Key User

Bei der Planung und Durchführung eines ERP-Projekts kommen Key User vermehrt zum Einsatz. Für die erfolgreiche Umsetzung bestimmter Projekte sind sie unverzichtbar und bedeuten einen großen Mehrwert für Unternehmen. Key User sind nicht selten Spitzenkräfte eines Unternehmens.

Was Sie bei der Auswahl des Key-Users beachten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.


Was ist ein Key User?


Key User sind im wahrsten Sinne des Wortes Schlüsselpersonen, die unter anderem bei ERP-Einführungen in der Lage sind, Herausforderungen routiniert zu meistern und zugleich den Leistungsumfang eines neuen Systems maßgeblich mitbestimmen. Der/die Key User/in ist ein/e Mitarbeiter/in, welche/r die fachlichen Interessen des Unternehmens beziehungsweise der eigenen Abteilung innerhalb eines ERP-Projekts vertritt. Key User verfügen über ein umfangreiches Know How, welches sie gewinnbringend in das Projekt einfließen lassen. Als Projektexperte stellt der Key User ebenfalls ein Bindeglied zum operativen Geschäft dar und ist Ansprechpartner für den jeweiligen Fachbereich. Neben der Mitbestimmung des Leistungsumfangs, begleiten Key User auch die Einführungsphase und stärken die Akzeptanz der Mitarbeiter/innen gegenüber dem neuen System.

Key User überzeugen nicht nur durch ihr spezialisiertes Wissen, sondern auch mit Erfahrungen aus dem täglichen Umgang mit den Produkten, den Kunden, Lieferanten und allen projektbezogenen Daten.
Projektplanung



Welche Aufgaben hat ein Key User zu erfüllen?


Die Aufgaben des Key Users sind vielfältig und beginnen bereits in der Analysephase des neuen Projekts. In der Analysephase werden Geschäftsprozesse aufgenommen und beschrieben. Darüber hinaus werden Anforderungen an das neue ERP-System formuliert. Ferner befragen Key User die Mitarbeiter/innen bezüglich etwaiger Verbesserungsvorschläge und tragen somit maßgeblich zur Weiterentwicklung und Optimierung der Geschäftsprozesse bei.

Im Verlauf des Projekts stellen Key User sicher, dass sämtliche Anforderungen technisch korrekt umgesetzt werden. Es werden Tests durchgeführt, Schulungskonzepte entworfen und der Start (Go-Live) des neuen Projekts begleitet. Im laufenden Betrieb sind Key User die wichtigsten und ersten Ansprechpartner bei Fragen und Problemen.

Key User sorgen ebenfalls dafür, dass fachliche Anforderungen von Endanwendern in die Projektumsetzung einfließen. Dies steigert die Akzeptanz der künftigen Nutzer gegenüber dem neuen System.

Des Weiteren sind Key User für Schulungen und den Informationsfluss gegenüber der Mitarbeiter/innen verantwortlich – Vorbehalte werden abgebaut und ein sicherer Umgang mit dem neuen System garantiert.

Die einzelnen Aufgaben können in die unterschiedlichen Phasen eines Projekts unterteilt werden. Je nach Projekt können sowohl die Phasen als auch die dort beschriebenen Aufgaben variieren.

Die Aufgaben des Key Users in der Analysephase:


  • Geschäftsprozesse der eigenen Abteilung/des Unternehmens beschreiben
  • Lösungsvorschläge unterbreiten
  • Entscheidungen für zukünftige Geschäftsprozesse treffen
  • Ansprechpartner für bestimmte Themengebiete
  • Überblick über Ansprechpartner für weitere Fachgebiete
  • Benennung der Stammdaten, die übernommen werden müssen
  • Definition von Funktionstests

Die Aufgaben des Key Users in der Entwicklungsphase:


Innerhalb der Entwicklungsphase entwickelt der Anbieter das neue ERP-System. Die Aufgaben des Key Users belaufen sich unter anderem:
  • auf die Durchführung von vorab definierten Tests
  • auf die Dokumentation der Ergebnisse
  • auf weitere Optimierungsvorschläge
  • auf das Entwerfen eines Schulungskonzepts
  • auf das Erstellen einer systembezogenen Arbeitsanweisung

Die Aufgaben des Key Users in der Bereitstellungsphase:


  • Durchführung von letzten Funktionstests
  • Schulung von Usern des neuen Systems
  • Motivation der Mitarbeiter/innen
  • Abnahme des Systems

Die Aufgaben des Key Users in der Betriebsphase:


  • Erster und wichtigster Ansprechpartner bei Fragen und Problemen
  • Inanspruchnahme des Dienstleisters (falls notwendig)
  • Optimierungsvorschläge sammeln

Welche Faktoren gilt es bei der Auswahl des Key-Users zu beachten?


Wie Sie sehen, sind die Aufgaben eines Key-Users vielfältig. Daher ist die Auswahl des richtigen Key Users mit tiefgründigen Überlegungen verbunden. Ist die Rolle falsch besetzt, kann dies schnell zu Verzögerungen und Konflikten führen.

Die Anforderungen an Key User sind hoch und im besten Fall kann er alle, gleich aufgelisteten, Anforderungen gleichermaßen erfüllen. Jedoch wird kaum eine Person alle Anforderungen in vollem Maße erfüllen können. Unter Umständen lassen sich bestimmte Defizite durch vorangestellte Schulungen „ausgleichen“. Schauen Sie bei der Auswahl des Key Users genau hin, lassen Sie sich aber nicht von kleineren Defiziten abbringen.

