Lastenheft

Das Lastenheft sollte vor Beginn eines jeden Projekts erstellt werden und wird von dem Auftraggeber erstellt. Aber was ist überhaupt ein Lastenheft, wer erstellt ein Lastenheft und welche Bestandteile sollte es beinhalten?


Was ist ein Lastenheft?

Lastenheft


Ein Lastenheft ist ein Dokument, in dem alle Anforderungen an ein geplantes Projekt, System oder eine zu erbringende Leistung dokumentiert sind. Daher wird es auch Anforderungskatalog genannt. In der Regel wird das Lastenheft in der Angebotsphase vom Auftraggeber formuliert und daraufhin an potenzielle Auftragnehmer gesendet. Die potenziellen Auftragnehmer übermitteln daraufhin ihre Angebote, aus denen der Auftraggeber dann das geeignetste Angebot auswählen kann.

Kurz: Ein Lastenheft bildet die Grundlage zur Einholung von Angeboten und beinhaltet alle Forderungen an sämtliche Leistungen innerhalb eines (Projekt-)Auftrags.



Wozu dient ein Lastenheft?


Das Lastenheft ist ein wichtiger Bestandteil in der Analysephase eines Projekts und verhilft den Auftraggeber/innen zu einer aussagekräftigen Zusammenfassung aller Vorstellungen und Erwartungen des umzusetzenden Projekts. Auch Auftragnehmer profitieren sehr von einem Lastenheft. Anhand des Lastenhefts kann der potenzielle Auftragnehmer sich einen guten Überblick über die Anforderungen verschaffen und eine genaue Kalkulation des Projekts aushändigen.

Außerdem dienen Lastenheften als Referenzdokument im Projektmanagement. Anhand des Referenzdokuments können sich Unbeteiligte, Interessenten oder neue Mitarbeiter/innen einen Informationsüberblick zum jeweiligen Projekt verschaffen.

Das Pflichtenheft ist das "Antwortschreiben" des Auftragnehmers auf das Lastenheft des Auftraggebers. Das Lastenheft dient dann als Ausgangsbasis bzw. Grundlage.


Worauf sollte bei der Erstellung eines Lastenhefts geachtet werden?


Ein Lastenheft sollte immer den aktuellen Zustand des Projektvorhabens wiederspiegeln und das Gesamtvorhaben und die dort enthaltenen Voraussetzungen nicht in Frage stellen. Bei der Erstellung des Lastenhefts sollte unbedingt auf eine klare und deutliche Formulierung aller Anforderungen und Ziele geachtet werden.

Im besten Fall wird das Lastenheft noch vor dem eigentlichen Auftrag eines Projekts erstellt. Aber in jedem Fall in der Anfangsphase eines Projektes. Bei der Erstellung des Lastenhefts sollte zudem auf eine Balance zwischen Fachsprache und Alltagssprache geachtet werden – Außenstehende sollten die Inhalte stets verstehen können.


Was sollte ein Lastenheft beinhalten und wie ist es aufgebaut?


Die Form des Lastenheftes ist immer abhängig von dem jeweiligen Projekt. Gesetzliche Vorgaben zum Inhalt eines Lastenheftes gibt es nicht. Allerdings legt eine DIN-Norm (DIN 69901) fest, welche Inhalte Bestandteil eines Lastenheftes sein sollten:

Projekteinführung:


Hier wird die Basis der Projektüberlegungen dargestellt. Dazu gehört:

  • das Ziel des Projekts
  • die Kostenvorstellung
  • die Ablauf- und Terminplanung

Ist-Zustand:


Skizzierung der aktuellen Situation und Gegebenheiten:

  • Darstellung der aktuellen Situation
  • Anzahl der Mitarbeiter, die mit dem Softwaresystem arbeiten
  • Organisation der derzeitigen Software
  • Schilderung möglicher Probleme und Missstände

Soll-Zustand:


Dieser Teil nimmt meistens den längsten Teil des Lastenheftes ein. Daher ist die Aufteilung in obligatorische und fakultative Anforderungen sinnvoll. Hier sollte formuliert werden:

  • welche Ziele erreicht werden sollen
  • auf welchem Weg die Ziele erreicht werden sollen
  • was zusätzlich erreicht werden könnte

Schnittstellen und Zuständigkeiten definieren:


Unter diesem Punkt werden personelle Verteilungen und Verantwortungsbereiche sowie notwendige Schnittstellen erläutert.

