VARIO erleichtert nicht nur das Leben, sondern trägt auch einen wesentlichen Teil zum Geschäftserfolg bei.

Dilyana´s ist ein Onlineversand für bulgarische Lebensmittel. Wöchentlich werden die Produkte aus Bulgarien importiert und über den Webshop den Endverbrauchern (B2C) in Deutschland, Österreich und Belgien angeboten. Außerdem werden einige Gastronomen und Hotels (B2B) beliefert, die eigene Preis- und Kalkulationsalgorithmen erfordern.

Das Interview

Wir haben Jörg Weller, den Ehemann der Gründerin, in einem Interview gebeten, zu erzählen, warum das Unternehmen VARIO einsetzt und was sich seit dem geändert hat.

Wie alles begann…

Die Planung für Dilyana´s begann im Frühjahr 2016, nachdem sich die Gründerin (selbst Bulgarin) immer wieder über die unprofessionelle Arbeitsweise und die schlechte Produktqualität der bestehenden Onlineshops für bulgarische Lebensmittel ärgerte. In den 18 Monaten bis zur Eröffnung des eigenen Onlineshops (17.11.2017) gab es unglaublich viel zu planen und noch viel mehr zu lernen. Dazu kommt, dass beim Handel mit Lebensmitteln eine große Anzahl an Pflichten und Verordnungen zu beachten sind, die durch eine Onlinepräsenz noch wesentlich verschärft werden.

Ein Geschäft mit großen Herausforderungen

Der gesamte Warenfluss muss vollständig verwaltet und die Einhaltung der Kühlkette dokumentiert sein. Es müssen Chargen und deren Haltbarkeit erfasst, sowie die gesetzlichen Pflichten der Produktpräsentation zwingend eingehalten werden. Dazu gehört nicht nur die Angaben für Zutaten, Allergene und Nährwerte, sondern (je nach Produkt) auch die Darstellung für Lagerung und Zubereitung (z. B. Fix-Produkte).

Alle Anforderungen sollen natürlich nicht nur in der Warenwirtschaft abgebildet sein, sondern auch automatisch mit dem Webshop synchronisiert werden. Eine echte Herausforderung für einen Webshop im Frontend und eine Warenwirtschaft im Backend.

(An dieser Stelle ist zu erwähnen, dass der Ehemann der Gründerin über 30 Jahre IT-Erfahrung verfügt und als Consultant für Warenwirtschafts-/ERP-Systeme ausreichend tiefen Einblick in diesen speziellen Markt hat, allerdings überwiegend im Bereich von Industrie- und Produktionsunternehmen, ohne jemals ein Projekt mit einer Anbindung an einen Webshop realisiert zu haben.)

Im Frühjahr 2017 wurde die Entscheidung für das Shopsystem (Gambio) getroffen. Sehr schnell wurde aber klar, dass eine vernünftige Warenkontrolle/-wirtschaft allein mit dem Shopsystem nicht zu leisten ist. Die intensive Suche nach einer geeigneten Warenwirtschaft (Anforderungen Lebensmittel, Anbindung Onlineshop) war ein sehr holpriger Weg mit vielen Ernüchterungen und noch mehr Enttäuschungen. Alle Systeme waren mehr oder weniger Insellösungen mit einer lustlosen und notdürftig programmierten Webshop-Schnittstelle, deren Funktionalität eher rudimentärer Natur war.

Doch dann kam VARIO8…

… und sofort war klar, dass VARIO8 nicht nur alle Wünsche und Anforderungen erfüllt, sondern darüber hinaus auch die perfekte Basis für das ambitionierte Wachstum von Dilyana´s ist. Es sind nicht nur die Standardfunktionen von VARIO8 die uns begeistern, sondern die vielen praxisnahen Zusatzfunktionen, mit denen wir jeden Tag unsere Arbeit im höchsten Maße effizient gestalten.

Wir spüren deutlich, dass die Roadmap der Entwicklung auf Erfahrung und Praxis basiert. Nicht die Anhäufung von nur bedingt brauchbaren Gimmicks ist das Ziel, sondern workfloworientierte Funktionen, die dem Anwender nicht nur das Leben erleichtern, sondern auch einen wesentlichen Teil zum Geschäftserfolg beitragen.

Hier einige Beispiele:

• Der (Formular-) Designer
  Ein hochkomplexer Designer, mit dem jeder erdenkliche Ausdruck (oder PDF) realisiert werden kann. Damit sind nicht nur die Standardformulare (Lieferschein, Rechnung etc.) gemeint, sondern vor allem Listen und Auswertungen, die wir uns schon immer wünschten, aber nie bekamen. Durch die direkte Verbindung zur Datenbank können wir in Echtzeit und hochdynamisch jede Information in beliebige Formulare integrieren. Einfach unglaublich!


