Benutzer

Benutzer verwalten

Die Benutzerverwaltung sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter nur auf die für Ihn wichtigen Programmbereiche zugreifen kann bzw. nur den für Ihn eingerichteten Arbeitsmodus ausführen darf.

Aufgaben, welche von einem Mitarbeiter innerhalb von VARIO ausgeführt werden, wie zum Beispiel das Ändern von Daten, die Neuanlage von Daten oder das Erfassen von Belegen, sind nachvollziehbar, da diese mit dem entsprechenden Mitarbeiterkürzel gekennzeichnet werden.

Zu jedem Benutzer können Sie einen Avatar laden. Gehen Sie dafür in den Ändern-Modus und klicken Sie auf Avatar laden. Sie können dann ein Bild auswählen, welches Sie auch wieder über den Button Avatar entfernen löschen können. Außerdem können Sie jedem Benutzer eine eigene Farbe zuweisen.

Tutorial-Video

Reiter Stammdaten

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Benutzer

Innerhalb dieses Eingabefeldes erfassen Sie bitte das Kürzel, mit welchem sich der hier zu erfassende Benutzer in VARIO8 anmelden soll. Das Benutzerkürzel darf maximal dreistellig sein. Dieses Benutzerkürzel wird auch bei allen Änderungen, welche durch diesen Benutzer innerhalb der VARIO8 durchgeführt werden, dokumentiert.

Kennwort

Dieses Eingabefeld dient der Erfassung des Kennwortes (Passwortes), mit welchem sich der hier zu erfassende Benutzer anmelden soll.

Unsichere, leicht zu erratende Kennwörter bedrohen die Sicherheit Ihrer Daten. Erschweren Sie Unberechtigten den Zugriff auf Ihre Daten, indem Sie das Passwort aus Ziffern, Sonderzeichen, Groß- und Kleinbuchstaben zusammensetzen. Ebenso ist es empfehlenswert, das Kennwort in regelmäßigen Abständen zu ändern. Ein sicheres Kennwort ist mindestens 6 Zeichen lang.

Benutzer sperren

Die Checkbox Benutzer sperren kann von Ihnen aktiviert werden, um einen Benutzer (Mitarbeiter) als nicht mehr aktiv zu deklarieren. Normalerweise würde man einen nicht mehr benötigten
Benutzer löschen. Dies kann aber nur geschehen, wenn dieser Benutzer noch keine Belege erfasst hat. Andernfalls besteht nur noch die alternative Möglichkeit, diesen Benutzer zu sperren.

Name

In diesem Eingabefeld erfassen Sie bitte den vollständigen Namen des Benutzers.

Benutzergruppe

Die Rechteverwaltung wird über Benutzergruppen verwaltet. In der Benutzergruppenverwaltung werden die einzelnen Rechte zugeordnet. Hier haben Sie die Möglichkeit diese Gruppe einem Benutzer zuzuordnen.

Navigationsleiste

Die obere Symbolleiste von VARIO8 kann im Programmteil Menüleisten verwalten individuell gestaltet werden. Diese individuelle Symbolleiste können Sie hier zuordnen. Wenn Sie hier keine Zuordnung vornehmen, wird die Standardsymbolleiste angezeigt.

Sprache

Hier können Sie eine gewünschte Sprache auswählen.

Ansprechpartner

Möchten Sie dem Benutzer einen Ansprechpartner zuordnen, können Sie diesen hier über die Suchschaltfläche auswählen. Zur Verfügung stehen dann alle Ansprechpartner, die in der eigenen Adresse angelegt sind.

Auswertungsstruktur

Wie bei der Symbolleiste auch, können Sie eine individuelle Auswertungsstruktur erstellen, die Sie einem Benutzer zuordnen können. Der entsprechende Benutzer kann dann nicht das Standard-Auswertungsmenü sehen, sondern nur die in der Auswertungsstruktur freigegebenen Auswertungen.

Vertreter

Wenn der angelegte Benutzer ein Vertreter ist, weisen Sie ihm hier die Vertreter-Nr. zu. Durch diese Zuweisung können bestimmte Rechte wirksam werden.

