sonstige Belegbearbeitung

Auftragsrückstände auflösen/stornieren

Es können nur Aufträge aufgelöst werden, die den Status 3 (gebucht) oder 4 (teilweise übernommen) haben. Aufgelöste Aufträge können nicht weiterverarbeitet werden. Es ist weder eine Stornierung, noch ein weiteres Abliefern möglich.

Auftragsrückstände auflösen/stornieren

Als erstes müssen Sie die gewünschten Aufträge selektieren. Verwenden Sie dazu die gewünschten Selektionsfelder und schränken Sie entweder nach Belegnummer, Belegdatum, Adressnummer oder Kundennummer ein. Klicken Sie im Anschluss auf die Schaltfläche „Ermitteln“. Daraufhin erscheint im unteren Teil des Fensters eine Auflistung aller Belege, die Ihrer Selektion entsprechen. Alle hier aufgeführten Aufträge haben standardmäßig die Option „Auflösen“ aktiviert. Sie können einzelne Belege aus der Liste, die nicht aufgelöst werden sollen, entsprechend deaktivieren. Die so gesetzte Auswahl kann über die Schaltfläche „Auswahl umkehren“ umgekehrt werden, d.h. aktivierte Aufträge werden deaktiviert und umgekehrt. Mit Klick auf die Schaltfläche „OK“ wird die Auflösung der aktivierten Aufträge nach einer Sicherheitsabfrage gestartet.

Aufträge zusammenfassen

Hier haben Sie die Möglichkeit, mehrere Aufträge eines Kunden zu einem Auftrag zusammenzufassen.

Aufträge zusammenfassen

Als erstes müssen Sie die gewünschten Aufträge selektieren. Verwenden Sie dazu die gewünschten Selektionsfelder und schränken Sie entweder nach Belegnummer, Belegdatum oder Adressnummer ein. Klicken Sie im Anschluss auf die Schaltfläche „Ermitteln“. Daraufhin erscheint im unteren Teil des Fensters eine Auflistung aller Belege, die Ihrer Selektion entsprechen. Nach Klick auf die Schaltfläche „OK“ werden die Belege zusammengeführt. Die neu erzeugte Belegnummer wird Ihnen in einem Infofenster mitgeteilt.

Es können nur Aufträge zusammengeführt werden, bei denen sowohl Zahlungsart, Lieferbedingung, Liefertermin und Mehrwertsteuersätze identisch sind.

Pakete

Paketnummern zurücklesen

Hier können Sie die Paketnummern zurücklesen, die das Programm des entsprechend hinterlegten Paketversenders (z.B. DPD, DHL) nach erfolgreichem Paketaufkleberdruck abgelegt hat.

Paketnummern zurücklesen

Es erscheint anschließend eine Meldung, dass die Paketnummern erfolgreich zurückgelesen wurden.

Sendungsübersicht

In der Sendungsübersicht erhalten Sie eine Auflistung Ihrer versendeten Pakete und können ein Tracking durchführen. Wichtig für DHL z.B. benötigen Sie die Sendungsverfolgungs API. Sie haben die Möglichkeit nach verschiedenen Kriterien zu selektieren z.B. den einzelnen Versendern, dem Status des Pakets und dem Datum.

Sendungsübersicht

Mit einem Rechtsklick auf eine Zeile habe Sie noch weitere Funktionen z.B. E-Mail an Empfänger, Lieferschein/Auftrag öffnen und Adresse öffnen.

Sendungsverfolgung Popup Menü

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Angeleg von/bis

Hier können Sie das Datum eingrenzen.

Belegnr.

Hier können Sie nach der Belegnummer filtern.

Paketnr.

Hier können Sie nach der Paketnummer filtern.

Nachname

Hier können Sie filtern, ob nur Nachnahme Pakete angezeigt werden sollen.

Retoure

Hier können Sie filtern, ob nur Retouren angezeigt werden sollen.

Adressnr.

Hier können Sie nach der Adressnummer filtern.

Adresse

Hier können SIe nach dem Namen der Adresse filtern.

