Wareneingangskontrolle

Bei der Wareneingangskontrolle soll – grundsätzlich im Beisein des Lieferanten – sichergestellt werden, dass die eingegangene Ware der Bestellung entspricht, unbeschädigt ist und die Qualität den Ansprüchen des Unternehmens gerecht wird.


Was ist die Wareneingangskontrolle?


Der Erhalt von Waren führt zu einer Erhöhung der Lagerbestände im Unternehmen. Jeder Wareneingang ist genau zu verbuchen und bedeutet eine Kapitalbindung, da es einige Zeit dauert, bis die Waren weiterverarbeitet und verkauft werden können. Um diese Kapitalbindung gering zu halten und einen optimalen Wareneingangs-Prozess zu garantieren, versuchen Unternehmen den Lagerbestand, die Durchlaufzeiten und die Mitarbeiterkapazitäten so gering wie möglich zu halten (z.B. durch das Just-in-Time-Prinzip).

Der Wareneingang kann zum Einen aufgrund einer Bestellung des Unternehmens erfolgen, welche auf einer Materialanforderung basiert. Von Kunden zurückgegebene Waren findet man ebenfalls im Wareneingang, wobei es sich jedoch um einen ungeplanten Wareneingang handelt.

Bei der Wareneingangskontrolle kommen die rein logistische Funktion mit der Unternehmensphilosophie zusammen. Jede eingetroffene Lieferung muss auf Vollständigkeit, etwaige Beschädigungen (wirtschaftliche Absicherung) und auf Qualität geprüft werden (Qualitätsansprüche des Unternehmens entsprechen der Unternehmensphilospohie).
Aufgaben des Fulfillments


Gesetzliche Vorgaben zur Wareneingangskontrolle


§377 des Handelsgesetzbuches gibt vor, dass der Käufer die Verantwortung für die Überprüfung der Waren trägt. Während der normale Verbraucher bei Neuware zwei Jahre Zeit hat, beschädigte Ware zu reklamieren (nach sechs Monaten trägt er die Beweislast), muss die Ware beim Handelsgeschäft unmittelbar nach Erhalt überprüft und Mängel unverzüglich geltend gemacht werden.

Wenn etwas bei der Wareneingangskontrolle übersehen wird, würde das bedeuten, dass ein unterschriebener Lieferschein nachträglich angefochten werden müsste. Spätere Reklamationen können nur beansprucht werden, wenn Mängel vom Verkäufer arglistig verschwiegen werden, es sich um einen versteckten Mangel handelt und diese Beanstandung rechtzeitig eingeht. Eine Korrektur einer zu geringen Liefermenge wird aber wahrscheinlich nicht möglich sein.

Wenn die Wareneingangskontrolle nicht durchgeführt wird und Mängel erst im Nachhinein festgestellt werden, muss das Unternehmen die Ware trotzdem vollständig bezahlen. Wenn nicht entdeckte Mängel in Kauf genommen werden und die Ware an Kunden weiterkauft wird, ist das Unternehmen den Kunden gegenüber schadenersatzpflichtig.

Alle relevanten Dokumente müssen aufbewahrt werden. Das erleichtert nicht nur die Überprüfung, sondern wird durch die Dokumentationspflicht vorgegeben.


Ablauf der Wareneingangskontrolle


Wie zuvor erwähnt kommen bei der Wareneingangskontrolle die Aspekte der Logistik und der Unternehmensphilosophie zusammen. Die Qualitätsprüfung hängt von den Qualitätsansprüchen des Unternehmens ab. Der Ablauf der Wareneingangskontrolle kann je nach Betrieb variieren, zum Beispiel legt ein Autohersteller mehr Wert auf qualitative Metalle, während in der Gastronomie auf die Frische der Lebensmittel geachtet wird.

Folgende Schritte gehören im Allgemeinen zur Wareneingangskontrolle:
  • Kontrolle des Lieferscheins – ist die Ware an das Unternehmen addressiert und wurde sie auch bestellt?
  • Lieferschein der entsprechenden Bestellung zuordnen – ist die Lieferung pünktlich eingetroffen?
  • Kontrolle der Warenmenge
  • Kontrolle des Warentyps
  • Überprüfung auf Mängel (wenn vorhanden, dann dem Lieferanten sofort mitteilen)
  • Qualitätsprüfung (Stichproben oder auch Einzelkontrolle)
  • Quittierung aller Positionen
  • Erstellung einer Wareneingansanzeige/Lieferanzeige
Folgende Betriebe führen in der Regel die Wareneingangskontrollen durch:
  • Speditionen und Logistikdienstleister
  • Herstellungsbetriebe (Weiterverarbeitung von Waren)
  • Lebensmittelbetriebe, Restaurants und Supermärkte

Was passiert vor und nach der Wareneingangskontrolle?


Für den Askpekt der Logisitk ist die Wareneingangskontrolle ein Teil des Wareneingangs. Der Wareneingang umfasst alle notwendigen Tätigkeiten, um eingehende Ware entgegen zu nehmen, diese zu prüfen und einzulagern.

Der Erhalt von Waren führt aus Sicht der Buchhaltung zu einer Erhöhung der Lagerbestände im Unternehmen. Jeder Wareneingang ist genau zu verbuchen und führt zur Enstehung einer Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Außerdem stellt er eine wert- und mengenmäßige Zugangsbuchung auf Warenbestandskonten dar.

Zunächst besteht bei einem Unternehmen ein Materialbedarf. Diesem Materialbedarf folgt eine Bestellung, welcher dann der Wareneingang folgt. Dabei handelt es sich um einen geplanten Wareneingang. Ein ungeplanter Wareneingang kann beispielsweise aufgrund von retournierter Ware eines Kunden erfolgen.

Der Wareneingangsprozess setzt sich aus folgenden Schritten zusammen:
  • Warenannahme – Plausibilitätsprüfung, Abladung, Sichtprüfung, Quittierung, Transport in den Warenannahmebreich
  • Wareneingangskontrolle
  • (Sperrlagerung und Freigabe) – wenn das Unternehmen ein seperates Verfahren der Qualitätssicherung anwendet oder eine zollrechtliche Freigabe erforderlich ist
  • Wareneingangsbuchung/Vereinahmung – nach vollständiger Prüfung erfolgt die Zubuchung oder Vereinahmung im System auf grundlage des Lieferscheins
  • Einlagerung – eingegangene Ware ist nun systemtechnisch im Bestand verfügbar und steht für den Warenausgang zur Verfügung

Warum ist die Wareneingangskontrolle so wichtig?


Gekaufte Ware und Herstellungskosten machen einen Großteil der Gesamtkosten aus. Eine unsaubere oder unstrukturierte Vorgehensweise bei der Wareneingangskontrolle könnte auf Dauer den Geschäftserfolg erheblich reduzieren.

Auch die Qualität der Ware spielt eine große Rolle. Je nach Unternehmensphilosophie, Branche und Anspruch der Kunden, werden der Wareneingangskontrolle zusätzliche Funktionen zugeordnet, wie z.B. das Messen oder Wiegen der eingehenden Waren oder auch Laboratorien, besonders im Lebensmittelbereich.

Eingeschränkte Funktionsfähigkeit und Verarbeitungsmängel können einen negativen Einfluss auf das Endprodukt haben. Schadensersatz und Rückläufer können für Unternehmen eine teure Angelegenheit werden. Die Warenkontrolle ist also einer der wichtigsten Aspekte der Qualitätssicherung und spart auf lange Sicht eine Menge Geld und Aufwand.


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