Techniker

Für die Werkstatt ist eine Zuordnung zu einem Techniker obligatorisch, wenn dieser Benutzer ein Techniker ist, dann geben Sie hier die Techniker-Nr. ein.

Updateberechtigt

Benutzer mit dieser Berechtigung werden über neue Updates informiert. Mindestens ein Benutzer müsste diese Optionen erhalten, damit ein automatisiertes Update erfolgen kann.

Windows-Ben.

Hier können Sie Ihren Windows Benutzernamen hinterlegen um sich in Ihrer VARIO mit Ihrem Windows Passwort anmelden zu können. Der Benutzername muss aber der VARIO Benutzername sein.

Tagesübersicht

Hier können Sie die Art der Tagesübersicht einstellen. Wenn kein Eintrag vorhanden ist, wird auch keine Tagesübersicht angezeigt.

angemeldet am

In diesem Datenfeld wird das Datum der letzten Anmeldung des Benutzers im System von VARIO festgehalten.

Der in diesem Datenfeld angezeigte Inhalt kann von Ihnen nicht verändert werden, was durch die grau unterlegte Darstellung des Datenfeldes noch einmal verdeutlicht wird. Bei Neuanlage
eines Benutzers ist dieses Datenfeld generell ohne Inhalt und grau unterlegt.

abgemeldet am

In diesem Datenfeld wird das Datum der letzten Abmeldung des Benutzers im System der VARIO festgehalten.

Der in diesem Datenfeld angezeigte Inhalt kann von Ihnen nicht verändert werden, was durch die grau unterlegte Darstellung des Datenfeldes noch einmal verdeutlicht wird. Bei Neuanlage eines Benutzers ist dieses Datenfeld generell ohne Inhalt und grau unterlegt.

Reiter Zeiterfassung

Hier können Sie für den Jeweiligen Benutzer die relevanten Daten für die Zeiterfassung hinterlegen.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Transponder-ID

Hier müssen Sie die Transponder-ID des Chips angeben. Wenn keine Transponder-ID vorhanden ist, wird hier vom System automatisch das Benutzerkürzel eingetragen.

Arbeitszeit-Modell

Hier müssen Sie für den Benutzer das Arbeitszeitmodell hinterlegen.

Arbeitszeitmodell-Log

Nur sichtbar im Ändernmodus. Hier finden Sie eine Arbeitszeitmodellhisorie. Hier können Sie sich alle vergangenen und zukünftigen Arbeitszeitmodelle des jeweiligen Benutzers anschauen. Per Rechtsklick können Sie einen neuen Eintrag anlegen, löschen, oder ändern. Ändern und löschen ist aber nur bei Einträgen möglich, die in der Zukunft liegen.

Wichtig: es darf keine Lücke zwischen den Arbeitszeitmodellen liegen.

Der Dienst-Task für den Tagesabschluss, überprüft nach der Saldoberechnung, ob ein Benutzer ein neues Arbeitszeitmodell bekommen soll und ändert dieses dann.

Beginn Arbeitsverhältnis

Hier müssen Sie den Beginn des Arbeitsverhältnisses angeben, damit z.B. der Resturlaub korrekt berechnet wird.

Wochenplan-Zuweisung

Hier können Sie für den jeweiligen Benutzer ein Rotationsmodell, welches Sie vorher unter dem Menüpunt 1.9.7.5 angelegt haben, hinterlegen. Sie können hier genau angeben, welche Position des Rotationsmodells für welchen Zeitraum gilt.

Start Tagesabschluss

Hier wählen Sie den Startzeitpunkt des jeweiligen Mitarbeiters aus, ab wann der Tagesabschluss für die Zeiterfassung gültig ist, d.h. ab dem Zeitpunkt wird auch das Stundensaldo berechnet.

Info Zeiterfassungsgerät

Hier können Sie eine kleine Information angeben, die dem Mitarbeiter nach dem Buchen am Zeiterfassungsgerät angezeigt werden soll.

Resturlaub

Hier steht der verbleibende Resturlaub in Tagen.

Stundensaldo

Hier wird das aktuelle Stundensaldo angezeigt.

betriebliche Personalnummer (LODAS)

Hier geben Sie die betribliche Personalnummer für „LODAS“ an.