Versender

Sie haben die Möglichkeit nach einzelnen Versendern zu selektieren.

Status

Sie haben die Möglichkeit nach dem Status zu selektieren.

Report

Hier bekommen Sie Ihre selektierten Pakete in einem Report dargestellt.

Export

Hier können Sie Ihre selektierten Pakete z.B. nach Excel exportieren.

Tracking durchführen

Hier können Sie das Tracking Ihrer Pakete durchführen.

Beispielworkflows zur Sendungsverfolgung

Paketabholung beim Nachbarn
Workflow-Typ

Bereich: Paketversand ausgehend
Typ Update Tracking-Info

Workflow-Bedingung

Tabelle: Paket
Feld/Typ: TRACKING_KURZBESCHREIBUNG
Operator: gleich
Wert: z.B. „Bei Nachbar hinterlegt“ Hier muss die genaue Tracking Kurzbeschreibung des jeweiligen Versenders rein

Workflow-Aktion

Z.B. E-Mail Senden. Hier können jetzt auch Platzhalter der Pak-Tabelle hinterlegt werden ({PAK:PAK.PAKETNR}). Auch als E-Mail Empfänger kann ein Platzhalter hinterlegt werden.

Paketverfolgung wenn nach 5 Tagen nicht zugestellt
Workflow-Typ

Bereich: Paketversand ausgehend
Typ: Paket erstellt

Workflow Zeitplan

Z.B. nach 5 Tagen

Workflow-Bedingung 1

Tabelle: Paket
Feld/Typ ZUGESTELLT
Operator: ungleich
Wert: J

Workflow-Bedingung 2

Tabelle: Versender
Feld/Typ: Versender
Operator: gleich
Wert: DHL 3

Workflow-Aktion

E-Mail senden und als Platzhalter könnte man {PAK:PAK.PAKETNR} und {PAK:PAK.TRACKING_KURZBESCHREIBUNG} angeben.

Paket liegt seit 3 Tagen in der Packstation und wurde nicht abgeholt.

Hier muss als Workflow-Bedingung eine SQL hinterlegt werden:

select * from pak
left join pak_trk on pak_trk.pak_id = pak.id
left join pak_trk_cde on pak_trk_cde.id = pak_trk.trackcode
where pak.id = :pak___id
and pak_trk_cde.kurzbeschreibung like ‚%Paketstation%‘
and coalesce(pak.zugestellt, ‚N‘) <> ‚J‘
and datediff(day from pak_trk.zeitpunkt_dt to current_date) >= 3

%Paketstation% müsste dann evtl. getatauscht werden gegen den genauen Text vom Versender.

Gelangensbestätigung (UPS) anfordern

Genügten bislang Versandaufträge oder Versandauftragsdaten, so verlangt die neue Fassung des § 17a UStDV, dass der Versender umsatzsteuerbefreiter innergemeinschaftlicher Lieferungen aus Deutschland an Abnehmer in andere EU-Länder nicht nur den Versand, sondern auch die Zustellung an den Empfänger mit Ort und Tag der Zustellung nachweist. Diesen Nachweis, die sogenannte Gelangensbestätigung, muss der Lieferant den Finanzbehörden gegenüber erbringen, und zwar für alle Warensendungen ab dem 1. Januar 2014 von Deutschland in die EU.

Gelangensbestätigung (UPS) anfordern

Sind passende Pakete im System vorhanden, können per Klick auf „Abruf starten“ diese Gelangensbescheinigungen von UPS abgerufen werden.

Abrufstatus der Gelangensbestätigung

Hierüber können Sie sich eine Liste mit dem Abrufstatus der Gelangensbestätigungen ausgeben lassen.

Abrufstatus der Gelangensbestätigung

Selektion

In der Selektion können Sie auswählen, ob Sie nur Pakete mit Abruf-Fehler oder auch oder nur nicht zum Abruf markierte Pakete in der Tabelle angezeigt bekommen möchten.

Export-Auswahl

Sie haben die Auswahl zwischen einer Tabellen-Anzeige direkt in VARIO oder einem Export der Liste in Excel.