Freie Importschnittstelle

Tutorial: Adressimport in der VARIO 8 Warenwirtschaft

Über den Adressimport können Sie alle relevanten Adressen, wie Kunden, Lieferanten, Interessenten, Ansprechpartner etc. in die VARIO 8 importieren. Außerdem können Sie große Adressdaten schnell einpflegen.

In diesem Programmteil von VARIO8 können Sie Daten aus unterschiedlichen Formaten importieren, z. B. wenn Sie alte Datenbestände übernehmen wollen. Durch die Auswahl einer Zieltabelle und der Zuordnung der betreffenden Felder dieser Tabelle können die Daten nun gezielt in VARIO8 importiert werden. Möchten Sie Artikel importieren, verwenden Sie hierzu bitte die Funktion Artikel importieren.

Freie Importschnittstelle

Wichtige Hinweise:

  • Vor einem Importversuch sollten alle Anwender das Programm verlassen. Es sollte unbedingt eine Datensicherung durchgeführt werden, damit bei einem fehlerhaften Import der Ursprungszustand Wiederhergestellt werden kann.
  • Beim Import findet keine Prüfung aud due Korrektheit der Daten statt, es ist unerlässlich, die Importdatei auf korrekten Inhalt zu prüfen.
  • Einige Tabellen benötigen Einträge, die automatisch beim Anlegen aus VARIO gefüllt werden. Dies können beispielsweise ID oder Adressnummer sein, die für jeden Datensatz um den Wert 1 erhöht werden muss. Es ist unerlässlich, vor dem Import die höchste vorhandene ID zu ermitteln, damit die IDs in der Import-Datei richtig eingetragen werden können. Dies gilt auch für die Adressnummer.
  • Sind Werte importiert worden, die regulär beim Anlegen aus der VARIO heraus automatisch erzeugt werden, muss die Datenbank über diese Tatsache informiert werden, damit diese die Tabellen überprüfen und die Zählerstände reorganisieren kann.
  • Die Importdatei darf während des Imports nicht von einer anderen Anwendung geöffnet sein.

Fragen Sie im Zweifelsfall bitte den Support der VARIO Software AG. Fehler beim Import können Ihre Daten grundlegend verändern!

Wählen Sie unter Zieltabelle die Tabelle aus, in die Daten importiert werden sollen. Rechts daneben erhalten Sie eine Übersicht über die zugehörigen Spaltenbezeichnungen. Ganz unten können Sie den kompletten Inhalt der ausgewählten Tabelle einsehen. Klicken Sie nach Auswahl der Zieltabelle anschließend auf OK. Es folgen Hinweise auf die notwendige Datensicherung und evtl. andere Informationen.

Hinweis Datensicherung

Wenn Sie alles bestätigt haben, öffnet sich der Datenimport-Assistent.

Freie Importschnittstelle – Tabellen und Importdatei auswählen

Zuerst müssen Sie das Format der Importdatei angeben sowie die Datei auswählen.

Datenimport Assistent

Unter Quelldateiname können Sie sich mithilfe der kleinen Schaltfläche links zu der Importdatei durchklicken oder den Pfad von Hand eintragen. Haben Sie die Importdatei angegeben, klicken Sie bitte auf Weiter.

Freie Importschnittstelle – Tabellenspalten zuordnen

Nachdem Sie die Importdatei ausgewählt haben, können Sie die enthaltenen Werte der Importdatei den Spalten in der Tabelle zuordnen. Hierbei ist es unerheblich, ob Angaben in der Importdatei enthalten sind, die in der Tabelle nicht benötigt werden oder nicht importiert werden können. Nur die benötigten Spalten werden zugewiesen und beim Import verwertet.

Datenimport Assistent 2

Wählen Sie links in der Liste Felder die Spalte der Tabelle aus, die Sie mit einem Wert versehen wollen. Klicken Sie anschließend auf das grüne Pluszeichen darunter. Es öffnet sich folgende Maske:

Datenimport Bereich

Hier wählen Sie den Bereichstyp aus. Sie können zwischen Spalte, Zeile und Zelle wählen. In der Regel ist hier der Typ Spalte auszuwählen, da die Daten meistens in Spalten stehen. Unmittelbar daneben im Feld Spalte geben Sie den Buchstaben der Spalte an, in der die Importdaten für die gewählte Spalte stehen (im Beispiel die Spalte E für die Name1). Daraufhin ändert sich die Ansicht des Fensters:

Datenimport aus Excel

Verfahren Sie bitte genauso mit allen Spalten, die gefüllt werden sollen. Haben Sie eine falsche Zuordnung eingetragen, so klicken Sie diese an und klicken anschließend auf das rote Minuszeichen, um die Zuordnung zu löschen.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, mit Klick auf den blauen Pfeil nach unten die Spaltenfüllautomatik einzuschalten. Hier entfällt die manuelle Zuordnung, das Programm versucht, die Spalten automatisch zuzuordnen, beispielsweise aufgrund der Spaltenbezeichnung.

