Integriertes Werkstatt-Programm in der VARIO Warenwirtschaft

Werkstatt-Software in der VARIO Warenwirtschaft

Werkstatt-Software in VARIO

Wer Reparaturen durchführt und Serviceleistungen erbringt, hat mit dem VARIO Werkstatt-Modul die optimale Lösung direkt in der Warenwirtschaft integriert. Asset- und Reparaturannahme, Ersatzteilbeschaffung, Kostenvoranschlag, Assetverwaltung und Garantieabwicklung sind nur einige Leistungsmerkmale dieses Moduls.

Assets – Geräteverwaltung mit detaillierten Angaben

Assets sind die einzelnen Geräte, für die ein Service in der Werkstatt geleistet werden kann. In VARIO können Sie jedem Asset genaue Angaben zu Eigenschaften (z.B. Seriennummer, IMEI, Garantiezeit, Zugehörigkeit zu Artikeln und Verträgen) hinterlegen. In der Assetverwaltung der Werkstatt-Software definieren Sie, welche Leistungen, bei welchen Arbeiten, wie berechnet werden. Zudem können weitere Informationen wie Bemerkungen und Bilder hinterlegt werden. Die Historie zu jedem Asset stellt Ihnen alle wichtigen Vorgänge zu diesem Gerät, z.B. frühere Reparaturen, Wartungsverträge und notwendige Materialien nachvollziehbar bereit. Auch ist es möglich, bei jedem Verkauf eines Artikels aus der Warenwirtschaft, direkt automatisch ein Asset anlegen zu lassen. Somit wird auch das Asset, direkt einem Kunden zugeordnet. Durch eine Vielzahl an freien Felder in der VARIO Werkstatt-Software, können Sie die für Ihre Assets und für Sie wichtigen Informationen gezielt pflegen.

Werkstattaufträge – Der Startpunkt für Reparaturen

In den Stammdaten der Werkstattaufträge legen und halten Sie alle relevanten Informationen zu einem Werkstatt-Vorgang fest. Sie legen neue Aufträge für Kunden an oder ändern bestehende. Hinterlegen Sie Aufwandsschätzungen sowie Termine für das voraussichtliche Reparaturende und die damit verbundene Abholung oder den Rückversand. Für eine transparente, strukturierte Verwaltung erfordert jeder Werkstattauftrag ein verantwortlichen Werkstattmeister und ein zugehöriges Asset. Ist dieses Asset bereits einem Kunden zugeordnet, werden beim Laden in den Werkstattauftrag automatisch die Kundendaten übernommen. Sollte zu diesem Asset bereits ein Werkstattauftrag existieren, weist Sie VARIO darauf hin, so dass eine doppelte Erfassung von Aufträgen vermieden wird. Komplexe Aufträge können aus verschiedenen Aufgaben und Unteraufträgen bestehen, die dann selbstverständlich auch einzeln abgerechnet werden können. Dank drei Statusfeldern ist auf einem Blick zu erkennen, in welcher Phase sich der Auftrag momentan befindet.

Integrierte Werkstatt-Verwaltung in der VARIO Warenwirtschaft

Auftragsarten

In der Werkstatt-Verwaltung von VARIO ist es möglich, mehrere verschiedene Werkstatt-Auftragsarten zu pflegen. So sind „Kundenaufträge“ die Regel. Jedoch gibt es auch Fälle, in denen ein „Spontan-Termin“ notwendig ist, beispielsweise wenn ein Kunde anruft und einen Termin haben möchte, das Asset aber noch gar nicht bei Ihnen eingetroffen ist. Auch die Erfassung solcher Termine ist mit dem VARIO Werkstatt-Terminplaner möglich. Außerdem können Sie Kostenvoranschläge verwalten. Bei dieser Auftragsart erfolgt keine Reservierung der betroffen Artikel. „Interne Arbeiten“ sind z.B. Hausmeistertätigkeiten, wie das Kehren der Werkshalle oder das Leeren des Mülls. Hier ist das Hinterlegen eines Assets nicht nötig bzw. nicht möglich. Jedoch ermöglicht VARIO es Ihnen, auch diese Zeiten in den Werkstatt-Kalender bzw. Werkstattplaner miteinfließen zu lassen.

Abrechnung

Mit Hilfe verschiedener Abrechungsarten können Sie gezielt die Kosten des Werkstattauftrags abrechen und zuweisen. So ist es wichtig zu unterscheiden, ob Sie die Kosten tragen, der Kunde oder ob es sich um einen Garantiefall beim Hersteller handelt, sodass dieser in der Zahlungspflicht ist. Die Wertgarantie ist eine Versicherung, welche die Kosten für Reparaturen übernimmt. Die Rechnung geht in dem Fall an den Endkunden, die Lieferung kann jedoch an den Händler erfolgen. Die Wertgarantie übernimmt jedoch die Reparaturkosten.

Durch eine Buchungsmatrix ist es möglich, die Kostenverteilung aufzulösen und die korrekten Konten in der Finanzbuchhaltung zu buchen. Kleinteilartikel (Schrauben etc.) können beispielsweise pauschal abgerechnet werden und werden somit auch in der FiBu entsprechend gebucht.

