Zeiterfassung

Wenn man in der Zeiterfassung noch nicht angemeldet ist, wird der VARIO Benutzer rot eingefärbt.

VARIO Benutzerkürzel Zeiterfassung

Tagesabschluss

Der Tagesabschluss Task führt den Tagesabschluss immer zum Vortag durch. Es muss also in der VARIO-Dienstverwaltung ein Task mit dem Typ „Zeiterfassung Tagesabschluss angelegt werden. Dieser Task sollte als Intervall „Alle 1 Minute von Montag bis Sonntag“ eingestellt haben und „zwischen 00:00 und 00:00“ Uhr.

Task Zeiterfassung

Sollte der Tagesabschluss mal nicht stattgefunden haben, wird dieser mit dem nächsten Tagesabschluss nachgeholt. Ab wann der Task ertmals für die Zeiterfassung berücksichtigt werden soll können SIe in der Parameterverwaltung unter Zeiterfassung einstellen.

Parameterverwaltung Startdatum Zeitwirtschaft

Menüleiste

In der Menüleiste der VARIO gibt es für alle den Anmelden bzw. Abmelden Button für die Zeiterfassung. Für Verwalter gibt es zusätzlich den Button Zeiterfassung. Über diesen Button öffnet sich eine Genehmigungsmaske für die Kalendereintragungen.

Menüleiste

In der Genehmigungsmaske kann man entweder mit Rechtsklick auf den Jeweiligen Eintrag, oder über das Menü den Eintrag genehmigen, ablehnen, oder ignorieren.

Kalendereinträge genehmigen

Hotkeys

  • Strg+up/down Hiermit können Sie den Mitarbeiter wechseln
  • Strg+left/rigth Hiermit können Sie das Datum ändern
  • Strg+Entf Hiermit können Sie im Reiter Nachbuchungen und der Urlaubsverwaltung den aktuellen Mitarbeiter entfernen und sich alle anzeigen lassen.

Verwaltung Tageszeitmodelle

Hier können verschiedene Tageszeitmodelle angelegt werden, welche dann im Arbeitszeitmodell, für die verschiedenen Tage, hinterlegt werden können.

Verwaltung Tageszeitmodelle

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Name

Hier müssen Sie dem Tageszeitmodell einen eindeutigen Namen vergeben.

Inaktiv

Hiermit können Sie das Tageszeitmodell auf aktiv bzw. inaktiv setzen.

Arbeitstag

Hier geben Sie an ob es sich um einen Arbeitstag handelt. Nur wenn dieses Feld auf aktiv gesetzt ist, werden die Stunden beim Saldo berücksichtigt. Daher sollte man auch den Samstag und Sonntag als Arbeitstag anlegen, da sonst die geleisteten Stunden nicht berücksichtigt werden.

Gesamtpause gilt erst ab erreichen der Tagesstunden

Wenn der Haken in dem Feld gesetzt ist, gilt ab dem erreichen der angegebenen Tagesstunden die angegebene Gesamtpause. Die gesetztliche Pausenzeit wird in der Parameterverwaltung angegeben.

Arbeitsstunden

Hier können Sie die Sollarbeitsstunden pro Tag angeben.

Gesamtpause

Hier können Sie die vorgeschriebene Gesamtpausenzeit pro Tag angeben.

Kernarbeitsbeginn

Hier können Sie den Beginn der Kernarbeitszeit angeben. Kernarbeitszeit ist die Arbeitszeit, in der eine Anwesenheitspflicht besteht. Bei nicht einhaltung der Kernarbeitszeit erscheint ein Hinweis in der Monatsübersicht.

Kernarbeitsende

Hier können Sie das Ende der Kernarbeitszeit angeben.

Verwaltung Arbeitszeitmodelle

Hier können Sie verschiedene Arbeitszeitmodelle anlegen, z.B. Für Studenten, Teilzeit, oder Vollzeit.

Verwaltung Arbeitszeitmodelle

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Inaktiv setzen

Hiermit können Sie das Arbeitszeitmodell auf aktiv bzw. inaktiv setzen.

Name

Hier müssen Sie dem Arbeitszeitmodell einen eindeutigen Namen vergeben.

Urlaubstage

Hier geben Sie die Urlaubstage für das jeweilige Arbeitszeitmodell an.

Montag bis Sonntag

Hier müssen Sie das Tageszeitmodell für den jeweiligen Arbeitstag hinterlegen. Die Anlage der Tageszeitmodelle erfolgt über den Menüpunkt 1.9.7.2

Saldoberechnung über Monatsstunden

Wenn hier ein Haken gesetzt ist, wir der Saldo über die hinterlegten Monatsstunden berechnet.