Benachrichtigung für Urlaubsanträge

Hier können Sie auswählen, ob und wie Sie über genehmigte Urlaubsanträge informiert werden wollen. Als Erinnerung in der VARIO, per E-Mail oder gar nicht.

darf Kalendereinträge genehmigen

Wenn die jeweilige Benutzergruppe, zu der dieser Benutzer gehört, in der Benutzergruppenverwaltung das Recht zum Genehmigen von Urlaubsanträgen aktiviert hat, kann man hier individuell für jeden Benutzer aus dieser Gruppe das Recht wieder deaktivieren.

Startdatum Saldoneuberechnung

Hier kann man ab einem gewünschten Datum das Saldo neu berechnen lassen. Bei einen klick auf die Neuberechnung können Sie noch wählen, ob manuell eingetragene Saldoänderungen berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie auf „Ja“ klicken (und danach auch auf „Fortfahren“), dann werden bei der Saldo-Neuberechnung alle Änderungen, die z.B. in der Monatsübersicht eingetragen wurden, ab dem ausgewählten Startdatum mit verrechnet.

Reiter Unterschrift

Hier können Sie eine Grafik für die Unterschrift hinterlegen, die beim Versenden von E-Mails oder Faxen verwendet werden kann. Die Abbildung der Unterschriften-Grafik kann im Reportdesigner in Ihre Druckvorlagen eingearbeitet werden.

Reiter Kalender

Hier legen Sie fest, wer die Kalendereinträge dieses Benutzers sehen und ändern darf. Im Ändern-Modus können Sie mit Hilfe der Schaltflächen in der Mitte die gewünschten Benutzer zuordnen oder entfernen.

Reiter Aufgaben

Hier legen Sie fest, wer die Aufgaben dieses Benutzers sehen und ändern darf. Im Ändern-Modus können Sie mit Hilfe der Schaltflächen die gewünschten Benutzer zuordnen oder entfernen.

Reiter Online-Banking

Hier können Sie festlegen, ob der Benutzer Online-Banking nutzen darf und ob dieser eingeschränkte Rechte besitzen soll. Nutzer mit eingeschränkten Banking-Rechten dürfen grundsätzlich:
-keine DTAUS-Dateien unter 7.9.2 importieren.
-keinen Gesamtsaldo über alle Konten in der Liquiditätsplanung (8.7.5.8) laden.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Zugriff

Darf Umsätze (7.9.1) und Aufträge (7.9.2) sehen.

Salden

Darf den Gesamtsaldo des Kontos sehen.

Überweisungen

Darf manuelle Überweisungen (7.9.2) anlegen und die Lieferantenzahlung (7.3) mit diesem Konto nutzen.

Lastschriften

Darf manuelle Lastschriften (7.9.2) anlegen und das Lastschriftverfahren (7.4) mit diesem Konto nutzen.

Benutzergruppen verwalten

Innerhalb der Benutzergruppen werden die eigentlichen Benutzerrechte verwaltet. Die hier angelegten Benutzergruppen werden dann, inklusive aller eingestellten Rechte, den Benutzern zugeordnet. Der Benutzergruppen Administrator kann nicht gelöscht oder geändert werden, diese Benutzergruppe hat immer und ausnahmslos alle Rechte.

Reiter Stammdaten

Der Reiter Rechte (1) betrifft komplette Verwaltungen – keine Details z.B. in Belegen die Lieferbedingungen ändern.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Gruppenname

Geben Sie der Benutzergruppe einen Name.

Beschreibung

Hier können Sie der Gruppe eine vollständige Beschreibung geben.

Bemerkung

Platz für weitere Bemerkungen.

Karteireiter Rechte (1) – Rechte (7)

Hier können Sie einzelnen Rechte geben oder entziehen. Ein gesetzter Haken bedeutet, dass das entsprechende Recht dem Benutzer zugesprochen wird. Alle Rechte ohne Haken werden den Benutzern nicht gewährt.

Reiter Rechte (2)

Verträge

Verträge ansehen

Ohne diese Berechtigung können die Menüpunkte unter 2.6.X nicht aufgerufen werden.