Auftragsposition

In Werkstattaufträgen gibt es verschiedene Positionsarten.

Bestandsartikel sind Artikel, die einen Einbau erfordern. Artikel müssen dann aus Ihrem Werkstatt-Lager ins Werkstatt-Einbaulager umgelagert. Wenn Ihr Werkstattlager gleich Ihrem Einbaulager ist, können Sie den Artikel auch direkt einbauen. Es wird die Menge sowie auch die Seriennummer erfasst. Greiflager-Artikel (meist Kleinteilartikel) können die Techniker jedoch selbständig aus dem Lager durch Scannen der Auftragsnummer in eine Position des Werkstattauftrags überführen.

Mit Hilfe von Dienstleistungspositionen erfassen Sie Zeiten für die einzelne Reparatur. Neben der Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung per Barcode-Scan der Technikerkarte über den Auftrags-Scanner, kann dies auch manuell über den Button „Neuer Zeiteintrag“ für die vorhandenen Dienstleistungspositionen erledigt werden. Dienstleistungen können pauschal oder auch pro Zeiteinheit abgerechnet werden. Somit kann auch automatisch eine Aufwandschätzung abgegeben werden.

Fremdleistungen können Sie ebenfalls in der Werkstatt-Software von VARIO verwalten. Fremdleistungen sind Dienstleistungen, welche von einem externen Unternehmen entweder im Haus oder außer Haus durchgeführt werden. Angaben zu Ihrem Einkaufspreis der Fremdleistung werden ebenso eingerechnet wie ein eventueller Fremdleistungsaufschlag. Muss ein Asset fremd repariert werden, wird automatisch ein Fremdreparatur-Lieferschein erzeugt, in dem Angaben für den Fremd-Dienstleister enthalten sind.

Durch Unteraufträge können Sie einen neuen Unterauftrag zum jeweiligen Hauptauftrag anlegen. Einzelne Positionen im Hauptauftrag können auf einen neuen oder einen bestehenden Unterauftrag „gesplittet“ werden.

Für eine klare, übersichtliche Darstellung werden alle Positionen in der VARIO Werkstatt-Verwaltung mit verschiedenen Farben markiert.

Werkstattplaner und Werkstattkalender

Werkstattplaner und Werkstatt-Terminplaner mit integrierter digitaler Plantafel

Dank des VARIO Werkstattplaners können Sie Termine optimal planen. Er gibt Ihnen einen Überblick über die Auslastung Ihrer Teams, der einzelnen Techniker sowie der Werkstatt und der Terminvergabe. Ebenso sehen Sie bevorstehende Asset-Anlieferungen und Abholungen. Anwesenheitszeiten, Arbeitszeiten inklusive Pausen sowie Abwesenheitszeiten ermöglichen eine effiziente Werkstatt-Planung. Neue Termine für offene Aufträge können ganz leicht per Drag & Drop in den Kalender gezogen werden oder Sie nutzen den in VARIO integrierten Werkstatt-Termin-Assistent. Auf einen Blick sehen Sie dank eines intelligenten Farb- und Größensystems zum einen die Anwesenheitszeiten der Techniker, sowie ob die verplante zeit für einen Techniker unter der planbaren Zeit, unter der Anwesenheitszeit oder über der Anwesenheitszeit liegt. Zum anderen sehen Sie, ob der Techniker weniger oder genau die eingeplante Zeit, mehr als die eingeplante oder mehr als die eingeplante und diese auch immer noch nicht beendet hat. Weitere Symbole warnen vor möglichen bzw. bevorstehenden Terminkollisionen oder das es noch weitere Unteraufträge zu diesem Termin gibt.

Auftrags- und Material-Scanner

Mit der komfortablen Erfassung von Materialien und Zeiten per Scanner über die auf der Auftragskarte zugeordneten Barcodes und der eindeutigen Codes jedes einzelnen Technikers werden alle Arbeiten minutengenau den Auftragspositionen hinterlegt ohne dass der Mitarbeiter selbst Zugriff auf Ihre VARIO Software benötigt. Die Entnahme von Materialien aus dem Lager wird in Ihrer VARIO Verwaltungssoftware detailliert dokumentiert, Lagerbewegungen protokolliert und der Bestand automatisch aktualisiert.

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VARIO Tipp:
Barcodes auf den Werkstattkarten ermöglichen ein schnelles und einfaches Erfassen von Zeiten und Materialien.

Highlights der VARIO Werkstatt-Software

  • Assetverwaltung mit Eigenschaften, Bemerkungen und Bildern
  • Auftragsmanagement mit detaillierten Auflistungen aller zugehörigen Positionen
  • Verwaltung von Bestandsartikeln, Dienstleistungen und Fremdleistungen
  • Umfangreicher Werkstattkalender mit An- und Abwesenheitszeiten sowie Statusangabe zur Auftragsbearbeitung
  • Werkstattplaner zur einfachen Werkstattplanung und Terminieren von Reparaturen
  • Auftrags- und Material-Scanner
  • Umfangreiche Auswertungen über die einzelnen Schritte

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