Monatsstunden

Hier kann eine Stundenanzahl pro Monat festgelegt werden. Mit dem Tagesabschluss des letzten Tages eines Monats werden die hier eingetragenen Monatsstunden für den nächsten Monat automatisch als Minus gebucht.

Wie viele Stunden besitzt ein Urlaubsantrag

Hier kann angegeben werden wie viele Stunden einem Urlaubstag entsprechen. Z.B. Bei einem Studentenwerksvertrag zählt ein Urlaubstag nur 4 Stunden.

Verwaltung Kalendereintragungstypen

Hier können Sie verschieden Kalendereintragungstypen, wie z.B. für Urlaub oder Dienstreise, anlegen.

Verwaltung Kalendereintragungstypen

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Name

Hier müssen Sie einen eindeutigen Namen vergeben.

Kürzel

Hier geben Sie das Kürzel an, welches auch im Urlaubskalender zu sehen ist.

Farbe

Hier wählen Sie eine gewünschte Farbe für den Typ aus.

Farbe ungenehmigt

Hier wählen Sie eine gewünschte Farbe aus, mit welcher der Typ vor seiner Genehmigung durch einen Verwalter angezeigt wird (Feld Genehmigungspflichtig muss angehakt sein).

Bemerkung angeben

Hier kann ausgewählt werden, ob bei einer Beantragung für diesen Typ eine Bemerkung angegeben werden muss. Nur wenn der Eintrag Genehmigungspflichtig ist kann man das Feld „Bemerkung angeben“ sehen.

Saldoneutral

Dieser Kalendereintrag wird zwar angezeigt beeinflusst das Saldo aber nicht. Normalerweise würden bei einem Ganztagseintrag die Tagesstunden als + verrechnet damit das Saldo am Ende des Tages 0 ergibt. Dies ist hier nicht der Fall. Bsp.: Dienstreise: Hier würden dann die Verwalter die Zeiten manuell nachtragen, falls der Mitarbeiter nicht stempeln konnte.

Frei buchbar

Jeder Mitarbeiter kann diesen Kalendereintrag vornehmen. Nicht angehakt können dies nur die Verwalter. Bsp.: Krankheit sollte nicht jeder eintragen können.

Genehmigungspflichtig

Dieser Eintragungstyp muss immer durch einen Verwalter genehmigt werden. Anders hat er keinen Einfluss auf das Saldo. Bsp.: Sonderurlaub der die Urlaubstage nicht beeinflusst.

Urlaubsbeantragung

Ein Eintragungstyp, welcher dieses Feld angehakt hat, beeinflusst die Urlaubstage. Bsp.: Urlaub. Beim setze dieses Hakens wird auch automatisch der Haken für Genehmigungspflichtig gesetzt.

Abwesend

Ist der Mitarbeiter bei diesem Eintrag im Haus oder abwesend.

Erreichbar

Ist der Mitarbeiter bei diesem Typ erreichbar.

Halbtags möglich

Hier muss der Haken gesetzt sein, wenn man für diesen Typen auch halbe Tage beantragen kann, z.B. Urlaub.

Tagesbuchungen

Hier werden trotz des Kalendereintrags die weiteren Buchungen am Tag beachtet und haben Einfluss auf das Saldo. Bsp.: Schule: Buchungen an einem Schultag werden den Mitarbeitern als Überstunden angerechnet, deshalb müssen neben dem Kalender Eintrag alle andere Tagesbuchungen beachtet werden. 2.Bsp.: Urlaub: Damit ein Mitarbeiter während seines Urlaubs im Notfall etwas arbeiten kann falls nötig.

Anwesenheitsübersicht

Hier arhalten Sie eine Übersicht der Anwesenden Mitarbeiter. Sie haben die Möglichkeit die Anzeige z.B. nach momentan Anwesenden Benutzern, oder heute bereits abwesenden Benutzern zu Filtern. Die einzelnen Farben der Übersicht können in der Parameterverwaltung -> Zeiterfassung hinterlegt werden. Des Weiteren kann die Anwesenheitsübersicht auch als Tagesübersicht bei dem jeweiligen Benutzer hinterlegt werden (Menüpunkt 1.3.8 Benutzerselektionen verwalten). Auch haben Sie die Möglichkeit eine eigene Notiz zu schreiben.

Tagesübersicht

Hier erhalten Sie eine Übersicht all Ihre Zeiten von einem bestimmten Tag. Standardmäßig ist hier der aktuelle Tag ausgewählt, dieser kann aber über die Selektion geändert werden.

