Outsourcing - Definition und Beispiele

Outsourcing beschreibt die Auslagerung von bisher in einem Unternehmen selbst erbrachten Leistungen an externe Auftragnehmer oder Dienstleister. Mithilfe dieser spezialisierten und qualifizierten Dienstleistung werden die Produktions-, Entwicklungs-, aber auch Dienstleistungskosten des Unternehmens häufig reduziert.

Durch Konzentration auf die Kernaktivität können Kostenvorteile geschaffen werden. Auch die operative und strategische Marktposition kann durch das Outsourcing verbessert werden. Dabei ist es wichtig, dass bestimmte Schlüsseltechnologien und -kompetenzen nicht aufgegeben werden, da ein Unternehmen auf diese Weise eine gewisse Unabhängigkeit von externen Dienstleistern verlieren könnte.

Die klassischen Bereiche des Outsourcings sind Buchhaltung, Steuerberatung, Kundenservice, der IT-Bereich und das Marketing.


Welche Gründe gibt es für Outsourcing?


Große Unternehmen und Weltkonzerne nutzen Outsourcing bereits sehr umfangreich, da sie finanziell und logistisch diverse Möglichkeiten dazu haben. Kleinere Unternehmen und auch Selbstständige könnten einen entsprechenden Mitarbeiter einstellen, der diese speziellen Aufgaben übernimmt, oder sich das gefragte Knowhow selbst aneignet.

Unternehmer könnten sich fragen, ob sich Outsourcing rentiert. Die Kosten für eine ganze Abteilung und die Mitarbeiter können die Finanzierung des Outsourcings erheblich übersteigen. Auch die Qualität der Leistung kann dadurch verbessert werden. Das Outsourcing an einen Experten kann dabei helfen, das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Und durch die Auslagerung dieser Leistungen wird das eigentliche Geschäft überhaupt erst möglich gemacht und es kann sich voll und ganz darauf konzentriert werden. Das Kerngeschäft und die Entscheidungsgewalt bleiben in der Hand des Unternehmens.
Auslagerungen von Dienstleistungen an spezialisierte Unternehmen



Beim Outsourcing Fehler vermeiden:


Wenn die Abläufe nach dem Outsourcing nicht so laufen wie geplant, sollte man nicht das Gesamtprojekt zum Scheitern verurteilen. Es ist wichtig, von Anfang an Fehler zu vermeiden. Die häufigsten Fehler, die die Auslagerung beeinträchtigen können, sind:

Der falsche Anbieter

Aufgrund der Vielzahl von Anbietern im Outsourcing-Bereich – seien es große Agenturen, Freiberufler und Selbstständige – sollte der Partner sehr sorgfältig geprüft werden, um eine für beide Seiten zufriedenstellende Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Schlechte Verträge zwischen den Partnern

Ein Outsourcing-Vertrag sollte detailliert sein und alle offenen Fragen beantworten, um Missverständnisse zu vermeiden. Es sollte von Anfang an klar sein, welche Aufgaben an den Outsourcing-Partner weitergegeben werden und welche Verpflichtungen beide Vertragsparteien eingehen.

Willkürliches Outsourcing

Willkürliches Auslagern kann vielleicht im ersten Moment Arbeit sparen, doch sollte Outsourcing nur dann als Option in Betracht gezogen werden, wenn es langfristig sinnvoll ist. Man sollte daher im Vorfeld gründlich die unterschiedlichen Felder der Tätigkeit analysieren.

Unklare Absprachen

Seien Sie klar in Ihren Absprachen. Klären Sie im Vorfeld, was genau ausgelagert wird und in welchem Umfang die Leistung erbracht werden soll. Welche Kriterien werden dabei angesetzt? Wie kann die Leistung kontrolliert werden? So können Problemfelder von Anfang an vermieden werden.


Vorteile und Nachteile von Outsourcing


Outsourcing kann einige Vor- und Nachteile mit sich bringen. Bevor Outsourcing zum Einsatz kommt, sollte ein Unternehmen bereits konstante Einnahmen erzielen und Prozesse klar abgrenzen und definieren können.