Verträge ändern

Ohne diese Berechtigung können keine neuen Verträge angelegt, oder alte Verträge geändert werden. Des Weiteren können auch keine Verträge abgerechnet werden.

Verträge löschen

Ohne dieses Recht können keine Verträge gelöscht werden.

Fremde Verträge ansehen

Ohne dieses Recht können keine Verträge eingesehen, oder Ausgewertet werden, die man nicht selbst angelegt, oder mal geändert hat (angelegt von/geändert von), oder bei denen man nicht als Vertreter hinterlegt ist.

Fremde Verträge ändern

Ohne dieses Recht können keine Verträge geändert oder abgerechnet werden, die man nicht selbst angelegt, oder geändert hat (angelegt von/geändert von), oder bei denen man selbst nicht als Vertreter hinterlegt ist.

Kalendereinträge Gruppen

Hier können Sie der augewählten Benutzergruppe die Benutzergruppen zuordnen, von denen Sie die Kalendereintragungen in der Jahresübersicht einsehen dürfen. Eine Mehrfachauswahl ist mit „STRG“ möglich.

Anwesenheitsübersicht Gruppen

Hier können Sie der augewählten Benutzergruppe die Benutzergruppen zuordnen, von denen Sie die Anwesenheit in der Anwesenheitsübersicht einsehen dürfen. Eine Mehrfachauswahl ist mit „STRG“ möglich.

Kalendereinträge je Typ

Hier können Sie selektieren welche Kalendereintragungstypen von der ausgewählten Benutzergruppe eingesehen werden können. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit die ausgewählten Kalendereintragungstypen verschleiert anzeigen zu lassen. Bedeutet, es ist zu erkennen, dass ein Kalendereintrag vorhanden ist – aber nicht welcher. Wie dieser verschleierte Eintrag angezeigt werden soll, können Sie in der Parameterverwaltung -> Zeitwirtschaft hinterlegen. Mit Rechtsklick können alle verschleiert bzw. unverschleiert gesetzt werden.

Anwesenheitsübersicht je Typ

Hier können Sie selektieren welche Anwesenheitstypen von der ausgewählten Benutzergruppe eingesehen werden können. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit die ausgewählten Anwesenheitsübersichten verschleiert anzeigen zu lassen. Bedeutet, es ist zu erkennen, dass ein Eintrag vorhanden ist aber nicht welcher. Wie dieser verschleierte Eintrag angezeigt werden soll können Sie in der Parameterverwaltung -> Zeitwirtschaft hinterlegen. Mit Rechtsklick können alle verschleiert bzw. unverschleiert gesetzt werden.

Benutzerpasswort ändern

An dieser Stellen haben die die Möglichkeit Ihr Benutzerpasswort zu ändern.

Geben Sie dazu zunächst das alte Passwort, gefolgt von 2 mal Ihrem neuen Passwort, ein. Über die Schaltfläche „Ändern“ wird das Passwort geändert.

Bei der nächsten Anmeldung müssen Sie Ihr neues Passwort benutzen.

Auswertungsstrukturen verwalten

Über die Auswertungsstruktur können Sie für Benutzergruppen individuelle Auswertungsmenüs erstellen. Diese können dann nur die entsprechenden Auswertungen sehen.

Rechts in der Liste können Sie alle verfügbaren Auswertungen sehen. Mit einem Klick auf den Pfeil vor den Auswertungsgruppierungen, öffnen Sie diese. Mit gedrückter linker Maustaste können Sie jetzt alle gewünschten Auswertungen in das linke Fenster ziehen und hier die Maustaste loslassen (Drag&Drop). Haben Sie alle gewünschten Auswertungen zu den konfigurierten Auswertungen gezogen, können Sie diese speichern.

Um einen Eintrag links in der Liste zu löschen, klicken Sie den zu löschenden Eintrag mit der rechten Maustaste an und wählen die Option Element löschen. Außerdem können Sie so auch Untermenüs einfügen. Im Anschluss müssen Sie dann den Benutzern die hier konfigurierte Auswertungsstruktur zuordnen.