Tagesübersicht Reiter Tageszeiten

Tagesübersicht Reiter Tageszeiten

Hier haben Sie eine Übersicht Ihrer Anwesenheitszeiten des selektierten Tages. Den gewünschten Tag können Sie im oberen Bereich auswählen. Im unteren Bereich wird Ihnen der aktuelle Tagessaldo und die restliche Sollarbeitszeit angezeigt.

Des Weiteren können Sie sich hier an/abmelden. Auch Nachbuchungen können Sie hier beantragen.

Tagesübersicht Reiter Pausenzeiten

 Tagesübersicht Reiter Pausenzeiten

Hier erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Pausenzeiten des selektierten Tages.

Tagesübersicht Reiter Offene Nachbuchungen

Tagesübersicht Reiter Offene Nachbuchungen

Hier sehen Sie alle Ihre beantragten Nachbuchungen die noch genemigt werden müssen. Mit einem Rechtsklick haben Sie die Möglichkeit offene Nachbuchungen zu löschen.

Tagesübersicht Reiter Fehlbuchungen

Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Fehlbuchungen z.B. sollte die Abmeldung vergessen werden gibt es eine Automatische Abmeldung.

Tagesübersicht Reiter Fehlbuchungen

Monatsübersicht

Hier erhalten Sie eine Stundenübersicht des gesamten Monats. Standadmäßig ist hier der aktuelle Monat ausgewählt. Sie können aber über die Selektion im oberen Bereich den gewünschten Monat auswählen.

Monatsübersicht

Hier wird Ihnen die Soll-/Ist-Arbeitszeit angezeigt und das jeweilige Saldo. Des Weiteren wird in der Spalte KE (Kalendereintrag) z.B. der Urlaub eingetragen.

Mit einem Rechtsklich auf die jeweilige Zeile können Sie die Tageszeitenübersicht des jeweiligen Tages öffnen, oder Nachbuchungen eintragen.

Auf der rechten Seite wird Ihnen das Monatssaldo (Saldo aller vorherigen Monate) und das aktuelle Saldo Ihrer gesamten Stunden angezeigt. Darunter haben Sie auch nochmal die Möglichkeit eine Nachbuchung einzutragen. Die Nachbuchung läuft aber immer über den angemeldeten Benutzer. Zuletzt wird Ihnen noch eine Information angezeigt, in der die Abteilung und der Resturlaub angezeigt wird.

Nachbuchungen

Hier haben Sie die Möglichkeit Nachbuchungen zu beantragen.

Nachbuchungen

Zuerst wählen Sie Im oberen Bereich den gewünschten Tag aus. Danach geben Sie die Uhrzeit an und wählen aus, ob es sich um eine An/Abmeldung handelt. Zuletzt können Sie noch eine Notiz/Kommentar anfügen und klicken auf „Versenden“

Zeitbuchungsverwaltung

Hier erhalten Sie eine Übersicht aller Zeitbuchungen der einzelnen Mitarbeiter.

Reiter Zeitbuchungen

Hier sehen Sie eine Auflistung aller An/Abmeldungen des selektierten Tages.

Zeitbuchungsverwaltung Reiter Zeitbuchungen

Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit manuell Buchungen für den selektierten Mitarbeiter auszuführen und vorhandene Buchungen zu ändern bzw. zu korrigieren. Um eine neue Buchung anzulegen klicken Sie zuerst auf „Ändern“ und dann auf „Anlegen“ und tragen die gewünschten Zeiten unter Anmeldung und Abmeldung ein und klicken zum Buchen der Zeiten auf „Buchen“ und anschließend auf „Speichern“. Wenn Sie eine Buchung korrigieren möchten können Sie einfach in das gewünschte Feld klicken und die Zeiten ändern.

Reiter Pausenzeiten

Hier werden die Pausenzeiten des selektierten Mitarbeiters angezeigt.

Zeitbuchungsverwaltung Reiter Pausenzeiten

Reiter Nachbuchungen

Im Reiter Nachbuchungen befinden sich die manuell erfassten Nachbuchungen der Mitarbeiter. Diese können entweder über Rechtsklick zugelassen oder abgelehnt werden, oder über die Buttons unten in der Maske.

Zeitbuchungsverwaltung Reiter Nachbuchungen

Sollte durch das Zulassen einer Nachbuchung eine offene Buchung an einem Tag entstehen, an dem bereits ein Tagesabschluss stattgefunden hat, wird diese mit einer 23:59:59 Buchung vervollständigt, die als Automatische Abmeldung gilt und das Saldo des Tages wird erstmal auf -8 gesetzt.

