrag ein, kann dieser automatisch als Kundensonderpreis eingetragen werden, wenn Sie diesen Parameter entsprechend abändern.

Kundensonderpreise haben bei der Positionserfassung immer Vorrang vor allen anderen Preisen. Lediglich ein Aktionspreis/ Aktionsrabatt könnte den Kundensonderpreis überschreiben!

Verwendung Kundenpreis als Kundensonderpreis

Machen Sie hier genaue Angaben dazu, wie der abw. Preis als Kundensonderpreis gespeichert werden soll.

Gruppen bei Vorschau/speichern sortieren

Haben Sie Positionsgruppierungen in Ihrem Beleg können Sie mit dieser Option wählen, ob die Nummerierung der Positionen beim Speichern bzw. bei der Druckvorschau automatisch gesetzt werden sollen.

Verrechnungsart Gutschriften

Definieren Sie hier den Vorgabewert für Gutschriften. Sie können den Wert auf Auszahlen oder auf Zur Verrechnung vorsehen einstellen.

Vorgabe Auftragsart

Wählen Sie hier die Standardvorgabe für einen neuen Beleg. Sie können zwischen Standard, Streckengeschäft, eBay oder Webshop wählen.

Unterlieferung Bestellungen

Kann in einem aus einer Bestellung übernommenen Lieferschein nur ein Teil ausgeliefert werden, können Sie beim Buchen des Lieferscheins auswählen, wie verfahren werden soll. Sie können auswählen, ob die Bestellung für eine weitere Übernahme offen gelassen wird oder ob die Bestellung abgeschlossen werden soll. Geben Sie hier den Vorgabewert für diese Abfrage ein.

Multiple Auswahl in Artikelsuche

Über diesen Parameter können Sie in der Belegverwaltung mehrere Positionen gleichzeitig aussuchen. Wie in Windows üblich, können Sie mit der Shift-Taste einen ganzen Bereich und mit der STRG-Taste einzelne Artikel im Suchfenster markieren.

Frachtkosten nur b. erster Lieferung

Ist diese Option aktiv, werden die Frachtkosten bei Unterlieferung nur bei der ersten Lieferung berechnet. Alle Folgelieferungen sind dann versandkostenfrei.

Bei Strecken-Bestellung LS erzeugen

Haben Sie einen Auftrag für ein Streckengeschäft erfasst (Lieferung an Ihren Kunden erfolgt direkt von Ihrem Lieferanten, also findet keine Lagerbewegung statt), wird beim Buchen einer Bestellung, die Sie aus dem Auftrag übernommen haben, automatisch ein Ausgangslieferschein angelegt.

Auftragsrückstand bei Wareneingang prüfen

Ist diese Option aktiv, wird beim Buchen von Eingangslieferscheinen (auch LS/RE) automatisch eine Auftragsrückstandsliste für alle Aufträge ausgegeben, in denen der Artikel enthalten ist.

Rechnungsstellung zulassen, wenn Kreditlimit erreicht

Mit dieser Option können Sie eine Rechnung für einen Kunden schreiben, obwohl sein Kreditlimit erreicht ist.

Nachnahme auf Pakete aufteilen

Mithilfe dieser Option können Sie die Nachnahmegebühr auf mehrere Pakete aufteilen.

Strenge Prüfung der Verpackungseinheit

Diese Einstellung steuert, ob innerhalb der Positionserfassung Mengen eingegeben werden dürfen, die kein ganzzahliges Vielfaches der im Artikelstamm hinterlegten Verpackungseinheit sind.

Fakturierungsart/kundenabhängig

Wenn Sie hier eine Fakturierungsart vorgeben, sind automatisch alle Belege für diese Fakturierungsart für alle Adressen vorkonfiguriert, ein manuelles Abändern ist nicht möglich. Mit der

Option kundenabhängig wird die hier stehende Fakturierungsart als Vorgabe eingetragen, lässt sich aber ändern.

Format Beleg-Nr.

Hier wird die Länge der Belegnummern festgelegt (4 bis 8 Stellen). Es muss beachtet werden, dass die Belegnummernkreise in der Anzahl der Stellen darstellbar sind

MwSt. Frachtkosten

Geben Sie hier den Standard-MwSt.-Satz für Ihre Versandkosten ein. Dieser kann ausschließlich verwendet werden, sofern die folgende Option deaktiviert ist.

MwSt.-dynamisch

Prüfe Position auf Vertreter

Diesen Parameter sollten Sie nur aktivieren, wenn Sie grundsätzlich für jeden Artikel und jede Adresse Provisionen vergeben möchten. Mit dieser Option wird eine Meldung ausgegeben, wenn eine Provision aufgrund der Artikel/Adress-Daten keine Provision ermittelt werden kann.

Anbindung Microsoft Outlook über die REST API

Als erstes müssen Sie folgenden Link öffnen: https://portal.azure.com/?feature.refreshtokenbinding=true#home und sich dort anmelden, sofern Sie noch nicht angemeldet sind.

Portal Azure

Dort geben Sie oben in der Suche „Azure Active Directory“ ein und rufen den Treffer auf.

Suche Azure Active Directory

Hier klicken Sie bitte links auf „App-Registrierungen“

App-Registrierungen

Hier können Sie jetzt eine „Neue Registrierung“ vornehmen.

Neue Registrierung

Als nächstes müssen Sie hier einen Namen vergeben und individuelle Einstellungen vornehmen. Ihr IT-Fachmann kann hier weiterhelfen.

Anwendung registrieren

Nach dem klicken auf registrieren erhalten Sie eine Übersicht in der unter anderem nochmal der Name angezeigt wird und die wichtige Anwendungs-ID. Diese speichern Sie sich am besten sicher ab. Klicken Sie anschließend auf „Zertifikate & Geheimnisse“

Zertifikat & Geheimnisse

Hier müssen Sie jetzt einen „Neuen geheimen Clientschlüssel“ erzeugen.

Neuer Clientschlüssel

Sie können dem Schlüssel eine Beschreibung und eine Gültigkeit geben.

Geheimer Clientschlüssel hinzufügen

Nach dem klicken auf „Hinzufügen“ wird für Sie ein Schlüssel generiert. Diesen speichern Sie sich bitte auch sicher ab.

Geheimschlüssel kopieren

Als letzten Schritt müssen Sie jetzt nur noch die Anwendungs ID und das Client Secret in der Parameterverwaltung der VARIO unter Benutzer -> Kommunikation -> Microsoft Outlook REST API verwenden hinterlegen.

Parameterverwaltung VARIO

Nach dem Speichern der Parameter erscheint noch eine Liste angeforderter Berechtigungen, die Sie akzeptieren müssen.

Berechtigungen akzeptieren

ZUGFeRD 2.0

ZUGFeRD 2.0 (europäischer Standard des elektronischen Rechnungsexportes): Es ist nun möglich alle VARIO-Belege ZUGFeRD-konform beim PDF-Export auszugeben. In der Parameterverwaltung-> Belegarten-> Belegart ändern kann dieser nun pro Belegart oben rechts ausgewählt werden:

ZUGFeRD 2.0