Menüleisten verwalten

Jedem Benutzer kann ein individuelles Menü zugeordnet werden. Da nicht alle Benutzergruppen alle Programmteile nutzen, kann es sinnvoll sein, verkürzte Menüs mit den Menüpunkten zu erstellen, die von den Benutzern dieser Abteilung genutzt werden.

Rechts in der Liste können Sie alle verfügbaren Menüpunkte sehen. Mit einem Klick auf das „+“ vor den Menügruppierungen öffnen Sie diese. Mit gedrückter linker Maustaste können Sie jetzt alle gewünschten Menüpunkte in das linke Fenster ziehen und hier die Maustaste loslassen (Drag&Drop). Haben Sie alle gewünschten Menüleisten zu den konfigurierten Menüleisten gezogen, können Sie diese speichern. Mit „entf“ kann der gewünschte Menüpunkt wieder gelöscht werden.

Um einen Eintrag links in der Liste zu löschen, klicken Sie den zu löschenden Eintrag an und klicken Sie ‚Entfernen‘ auf Ihrer Tastatur. Im Anschluss müssen Sie dann den Benutzern die hier konfigurierte Symbolleiste zuordnen.

Die Einträge auf der linken Seite können mit einem Doppelklick bearbeitet werden.

Tagesübersichten verwalten

Die Tagesübersicht ermöglicht Ihnen, direkt nach dem Start der VARIO, einen fundierten Überblick über alle wichtigen, geschäftsrelevanten Zahlen und Informationen.
So können Sie sich ihren Umsatzbericht als Diagramm ansehen, Ihre Top Artikel oder die höchsten Offenen Posten. Alles ist individuell einstellbar.

Tutorial-Video

Erfahren Sie in unserem Tutorial, welche Möglichkeiten Ihnen die Tagesübersicht in der VARIO Warenwirtschaft bietet und wie Sie mehr aus Ihrem Dashboard herausholen können.

Reiter Stammdaten

Steuern Sie über Menüpunkt 1.3.7. Ihre Tagesübersicht, indem Sie über den Neu-Button eine neue Selektion zusammenstellen oder über den Ändern-Button die bestehende Standard-Selektion abändern.

Reiter Selektion

Hier können Sie über den Neu-Button weitere Selektionen hinzufügen, sowie über den Ändern-Button bereits bestehende Selektionen abändern oder über den Löschen-Button zu entfernen.

Über den Ändern Button können Sie dann die jeweilige Selektion wählen, die Sie bearbeiten möchten. Weiter bietet sich die Möglichkeit die horizontale und vertikale Position zu bestimmen (in Pixelschritten) und die Höhe und Breite der Darstellung zu verändern (ebenfalls in Pixel gemessen).

Über Anordnen können Sie nun Ihre Selektionen für Ihre Tagesübersicht per Drag & Drop in die Übersichtsmaske verschieben und beliebig anordnen. Im Anschluss speichern Sie Ihre Auswahl per Klick auf Speichern.

Selektionen verwalten

Dieser Menüpunktbietet Ihnen die Möglichkeit die für den Standard vorgesehen Tagesauswertung abzuändern, oder mittels neuer Abfragen zu erweitern.

Der Menüpunkt 1.3.8 bietet dem erfahrenen SQL-Anwender viele Möglichkeiten seine individuellen Auswertungen zu erstellen und diese in die Tagesübersicht der Vario mit einzubinden.

Um eine neue Selektion erstellen zu können, sind SQL (Structured Query Language) Kenntnisse von Nöten. Desweitern sind Grundkenntnisse unserer Firebird Datenbank und den entsprechenden Tabellen notwendig.

Im Standard verfügt die VARIO in diesem Menüpunkt über die Auswertungen:

• Top 8 Kunden
• Top 8 Lieferanten
• Top 8 Artikel
• Letzte 8 Offene Posten
• Letzte 8 Rechnungen
• Letzte 8 Angebote
• Letzte 8 Bestellungen
• Top 10 Lieferanten-OP
• Umsatzübersicht
• Aktuelle Termine
• Umsatzübersicht/Adresse
• Offene Auftragspositionen

Um diese bestehenden Auswertungen anzupassen, wählen Sie den Ändern Button und führen ihre Änderung in der SQL-Selektion durch. Über das Feld Bezeichnung und Überschrift lässt sich Ihre Auswertung umbenennen. Andere Felder wie Selektionsart oder Anzeigetyp lassen sich per Drop-Down Menü auswählen.