Beim Zulassen einer solchen Nachbuchung wird vorher außerdem per Dialog Fenster nachgefragt ob man dies wirklich möchte.

Nachbuchungen
Nachbuchungen

Reiter Fehlbuchungen

Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Fehlbuchungen z.B. sollte die Abmeldung vergessen werden gibt es eine Automatische Abmeldung.

Zeitbuchungsverwaltung Reiter Fehlbuchungen

Urlaubsverwaltung

In der Urlaubsverwaltung können die beantragten Urlaubstage und Überstunden genehmigt oder abgelehnt werden.

Urlaubsverwaltung

Die Freigabe kann sowohl mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Zeile erfolgen, sowie auch über die Buttons unten auf der Maske. Zuerst wählen Sie aus, ob Sie den Antrag genemigen oder ablehnen möchten. Danach klicken Sie auf übernehmen und zuletzt noch auf „Buchen“.

Jahresübersicht

Hier haben die Verwalter einen Überblick über alle Mitarbeiter inkl. deren Kalendereintragungen um z.B. Urlaubskonflickte abzugleichen. In der Benutzerverwaltung im Reiter Rechte (5) kann man den einzelnen Benutzergruppen berechtigungen geben, um in der Jahresübersicht auch andere Mitarbeiter angezeigt zu bekommen (Kalendereinsicht Gruppe oder Kalendereinsicht alle).

Jahresübersicht

Urlaubskalender

Um hier eine Aktion ausführen zu können müssen Sie als erstes auf „Sperren“ klicken.

Über die Urlaubskarte können Sie z.B. Urlaub, Überstunden, Dienstreisen oder Elternzeit beantragen. Des Weiteren werden hier auch Ihre Krankheitstage markiert. Der Verwalter hat auch die Möglichkeit für alle Benutzer eine Eintragung vorzunehmen, z.B. eine Freistellung für den 24.12. Dazu muss er oben „Alle Benutzer“ anhaken.

Urlaubskalender

Unten rechts gibts es noch eine Urlaubsübersicht. Hier kann man in die unteren beiden Zeilen klicken um die Ansicht zu wechseln. Entweder „Insgesamt gebucht“, wie viel Urlaub wurde schon für das gesamte Jahr beantragt und genehmigt, oder „bis heute genommen“, wie viele Urlaubstage wurden bis heute genommen.

Die Eintragungen in dem Kalender können entweder über die Auswahlfelder im unteren Bereich „Kalendereintrag buchen“ erfolgen oder per Rechtsklick auf den gewünschten Tag, z.B. Ganztags Urlaub

Urlaubskarte
  • Ein Linksklick markiert den geklickten Tag
  • Shift + Linksklick setzt das Ende auf den gecklikten Tag (Beginn bleibt unverändert)
  • STRG + Linksklick setzt den Anfang auf den geklickten Tag (Ende bleibt unverändert)

Administratoren und Verwalter können, mit einem Rechtsklick, den jeweiligen Kalendereintrag eines Mitarbeiters genehmigen bzw. ablehnen. Administratoren können sich auch selbst die Kalendereintragungen genehmigen bzw ablehnen. Wird ein Kalendereintrag der in der Vergangenheit liegt genehmigt, wird der Saldo nach Tagesabschluss angepasst.

Des Weitern ist es möglich über Multiselect (Umschalttaste gedrückt halten um mehrere Tage auszuwählen) für mehrere Tage einen Kalendereintrag zu erstellen bzw. als Admin oder Verwalter auch zu genehmigen.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Speichern

Hiermit speichern Sie Ihre Eintragungen.

Aktion

Hier wählen Sie aus ob Sie eine neue Aktion einfügen oder löschen möchten.

Eintragungstyp

Hier geben Sie den Typ an z.B. Urlaub oder Dienstreise

Tagesintervall

Hier kann man ein Intervall eintragen um ein wiederkehrendes Ereignis alle x Tage im Kalender einzutragen. Z.B. möchte man für die nächsten 3 Wochen jeden Freitag Urlaub beantragen. Dann kann man den ersten Freitag auswählen und die nächsten 3 Wochen markieren und als Intervall eine 7 eintragen.

Beginn

Hier geben Sie den Beginn Ihrer Eintragung ein z.B. den Urlaubsbeginn

Ende

Hier geben Sie das Ende Ihrer Eintragung ein z.B. Urlaubsende

Halbtags/Ganztags

Hier wählen Sie aus, ob die Eintragung halbtags/ganztags erfolgen soll z.B. einen halben Tag Urlaub oder einen ganzen Tag Urlaub