Nachkalkulation

Die Nachkalkulation ist eine der wichtigsten Kalkulationen in Produktionsunternehmen. Mit ihr wird überprüft, ob das in der Vorkalkulation angestrebte Ziel erreicht wurde.

Nahezu jedes Wirtschaftsunternehmen legt einem Auftrag eine Kalkulation zugrunde. Diese Vorkalkulation beinhaltet neben den Herstellungs- und Nebenkosten, auch den zu erzielenden Gewinn. Nur mit einer (Vor-)Kalkulation kann ein Unternehmer/eine Unternehmerin den angemessenen Preis eines Produktes bestimmen und somit einen langfristigen Gewinn erwirtschaften. Eine fast noch wichtigere Rolle wird allerdings der Nachkalkulation zuteil.

Die Nachkalkulation sollte immer mit Hilfe eines PPS-System oder eine Produktionssoftware durchgeführt werden.


Die Nachkalkulation – was ist das?


Während die Vorkalkulation „lediglich“ ein Sollergebnis mit beabsichtigter Gewinnspanne liefert, enthält die Nachkalkulation das Istergebnis (tatsächliches Ergebnis). Mit ihr kann ein Unternehmer/eine Unternehmerin feststellen, ob das beabsichtigte Ergebnis erreicht wurde. Darüber hinaus werden innerhalb der Nachkalkulation eventuelle Differenzen zur Vorkalkulation ermittelt und Konditionen übersichtlich dargestellt.

Die Nachkalkulation basiert ausschließlich auf tatsächlich angefallenen Kosten (Istkosten). Bereits existierende Kalkulationsverfahren eignen sich für die Durchführung der Nachkalkulation.

Unternehmer/innen haben die Möglichkeit, die Nachkalkulation entweder auf Teil- oder Vollkostenbasis vorzunehmen.


Welche Aufgaben und Ziele verfolgt die Nachkalkulation?


Die Nachkalkulation hält für jeden Unternehmer/jede Unternehmerin wichtige Aufgaben und Ziele inne. Dazu zählen unter anderem:
  • Kontrolle der Vorkalkulation
  • Bereitstellung von Daten und Unterlagen zur Durchführung künftiger Vorkalkulationen
  • Vermeidung von Kalkulationsfehlern
  • Berechnung der tatsächlichen Gewinnspanne (Ist-Gewinnspanne)
  • Kostenermittlung abgeschlossener Aufträge
  • Kostenkontrolle abgeschlossener Aufträge
  • Kontrolle bestehender Kalkulationsverfahren hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit

Wie oft sollte die Nachkalkulation vorgenommen werden?


In der Regel findet die Nachkalkulation auftragsbezogen statt. Handwerker/innen und Produzenten/innen, die einen klar definierten Auftrag bearbeiten und dem Kunden zuvor ein Angebot vorgelegt haben, sind grundsätzlich dazu angehalten, eine Nachkalkulation durchzuführen.

Bei immer wiederkehrenden Aufträgen wird dem Aufwand einer Nachkalkulation häufig nicht nachgegangen. Jedoch können Veränderungen nur dann rechtzeitig festgestellt werden, wenn die Nachkalkulation kontinuierlich erfolgt. Negative Folgen bei fehlender Durchführung sind Verluste, die ein Unternehmen unter Umständen nur schwer ausgleichen kann.


Wie erfolgt die Durchführung der Nachkalkulation?


Die Durchführung der Nachkalkulation erfolgt hauptsächlich in Unternehmen mit Einzelfertigungen oder Betrieben mit Auftragsfertigung. Damit eine Kontrolle der Vorkalkulation und der Wirtschaftlichkeit stattfinden kann, muss ein und dieselbe Methode bei allen Kalkulationsarten (Vorkalkulation, Nachkalkulation) angewendet werden.

Die Berechnung einzelner Kostpositionen erfolgt ebenfalls wie bei der Vorkalkulation. Einzelkosten können durch Entnahmescheine, Rechnungen oder Zeiterfassungen erfasst werden.
Grafik: Gegenüberstellung Nachkalkulation / Vorkalkulation
Den Gemeinkosten werden die Zuschlagsätze der Kostenstellenrechnung zuteil.


Was ist die mitlaufende Nachkalkulation und wie funktioniert sie?


Die mitlaufende Nachkalkulation, auch Synchronkalkulation, gilt auch als effektivste Art der Nachkalkulation.

Die mitlaufende Nachkalkulation wird nach Ende eines jeden Arbeitsgangs durchgeführt. Aufgrund der parallelen Durchführung zum Produktionsfortschritt, stellt sie hohe Ansprüche an die Genauigkeit der Betriebsdatenerfassung und der Betriebsdatenverarbeitung.

Besonders für komplexe und langfristige Fertigungen eignet sich die mitlaufende Nachkalkulation.

Die Ziele der mitlaufenden Nachkalkulation umfasst die Ursachenidentifizierung von Abweichungen noch während der laufenden Fertigung. So können kurzfristige Steuerungsmaßnahmen eingeleitet werden und die restlichen Fertigungsprozesse optimiert werden.

Im Best Case Szenario können unbekannte Risiken festgestellt und unverzüglich beseitigt werden.


Wie erfolgt die Durchführung des Soll-Ist-Vergleichs?


Die Vor- und Nachkalkulation werden miteinander verglichen. Etwaige Abweichungen können in Mengen- sowie Preiskomponenten zerlegt und daraufhin analysiert werden. Zwischen Preis- und Mengenkomponenten sollte differenziert werden, da die Kostenverantwortlichen in der Regel den Mengenverbrauch beeinflussen - nicht aber die Preise. Jedoch ist es ratsam, auch etwaige Preisabweichungen zu analysieren.

Eines der Ziele ist, herauszufinden, ob es sich um dauerhafte Abweichungen aufgrund bestimmter Ursachen oder um eine einmalige Abweichung handelt.

Bei erstgenanntem Szenario ist es ratsam, die Fehlerquelle zu eliminieren – auch wenn der Kostenverantwortliche die Preise nur sekundär beeinflussen kann (Einkauf à günstigere/zuverlässigere Lieferanten, Substitutionsmöglichkeiten, etc.).


Das Wichtigste im Überblick:

  • Die Nachkalkulation ist für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens essenziell. Mit ihr ist es möglich, die Ist-Kosten nach Beendigung der Produktion oder eines Auftrages zu bestimmen.
  • Mit Hilfe der Nachkalkulation kann die Vorkalkulation kontrolliert werden. Darüber hinaus kann analysiert werden, welche Produkte oder Aufträge zum Gewinn beigetragen haben.
  • Die mitlaufende Nachkalkulation, auch Synchronkalkulation, ist eine der effektivsten Arten der Nachkalkulation und eignet sich besonders für komplexe und langfristige Fertigungen.


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