Allerdings funktioniert dieses Verfahren nur dann zuverlässig, wenn die Importdatei genauso aufgebaut ist, wie die Tabelle selbst, d. h., alle Spalten in der Tabelle finden sich in der Importdatei wieder, auch, wenn sie über keine Inhalte verfügen. Haben Sie eine Datei, die zeilenmäßig ausgelesen werden muss, können Sie ebenso die Zeilenfüllautomatik verwenden (blauer Pfeil nach rechts).

Verwenden Sie eine Importdatei mit Überschriften, so stellt auch die Überschriftenzeile genau genommen einen Datensatz dar, der zu importieren versucht wird. Allerdings wird es dann im Protokoll einen Fehler geben, da beispielsweise das Wort ADRESSNR in ein Datenbankfeld geschrieben würde, dass ausschließlich ganze Zahlen aufnehmen darf.

Entweder Sie ignorieren mit diesem Wissen später den Fehler oder Sie können im Feld Zeilen überspringen den Wert 1 eintragen, dann wird die erste Zeile beim Import übergangen und es wird deswegen kein Fehler erzeugt, d. h. aufgeführte Fehler sind definitiv Importfehler. Analog können Sie verfahren, wenn spaltenweise eingelesen wird.

Sind alle Spalten/Zeilen mit Zuordnungen versehen, können Sie zu diesem Zeitpunkt bereits den Import durch Klick auf die Schaltfläche Importieren starten. Allerdings sollten Sie sicher sein, dass alle Zuordnungen und Einstellungen sowie die Importdatei korrekt sind (beispielsweise bei Verwendung einer Import-Vorlage). Klicken Sie ansonsten bitte auf die Schaltfläche Weiter.

Datenimport Assistent 3

Auf dem Reiter Basisformate werden die Datenformate definiert. Einstellungen sind hier normalerweise nicht notwendig. Alle für VARIO8 erforderlichen Einstellungen sind vorgegeben.

Datenimport Assistent 4

Auf dem Reiter Datenformate sind in der Regel ebenso keine Einstellungen notwendig. Lediglich das Feld Konstantenwert ist dann für den Import interessant, wenn Sie für jeden Datensatz in einem Feld einen identischen Wert eintragen möchten, der nicht bereits in der Importdatei enthalten ist. Dann markieren Sie links die Tabellenspalte, die den Konstanten-wert aufweisen soll und tragen diesen im Feld Konstantenwert ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Datenimport Assistent 5

Wie zuvor auch, ist hier keine wesentliche Änderung der Einstellungen notwendig. Sie können die Fehlerprotokolldatei erstellen und nach dem Import anzeigen lassen. Ebenso können Sie durch Aktivieren der entsprechenden Option den Importassistenten automatisch schließen lassen.

Datenimport Assistent 6

Die Einstellungen an dieser Stelle sind unbedingt zu überprüfen. Unter Ausgewählte Spalten müssen alle Spalten aufgeführt sein, durch die der zu importierende Datensatz zu 100% eindeutig wird. Zudem können Sie den Import-Modus wählen, in dem Sie einstellen können, welche der enthaltenen Daten wie importiert werden. Standardmäßig ist die Option Ändern oder Einfügen aktiv, sodass neue Datensätze angelegt und vorhandene aktualisiert werden.

Spätestens nach diesen Optionen können Sie den Import mit Klick auf die Schaltfläche Importieren starten. Ursachen für eventuell auftretende Fehler können Sie – sofern aktiviert (s. o.) – dem Fehlerprotokoll entnehmen.

Freie Importschnittstelle – Import

Der eigentliche Import startet nach Klick auf die Schaltfläche Importieren. Sie erhalten während des Imports ein Statusfenster. Hier lassen sich der Fortschritt, Details über die Importart (Einfügen, Ändern, Löschen) sowie eventuelle Fehlermengen ablesen. Haben Sie beim Zuordnen der Tabelle keine Zeile oder Spalte überspringen lassen und verfügt die Importdatei über eine Überschriftenzeile, so kann die Fehlerzahl 1 problemlos ignoriert werden.

Import beendet

Nach Klick auf OK gelangen Sie wieder ins Hauptfenster des Import-Programms und können weitere Daten importieren oder das Programm verlassen.

Freie Importschnittstelle – Import-Vorlagen

Erhalten Sie regelmäßig neue Importdateien, die immer einen identischen Aufbau haben, so können Sie die Einstellungen für den spezifischen Import aus dieser Datei als Vorlage speichern. Auf diese Weise können Sie durch Aufrufen der Vorlage alle zuvor gespeicherten Einstellungen mit einem Klick wieder aufrufen und können den Import sofort starten.

Nachdem Sie für einen regelmäßig durchzuführenden Import erstmalig alle Einstellungen vorgenommen haben, erscheint ab Schritt 3 des Import-Assistenten die Schaltfläche Vorlage in Datei speichern.