• Die ODBC-Funktionalität
  Wir kennen keine Warenwirtschaft, in der im Standard genau die Listen und Auswertungen enthalten sind, die man sich wünscht oder an die man in der Vergangenheit gewohnt war. Manchmal sind es zwar nur Kleinigkeiten, manchmal aber auch ganze Auswertungen oder Analysen. Ein Zugriff auf die Datenbank einer Warenwirtschaft ist für uns ein wichtiges Feature, um relevante Informationen aus dem Tagesgeschäft einfach und vor allem dynamisch zu verarbeiten und zu visualisieren. Der lesende Zugriff auf die VARIO8 Datenbank ist kinderleicht. Neben einfachen Grundkenntnissen in Excel, reicht ein Klick in VARIO8 um zu sehen, in welcher Tabelle die benötigte Information gespeichert ist. Damit haben wir in Excel hochkomplexe Auswertungen erstellt, die mit nur einem Mausklick aktualisiert werden und tatsächlich keine Fragen zum Tagesgeschäft und zur Unternehmensplanung offenlassen.

Wir könnten noch über viele weitere Funktionen schwärmen (freie SQL-Schnittstelle, Druckersteuerung, etc.), möchten aber zum Schluss das Sahnehäubchen von VARIO8 beschreiben, das uns im Tagesgeschäft sehr viel Zeit und Energie spart:

• Die Import- und Export-Funktionen
  Mit wenigen Klicks mehrere Tausend Artikel exportieren, bei denen eine Kleinigkeit verändert werden muss und diese anschließend wieder importieren ist eine Sache von wenigen Minuten. Das kann neben einem neuen Kalkulationsansatz für eine Warengruppe auch ein Wort sein, das lt. Gesetz besonders hervorgehoben werden muss (z. B. Allergene in der Zutatenliste). Das Beste daran ist, dass es sehr einfach zu bedienen aber vor allem absolut idiotensicher ist. Die Importassistenten prüfen ob der Anwender einen Fehler machte und stellen so sicher, dass die Datenbank nicht beschädigt wird - perfekt! Darüber hinaus verfügen viele Standardfunktionen von VARIO8 über Datenimporte die sich im Tagesgeschäft schnell als unentbehrlich erweisen.

Ein Fallbeispiel

Der Warenimport ist oftmals eine große Herausforderung. Niemals wird alles geliefert was auch bestellt wurde und auch die Preise ändern sich oftmals (in jede Richtung!). Wir mussten auch schnell feststellen, dass die softwaretechnischen Möglichkeiten unserer bulgarischen Partner beschränkt sind und wir glücklich sein dürfen, eine Rechnung im PDF-Format zu erhalten. Dass ich selbst nicht ein Wort Bulgarisch spreche, verschärft die Situation zusätzlich. Der Import von mehreren hundert Artikeln kann somit schnell zu einer Herausforderung werden, mit der wir früher einen langen Arbeitstag verbracht haben. Dank der Import- und Exportfunktionen von VARIO8, haben wir den gesamten Prozess von der Bestellung bis zum Einbuchen der Ware (inkl. Chargen und MHD), auf ca. 60 Minuten reduzieren können, egal wieviel Artikel importiert werden, und das geht so:

Der Bestellvorschlag wird in VARIO8 erstellt und in Excel exportiert. Danach wird per ODBC-Zugriff die deutschen Artikelbezeichnungen (Lateinische Schrift) um die bulgarischen Artikelbezeichnungen (Kyrillisch) ergänzt und optisch aufgehübscht, damit unsere Partner in Bulgarien das auch lesen können. Das ist ratzfatz erledigt. Die Rechnung erhalten wir kurz vor der Lieferung als PDF-Datei in Bulgarischer Sprache (Kyrillisch). Diese PDF-Rechnung wird kurz bearbeitet und dann als Exceldatei exportiert. Erneut erweitern wir per ODBC diese Exceldatei mit den deutschen Artikeltexten (damit ich das lesen kann), verteilen die Frachtkosten pro Artikel nach Warenwert, rechnen von LEVA in EURO um und ermitteln so den Einkaufspreis für jeden Artikel. Gleichzeitig ziehen wir per ODBC für jede Position die ursprüngliche Bestellmenge, den durchschnittlichen wie auch den letzten Einkaufspreis, berechnen die Abweichungen in EURO und in Prozent. Aus dieser Datei wird eine Importdatei erzeugt, die über „Lieferantenbelege“ in VARIO8 importiert wird. Fertig!

Früher haben wir einen ganzen Tag für das Bearbeiten und Buchen einer Eingangsrechnung benötigt, heute ist das alles ein Klacks dank der Import- und Exportfunktionen von VARIO8.

Unser Fazit

VARIO8 ist für uns ein zentraler Baustein, der fest in unsere Unternehmensplanung integriert ist. Wir können uns keine zukünftige Anforderung vorstellen, die nicht mit VARIO8 lösbar wäre. Das gibt uns das gute Gefühl einer Sicherheit, dass wir uns für die richtige Software entschieden haben, die uns noch viele Jahre begleiten wird. Und ja, es sollte nur ein Referenzbericht werden, aber es ist auch ein Stückweit eine Liebeserklärung geworden.

Vielen Dank für's Lesen.