Welche fachlichen sowie persönlichen Anforderungen sollte ein Key User erfüllen?


Der Key User sollte stets mit den Aufgaben der Abteilung/des Unternehmens vertraut sein und die dortigen Geschäftsprozesse kennen. Im besten Fall ist der Key User ein erfahrener und anerkannter Mitarbeiter, der mit seinem Unternehmensbereich im höchsten Maße vertraut ist und die Funktion aller wichtigen Schnittstellen innerhalb der bereichsübergreifenden Prozesse kennt.

Darüber hinaus benötigen Key User eine schnelle Auffassungsgabe. Eine gewisse Offenheit für Neues wird genauso gefordert, wie das besonnene und überlegte Treffen von Entscheidungen. Ferner werden eine analytische und abstrakte Denkweise sowie unkonventionelle Ideen von einem Key User erwartet. Das Lösen von Problemen sollte dem Key User leicht von der Hand gehen.

Key User benötigen darüber hinaus ein hohes Organisationstalent und die Fähigkeit, Mitarbeiter/innen zu motivieren. Didaktische Fähigkeiten sind genauso wichtig wie eine sprachliche Kompetenz. Schwierige Sachverhalte sollte ein Key User verständlich erklären können. Gerade in Bezug auf die Schulung der Endanwender des ERP-Systems und im Umgang mit Software-Anbietern und Beratern, ist dies ein wichtiger Punkt.

Schließlich wird von einem Key User ein hohes Engagement und eine hohe Belastbarkeit gefordert.

Die folgenden vier Tipps können Ihnen dabei helfen, den richtigen Key User auszuwählen:
  1. Beschränken Sie Ihre Auswahl nicht auf Führungskräfte
  2. Achten Sie auf das Anforderungsprofil
  3. Suchen Sie Mitarbeiter/innen mit Weitblick und Offenheit
  4. Wählen Sie Leistungsträger aus, mit einem hohen Ansehen bei den Kollegen
Zusammengefasst besitzt der ideale Key User eine hohe Fachkompetenz über die Abteilungsgrenzen hinweg, ein überaus hohes Verständnis für sämtliche Geschäftsprozesse und ein tiefgreifendes technisches Know How und weist zudem einen sehr guten Umgang mit Menschen auf.

Der Key User muss nicht zwingend eine Führungskraft sein. Führungskräfte großer Unternehmen sind nur selten mit allen Einzelheiten des Tagesgeschäfts vertraut. Der perfekte Key User befindet sich häufig nicht in der Führungsebene. Lassen Sie sich bei der Auswahl des Key Users daher nicht von Organigrammen leiten, sondern von den benötigten Anforderungen.

Entlastung und Freiraum für den Key User – das sollte beachtet werden


Bei all den Anforderungen sollte sichergestellt werden, dass dem Key User genug Freiraum eingeräumt wird. Key User sind in der Regel Leistungsträger einer Abteilung, die selbst eine wichtige Säule im Tagesgeschäft darstellen. Während der Tätigkeit als Key User fällt die Spitzenkraft oft aus, um den Anforderungen des Key Users gerecht zu werden. Auch wenn der Key User belastbar scheint und perfekt für den Job geeignet ist, muss hier für Entlastung gesorgt werden, damit der Key User vollumfänglich seinen Aufgaben gerecht werden kann.

Vorgesetzte müssen aufgrund von Schulungen, Tests und Besprechungen des Key Users einen Ersatz für die Aufgaben finden, welcher den Wegfall des Key Users kompensiert. Nur so kann sich der Key User auf das ERP-Projekt konzentrieren. Ferner sollten nicht nur die Mitarbeiter geschult werden. Auch der Key User profitiert von Schulungen, welche sich positiv auf ihn und das ganze Projekt auswirken.

Was unterscheidet den Key User von dem Projektleiter?


Während der Projektleiter/ die Projektleiterin das große Ganze im Blick hat, sind Key User in der Regel für ihre Abteilung verantwortlich. Key User stammen Bestenfalls aus dem eigenen Unternehmen und verfügen über eine gewisse Betriebszugehörigkeit. Die Stelle des Projektleiters kann unter Umständen auch extern besetzt werden.

Wie hoch ist der Verdienst eines Key Users?


Das Gehalt eines Key Users variiert nach Unternehmen und Bundesland. Laut Gehalt.de liegt die Gehaltsspanne zwischen 36.000€ und 56.238€ (jährlich und brutto, Stand: 18.12.2019)


Fazit


Key User sind nicht ohne Grund Schlüsselpersonen eines Unternehmens. Sie tragen maßgeblich zu dem Erfolg eines ERP-Projektes bei. Aufgrund des hohen Anforderungsprofils, welchem der Key User gerecht werden muss, ist es wichtig, dem Key User ausreichend Freiraum einzuräumen und so gut es geht vom Tagesgeschäft zu entlasten.

In jedem Unternehmen wird sich ein Mitarbeiter/ eine Mitarbeiterin finden, welche/r sich optimal für die verantwortungsvolle Position eignet.

Je nach Projekt und Größe des Unternehmens, können auch mehrere Key User in einem Unternehmen zu finden sein.


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