Unter den Reitern Anzeigeparameter und Zweite Summenzeile sind weitere Einstellungen für die Anpassung der Auswertung oder Neuanlage durchzuführen.

Wir möchten an dieser Stellen darauf hinweisen, dass der Kunde für das Ändern oder Neuanlegen von Auswertungen selbst verantwortlich ist. Sollte es durch eigenes Verschulden zu Fehlern in der Darstellung kommen, kann eine Korrektur, je nach Aufwand, kostenpflichtig für Sie sein.

Anzeigeelement Etiketten

Bei den Selektionen für das VARIO-Dashboard gibt es jetzt die Möglichkeit, eine Selektion mit dem Anzeigeelement ‚Etikett‚ zu hinterlegen. Hier können Sie eine Zahl in einer frei definierbaren Größe und Farbe anzeigen lassen, beispielsweise die Anzahl der heutigen Aufträge oder den Monatsumsatz.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit in der SQL mit Farben zu arbeiten, welche dann unter gewissen Bedingungen die angezeigte Zahl entsprechend einfärben. Ein Beispiel hierfür ist der Monatsumsatz im Vergleich zum Vormonat oder zum Vorjahresmonat. Die Farben müssen Sie in der SQL als Hexadezimalwert in Firebird-Notation hinterlegen oder als Zahlenwert. Mehr dazu erfahren Sie in unserer Online-Hilfe.

Hierzu müssen Sie die Farbe als Hexadezimalzahl hinterlegen, anstelle des $-Zeichens tragen Sie bitte 0x (Firebird-Notation) ein.

Beispiel: bei Blau Hex-Wert $FF0000 entspricht 0xFF0000

In folgender Farbtabelle finden Sie die Hex-Werte zu den Farben: http://docwiki.embarcadero.com/RADStudio/Rio/en/Colors_in_the_VCL

Dort steht der Hex-Wert. Für Schwarz $000000, für Rot $0000FF, für Blau $FF0000

Diesen Hex-Wert kann man über den Windows-Rechner in eine Zahl verwandeln:

Beispiel: Blau ($FF0000) entspricht demzufolge dem Zahlenwert 16711680

Anzeigeelement Report

In der Tagesübersicht gibt es nun die Möglichkeit Reporte des FastReport darzustellen.

Legen Sie hierfür eine Selektion mit dem Anzeigeelement ‚Report‚ an:

Im Reiter Einstellungen unter Selektion müssen Sie eine SQL hinterlegen. Diese ist jedoch für die Ausgabe des Reportes irrelevant, wenn die SQL im Report verwendet wird:

Sie können dann beispielsweise select first 0 * from bek verwenden, da diese eine möglichst kleine Druckdatenbank erzeugt und somit die Ladezeit verringert.

Im Reiter Anzeigeparameter müssen Sie die Drucktabelle des Reports und den Namen der Reportdatei hinterlegen:

Im Reiter Vorschau sehen Sie nun eine Ansicht des hinterlegten Reports und können prüfen, ob Ihre Einstellungen korrekt sind:

Anzeigeelement Tabelle (NEU)

Wir haben unsere Tabellen in der Selektion erneuert. Wenn Sie bereits Tabellen nutzen, können Sie diese einfach vom Anzeigeelement ‚Tabelle (alt)‚ auf den neuen Typ ‚Tabelle‚ ändern:

Bitte prüfen Sie im Anschluss unter Vorschau, ob Sie ggf. Anpassungen Ihrer Selektionen vornehmen müssen.

Es werden nun alle Spalten in der Tabelle angezeigt, die Sie in Ihrer Selektion hinzufügen:

Tabsheets der Administratoren Gruppen verwalten

In diesem Menüpunkt können Sie TabSheets der Adress- und Artikelverwaltung ein- oder ausblenden. In der Adressverwaltung können Sie die Hauptreiter, in der Artikelverwaltung die Hauptreiter und die TabSheets in den Artikelstammdaten verwalten.