Vorteile von Outsourcing


  • Konzentration auf Kernkompetenzen – Durch Outsourcing können Ressourcen, die zuvor anderweitig zum Einsatz kamen, nun voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentriert werden. Auf diese Weise werden auch in diesem Bereich Qualität und Effektivität verbessert.
  • Risikominimierung – Das Outsourcing einiger Bereiche kann bei Konjunkturschwankungen das Risiko senken, da die Belegschaft weitaus flexibler ist.
  • Zeiteinsparung – Die Einarbeitung in einen neuen Bereich dauert in der Regel – sei es für Selbstständige und kleine Unternehmen - sehr lange, bevor diese eigenverantwortlich und selbstständig übernommen werden können. Durch Outsourcing lässt sich diese Zeit einsparen und in andere Bereiche, z. B. in das Kerngeschäft, investieren.
  • Kostenersparnis – Wenn man auf spezialisierte Dienstleister zurückgreift können oft Größenvorteile von Nutzen sein. Die Produktion wird billiger und man braucht einige Dienstleistungen (z.B. Steuerberatung) nur ein wenige Male im Jahr. Die Kosten für einen eigenen spezialisierten Mitarbeiter in Festanstellung wären hier wesentlich höher einzustufen.
  • Qualitätssteigerung – Um die Qualität des Produktes zu steigern, ist es üblich, dass ein Unternehmen die Produktion an einen Spezialisten auslagert.

Nachteile von Outsourcing


  • Datenschutz – Durch das Zusammenarbeiten mit Externen wird eine Menge interner Informationen weitergegeben, welche nicht an die Öffentlichkeit oder Konkurrenz gelangen sollten. Hier ist die Absicherung durch die Datenschutzverordnung zu garantieren.
  • Kommunikationsaufwand – Je nach Standort des externen Anbieters kann die Kommunikation aufwendiger sein als interne Kommunikation. Das kann zu Verzögerungen und Kommunikationsstörungen führen.
  • Abhängigkeit vom Dienstleister – Beim Outsourcing kann ein Unternehmen teils sehr abhängig vom externen Dienstleister sein. Sollte der externe Betrieb in wirtschaftliche Schwierigkeiten kommen, kann das Verzögerungen, Produktionsausfälle und erhöhte Kosten für ein Unternehmen bedeuten.
  • Wissensverlust – Das Outsourcing kann verhindern, dass sich die eigenen Mitarbeiter weiterbilden und eigene Erfahrungen gesammelt werden. So können sich die Qualifikationen intern nicht verbessern.
  • Betriebsklima – Exzessives Outsourcing kann bei den eigenen Mitarbeitern den Eindruck erwecken, dass das Wissen in den eigenen Reihen nicht vorhanden ist. Es kann daher schnell zu Unzufriedenheit und Demotivation der Mitarbeiter kommen. Auch die Loyalität dem Arbeitgeber gegenüber leidet maßgeblich.


Die wichtigsten Formen und Kombinationen des Outsourcings


  • Application Service Providing (ASP) – Anwendungsdienstleister stellen einem Unternehmen Softwaredienste (auch Wartung, Verarbeitung und Datensicherung) zur Verfügung; das Unternehmen muss sich nicht auf eigenen Rechnern installieren
  • Business Process Outsourcing (BBO) – Auslagerung von Geschäftsprozessen, zum Beispiel das Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen und Recruiting, Logistik und technische Dokumentation
  • Business Transformation Outsourcing (BTO) – Kombination aus Outsourcing und Unternehmensberatung; die Dienstleister unterstützen bei Innovationen und Umwandlung eines Unternehmens
  • Complete Outsourcing – umfassende Auslagerung ganzer Unternehmensbereiche, meistens inklusive des Personals
  • Managed Services – Auslagerung der Informations- und Kommunikationsbereiche
  • Offshore-Outsourcing (Offshoring) – Auslagerung ins Ausland aufgrund geringerer Produktionskosten und Löhne bei hoch qualifizierten Mitarbeitern
  • Out-Servicing – Auslagerung des Kundendienstes an einen externen Dienstleister, z.B. an ein spezialisiertes Callcenter oder Wartungs-Center
  • Outtasking – Outsourcing einzelner „Tasks“, also einzelner Aufgaben, an externe Anbieter, zum Beispiel das Webdesign, die Software-Entwicklung, die Digitalisierung von Informationen, etc.
  • Transitional Outsourcing – Übergangslösung für den Zeitraum einer Umstellung im Unternehmen; betroffene Prozesse werden von einem externen Anbieter übernommen





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