Kassenbuch - Erklärung, Anleitung und Vorlage

Ein Kassenbuch bzw. das Führen und das Vorhandensein eines Kassenbuches ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn ein Unternehmen bei Geschäftsvorfällen (unternehmerische Vorgänge, die finanziellen Einfluss auf den Jahresabschluss haben) Barzahlungen entgegennimmt. Außerdem ist es ein notwendiges Hilfsmittel, um eine saubere Buchhaltung zu gewährleisten.


Was ist ein Kassenbuch?


Bareinnahmen eines Unternehmens gehen in die Geschäftskasse und müssen am Ende eines Geschäftstages im Kassenbuch verbucht werden, sowie im Kassenbericht. Sämtliche Barzahlungen, also Einnahmen und Ausgaben, werden in Kontoform im Kassenbuch erfasst, Buchungsbelege festgehalten und der tägliche Gesamtbetrag in das Kassenbuch übertragen.
Wie viel Bargeld sich dann in der Geschäftskasse befindet, gibt das Saldo (Differenz zwischen Ist- und Sollbestand) des Kassenbuches an. Der Endbestand wird bei der Erstellung der Bilanz als Aktivposten des Umlaufvermögens angegeben.

Auch wenn Unternehmen das Kassenbuch mit Stift und Papier führen dürfen, werden heutzutage fast ausschließlich Computerprogramme, also spezielle Kassenbuchsoftware zur Kassenbuchführung verwendet, um die Fehlerquellen sowie den Arbeitsaufwand zu minimieren.
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Wer muss ein Kassenbuch führen und warum?


Unternehmen, die im Handelsregister stehen oder gesetzlich zur Aufstellung einer Bilanz verpflichtet sind, müssen ein Kassenbuch führen. Durch diese Verpflichtung verhindert der Fiskus, d.h. der Staat als Wirtschaftsobjekt und Eigentümer öffentlichen Vermögens, dass durch massenhafte Bareinnahmen Umsätze unterschlagen werden und es zur Steuerhinterziehung kommt. Auch die Gläubiger haben ein Interesse an der einwandfreien Buchführung der Unternehmen, die sie finanzieren.

Kleingewerbe, landwirtschaftliche Betriebe und Freiberufler, die ihre Gewinne per EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) verbuchen dürfen, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet, können diese aber freiwillig betreiben. Bei der EÜR werden lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt und der sich daraus ergebende Gewinn ist dann zu versteuern.


Die ordnungsgemäße Kassenbuchführung


Das Gesetz sieht bei der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung einige Regelungen vor. Während diese handschriftlich oder bei einigen Programmen manuell kontrolliert und eingehalten werden müssen, erledigen gute Kassenbuchsoftware diese Arbeit automatisch.

Ergänzt werden diese Anforderungen durch die GoBD sowie die in 2020 in Kraft tretende Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

Der Buchführende, also der Unternehmer selbst, ist stets hauptverantwortlich für die ordnungsgemäße Buchführung und im Zuge dessen für ein korrekt geführtes Kassenbuch.

Gesetzliche Vorschriften zur Führung eines Kassenbuches


  • Aufbewahrungspflicht - 10 Jahre müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden (§257 Abs. 4 HGB)
  • Tägliche Überprüfung - zeitgerechtes Festhalten von Einnahmen und Ausgaben (§146 Abs. 1 Satz 2 AO)
  • Kassensturzfähigkeit - Ist- und Sollbestand müssen zu jedem Zeitpunkt verglichen werden können
  • Nachvollziehbarkeit - Belegbarkeit der Aufzeichnungen, Sachverständiger einer dritten Partei muss in einem angemessenen Zeitfenster alle Geschäftsvorfälle nachvollziehen können (§238 Abs. 1 Satz 2 HGB)
  • Vollständigkeit - vollzählige und lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle

Aufbau eines Kassenbuches


  • Datum: Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls
  • Belegnummer: fortlaufende oder durch ein nummerisches System vergebene Nummer zur eindeutigen Zuordnung des Beleges
  • Buchungstext: Hintergrund des Geschäftsvorfalls (z.B. „Geschäftsessen“ oder „Büroausstattung“)
  • Steuersatz: Aufzeichnung des dem Geschäftsvorfall zugrunde liegenden Steuersatzes (7%, 19%, etc.)
  • Einnahmen: Betrag und Währung des Geschäftsvorfalls, der als Geschäftseinnahme gilt (Wertzuwachs)
  • Ausgaben: Betrag und Währung des Geschäftsvorfalls, der als Geschäftsausgabe gilt (Wertminderung)
  • Umsatzsteuer/Vorsteuer: ergibt sich aus dem Steuersatz und dem Einnahme- bzw. Ausgabebetrag
  • Kassenbestand: aktueller Kassenbestand mit Berücksichtigung aller eingebuchten Geschäftsvorfälle
  • Beleg: "Keine Buchung ohne Beleg"

Was ist der Kassenbericht?


Um eine korrekte und zeitnahe Buchführung zu gewährleisten, muss ein Kassenbericht angefertigt werden. Dieser ist noch am betreffenden Geschäftstag zu erstellen und darf keinesfalls nachträglich erstellt werden. Im Kassenbericht wird, im Gegensatz zum Kassenbuch, nicht jeder einzelne Geschäftsvorfall dokumentiert, sondern die „Tageslosung“ bzw. das Tagesergebnis bestimmt.

Hierfür werden am Ende eines Geschäftstages die Privateinlagen vom Kassenbestand abgezogen und die Privatentnahmen addiert. Zuletzt wird der Kassenbestand zu Beginn des Geschäftstages abgezogen und übrig bleibt die Tageslosung. Ein Kassenbericht muss bei offener „Ladenkasse“ (Barkassen ohne technische Unterstützung) auch geführt werden, wenn keine Verpflichtung zur Kassenbuchführung besteht.


Fehlerhafte Kassenbuchführung


Ein mit Programmen wie Excel geführtes Kassenbuch ist ordnungswidrig (§158 AO), da die Aufzeichnungen veränderbar sind. Auch ein rein rechnerisch geführtes Kassenbuch ist unzulässig, sowie nicht chronologisch aufgeführte Geschäftsvorfälle.

Sollten dem Buchführer doch Fehler unterlaufen, sind diese so zu markieren, dass sie für das Finanzamt bzw. eine außenstehende Person lesbar bleiben. Die Buchungsänderung muss nachvollziehbar bleiben. Das gilt sowohl für analoge als auch digitale Kassenbuchführung.



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