Longlist - Erklärung und Definition

Der Begriff Longlist wird in Verbindung mit der Auswahl der besten deutschen Literatur eines Jahres verwendet. Suchen Sie den genannten Begriff im Internet, so stoßen Sie schnell auf Webseiten, die über den Deutschen Buchpreis berichten.

Jedoch hat sich die Longlist nicht nur in dieser Branche bewährt. Auch bei der ERP-Auswahl stellt die Longlist ein beliebtes und effizientes Hilfsmittel dar.


Der Weg zur neuen ERP-Software – Die Wahl des Anbieters


Die Wahl eines neuen ERP-Systems ist mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden. Aufgrund der Vielzahl an ERP-Anbietern geraten viele Unternehmen bereits bei der Auswahl des richtigen Anbieters ins Schwanken. Trotz der Komplexität und Unübersichtlichkeit des Marktes, dürfen keine Fehler gemacht werden. Das neue ERP-System ist eine komplexe Business-Software, die all Ihre Geschäftsprozesse optimieren soll. Daher sollten bereits bei der Auswahl des ERP-Anbieters keine Kompromisse eingegangen werden.

Um langfristige sowie schwerwiegende Fehler zu vermeiden, verwenden viele Unternehmen einen mehrstufigen Prozess für die ERP-Auswahl. Schritt für Schritt wird die Zahl der ERP-Anbieter dezimiert, bis nur noch eine sehr kleine Auswahl an Anbietern in Frage kommt. Die übriggebliebenen Anbieter werden auf einer Shortlist zusammengetragen – von der Longlist zur Shortlist.

Da die tatsächliche Anbieterauswahl in der Regel mit Workshops und Seminaren verbunden ist, können Sie den Zeitaufwand essentiell reduzieren, indem Sie die zuvor erstellte Longlist zur Shortlist dezimieren. Die Anbieterauswahl kann mit der Shortlist auf einem effizienten Weg erfolgen.


Die Longlist – Start der ERP-Auswahl


Die ERP-Auswahl beginnt mit der Suche nach potenziellen ERP-Anbietern und einer groben Eingrenzung. Zunächst reicht ein Überblick über die Anbieter und der verfügbaren ERP-Systeme aus. Nicht jedes System muss zu Beginn genau analysiert werden. Prüfen Sie die in Frage kommenden ERP-Softwares und schließen jene aus, die sich aufgrund bestimmter Faktoren disqualifizieren und bereits die ersten Auswahlkriterien nicht erfüllen. Folgende Fragen können dabei behilflich sein:

  • Erfüllt das System alle benötigten Anforderungen?
  • Ist die Software auf eine Branche spezialisiert?
  • Ist das System auf unsere Branche zugeschnitten?
  • Sind nicht-funktionale Anforderungen erfüllt?
  • Können alle funktionalen Anforderungen vom System erfüllt werden?
Longlist
Das Ergebnis der Grobauswahl wird als Longlist bezeichnet.

Longlist = Eine Liste von potenziellen ERP-Anbietern


Die erste Eingrenzung ist erfolgt – was nun?


Die Erstellung des Lastenhefts ist ein essentieller Bestandteil bei der Auswahl des geeignetes ERP-Systems. Das zuvor erstellte Lastenheft wird nun allen auf der Longlist notierten ERP-Anbieter zugeschickt. Nach der Beschreibung des Sachverhalts und der Bitte einer ersten Einschätzung, dienen die Rückmeldungen der einzelnen ERP-Anbieter als nächstes Auswahlkriterium.


Rückmeldungen als Filterkriterium – Stärken und Schwächen erkennen


Die Rückmeldungen der Longlist-Anbieter, dienen als Grundlage einer weiteren Eingrenzung. ERP-Dienstleister werden detaillierte Informationen zur Verfügung stellen, anhand derer die Stärken und Schwächen unterschiedlicher ERP-Lösungen besser erkannt werden.

Neben den in der Rückmeldung enthaltenen Fakten, sollten weitere Faktoren wie beispielsweise die Antwortdauer des ERP-Anbieters, die Art der Antwort (individuelle Einschätzung oder vordefiniert Standardantwort) sowie der Mehrwert der Antwort berücksichtigt werden.

Nachdem Sie die Rückmeldungen der ERP-Anbieter erhalten haben, können Sie die Longlist weiter reduzieren. Daraufhin sollte ein persönliches Treffen mit den restlichen Anbietern vereinbart werden. Die zwischenmenschliche Kommunikation sollte dabei nicht vernachlässigt werden. Bei einer Kurzpräsentation wird die ERP-Lösung vorgestellt und ein erstes Kennenlernen kann erfolgen.

Konflikten während des ERP-Projekts kann entgegengewirkt werden, wenn Sie ERP-Anbieter ausschließen, bei denen eine gute zwischenmenschliche Basis nicht gegeben ist.


Das Wichtigste im Überblick


Die intensive Analyse eines ERP-Systems nimmt mindestens zwei Tage in Anspruch. In dieser Zeit muss der Projektleiter und das Projektteam von dem Tagesgeschäft entbunden werden. Aus diesem Grund ist es unabdingbar, die Liste potentieller ERP-Partner weitestgehend zu reduzieren, bevor der ERP-Workshop startet.

  • Bei der Auswahl des ERP-Partners stellt die Longlist ein effizientes Hilfsmittel dar
  • Auf der Longlist werden potentielle ERP-Anbieter vermerkt
  • Das Lastenheft wird den Longlist-Anbietern, inklusive der Beschreibung des Sachverhalts und der Bitte einer ersten Aufwandseinschätzung, zugeschickt
  • Anhand der Rückmeldungen kann die Longlist weiter dezimiert werden
  • Auf die Longlist folgt die Shortlist



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