  • Ansprechpartner während des Projektes und danach
  • Welche Schnittstellen werden benötigt?
  • Wie sollen die Schnittstellen gestaltet sein?
  • Welche Kommunikationsprotokolle sollen verwendet werden?

Inbetriebnahme und Einsatz:


Festlegung von Meilensteinen und grober Zeitpunkte:

  • Grobe Zeitpunkte/Meilensteine festlegen
  • Wo, wie und wann sollen die Mitarbeiter geschult werden?

Qualitätsanforderungen:


Welche Maßnahmen zur Qualitätssicherungen sollen erfüllt werden?

Anhang:


Erläuterung wichtiger und/oder unternehmensspezifischer Begriffe


Wer ist für die Erstellung des Lastenheftes zuständig?


Grundsätzlich sollte das Lastenheft vom Auftraggeber erstellt und formuliert werden. Allerdings ist dies in der Praxis nur sehr selten der Fall. Viele Auftraggeber sind nicht in der Lage, die Anforderungen an ein Projekt zu spezifizieren. Aus diesem Grund wird oft die Projektleitung des Auftragnehmers in die Erstellung und Formulierung des Lastenheftes mit einbezogen.

Die Erstellung und Formulierung des Lastenheftes zusammen mit der Projektleitung hat zwar den Vorteil, dass von Beginn an lösungsorientiert gearbeitet wird. Allerdings besteht die Gefahr, dass nur Anforderungen im Lastenheft formuliert werden, die im Bereich des Möglichen liegen und nicht das Optimum für den Auftraggeber bedeuten.


Das Wichtigste im Überblick


  • Ein Lastenheft enthält die Gesamtheit an Anforderungen an ein neues Projekt
  • Das Lastenheft bildet die Grundlage zur Einholung von Angeboten
  • Das Lastenheft ist ein wichtiger Bestandteil während der Analysephase
  • Lastenhefte dienen als Referenzdokument
  • Im besten Fall wird das Lastenheft noch vor Beginn des Projekts erstellt
  • Der Auftraggeber erstellt das Lastenheft (in der Realität oft anders)
  • Anforderungskatalog ist ein gängiges Synonym für Lastenheft
  • Eine DIN-Norm legt fest, welche Inhalte ein Lastenheft enthalten soll
  • Ein Lastenheft sollte immer den aktuellen Zustand des Projektvorhabens wiederspiegeln


Projektmanagement inkl. Lastenheft bei der VARIO ERP-Einführung


Bereits seit über 25 Jahren führen wir regelmäßig ERP-Systeme in kleinen und mittelständischen Unternehmen ein. In dieser Zeit haben wir schon einige Lastenhefte gesehen. Manche mehr, manche weniger gut. Unser Anspruch ist es, Ihnen eine voll-umfängliche Beratung anbieten zu können. Aus diesem Grund finden Sie auf unseren Service-Seiten zahlreiche Informationen zum Thema ERP-Einführung. Bei Fragen zum Thema Lastenheft oder ERP-Einführung stehen wir Ihnen zur Verfügung.




Kostenlose Beratung vereinbaren

Kostenlose Beratung zur Formulierung eines Lastenheftes

Lassen Sie sich von unseren Experten bezüglich Lastenheft, Projektmanagement oder unserem ERP-System in einem kostenlosen Erstgespräch online, bei Ihnen vor Ort oder in unserer Zentrale in Neuwied beraten und erfahren Sie, welche Vorteile die VARIO Software AG mit Ihren Lösungen für Sie bereithält.
Informationen zur ERP-Einführung und Projektmanagement

ERP-Einführung und Projektmanagement

Informieren Sie sich über den Ablauf der Einführung des VARIO ERP-System mit seinen zahlreichen Funktionen (Warenwirtschaft, CRM, PPS, E-Commerce, Kasse, DMS und FiBu) für kleine und mittelständische Unternehmen aller Branchen. Dank einer strukturierten Planung und jahrelanger Erfahrung erfolgt ein reibungslosen Ablauf des Projekts.
Versionen & Preise der VARIO Warenwirtschaft

Versionen & Preise des VARIO ERP-Systems

Wir bieten unsere ERP-Software in einer kostenlosen Version an, die bereits viele Funktionen beinhaltet, um sie auf Herz und Nieren zu prüfen. VARIO for Free bleibt bei bis zu 5.000 Belegen pro Jahr kostenfrei nutzbar. Sie wollen mehr? Kein Problem. Der Wechsel von VARIO for Free auf eine erweiterte VARIO Version ist ohne Neuinstallation jederzeit durch ein Programm- bzw. Lizenzupdate möglich. Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.