DATEV

Übergabe an DATEV (Dateibasiert)

Mithilfe der FiBu-Übergabe werden Ihre Daten so aufbereitet dass diese an einen externen Dienstleister (in diesem Beispiel DATEV) übergeben werden können. Die aufbereiteten Daten werden in eine Datei exportiert, welche die Software des Dienstleisters importieren kann.

FiBu Übergabe an Datev

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Belegdatum von/bis

Wählen Sie hier das Belegdatum von/bis aus.

Belege übergeben

Bei gesetztem Häkchen übergeben Sie die Belege.

Adressen übergeben

Hier können Sie auswählen, welche Adressen übergeben werden sollen. Sie haben hier die Auswahl zwischen „nur bebuchte“, „alle“ oder „keine“

Warenausgangsrechnungen übergeben

Über dieses Häkchen können Warenausgangsrechnungen übergeben werden.

Wareneingangsrechnungen übergeben

Über dieses Häkchen werden Wareneingangsrechnungen übergeben.

Barkäufe übergeben

Bei gesetztem Häkchen werden Barkäufe übergeben.

Kasse übergeben

Bei gesetztem Häkchen wird die Kasse übergeben (gilt nur für bereits abgerechnete Kassen). Sollten unter 9.7.7.7 unter dem Reiter „Import-Stapel Belege“ noch nicht importierte Kassenbelege vorhanden sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die FiBu-Übergabe kann nicht ausgeführt werden bis alle Kassenbelege übernommen worden sind. Diese Funktion dient dazu, Differenzen bei der FiBu-Übergabe zu vermeiden.

Zahlungen übergeben

Bei gesetztem Haken werden alle Zahlungen übergeben.

Export nach

Wählen Sie ggf. das Laufwerk, bzw. den Pfad aus, wohin die Datei exportiert werden soll. Im Optimalfall wählen Sie ein Verzeichnis aus, auf das von Datev auch lesend und schreibend zugegriffen werden kann.

Übergabe durchführen

Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, werden per Klick auf OK alle Belege geprüft.
Sie gelangen in folgende Maske, wenn für den ausgewählten Zeitraum noch ungebuchte Belege vorliegen:

Per Klick auf Ignorieren wird die Fibu-Übergabe gestartet und die angezeigten Belege werden übersprungen.
Falls ungebuchte Belege vorhanden sind, erhalten Sie diese Meldung auch für die Einkaufsseite.

Nachdem die Überprüfung der Buchungen abgeschlossen ist, erhalten Sie folgende Vorschau:

FiBu Übergabe an Datev

Sie erhalten hier Mitteilung darüber, wie viele inkorrekte Buchungssätze (rot markiert) und wie viele Buchungssätze insgesamt vorhanden sind.

Wenn Sie den Haken bei ’nur fehlerhafte Buchungen anzeigen‘ setzen, zeigt Ihnen die Vorschau nur die inkorrekten Datensätze. Wenn Sie den Haken bei ‚fehlerhafte Buchungen trotzdem übergeben‘ setzen, übergeben Sie diese an DATEV, es wird jedoch empfohlen alle zu prüfen und fehlende Konten zu ergänzen. Wenn jedoch 2 Buchungen für eine Belegnummer vorliegen und eine dieser Buchungen fehlerhaft ist, empfiehlt es sich den Haken zu setzen, da sonst beide Buchungen nicht übergeben werden, da kein ‚teilweise übergeben‘ im Beleg möglich ist.

Die Hinweise, welche Sie über den Haken ‚Hinweise anzeigen‘ einblenden können, zeigen Ihnen die Fehler so genau wie möglich auf. Per Doppelklick blau hinterlegten Felder können Sie den entsprechenden Datensatz in der VARIO direkt öffnen. Korrigieren Sie dann die noch fehlenden Konten und öffnen Sie die Vorschau erneut.

Ziel sollte es sein, dass Vario für alle Buchungen Konten selbständig ermitteln kann.

Sie können die Liste auch über den Button ‚Exportieren‘ in Excel oder anderen Dateiformaten Speichern.

Per Klick auf OK wird eine Datei generiert, die in DATEV eingespielt werden kann. Es öffnet sich das Übergabeprotokoll, welches Sie Drucken oder Speichern können:

FiBu Übergabe an Datev

Sie erhalten nach dem Übergabeprotokoll folgende Meldung:

FiBu Übergabe an Datev

Es wird empfohlen erst nach dem Einspielen der erzeugten Dateien in DATEV auf ‚Ja‘ zu klicken. Falls Fehler auftreten, können Sie auf ‚Nein‘ klicken und die FiBu-Übergabe erneut starten. Andernfalls müssen Sie diese über 7.8.0 zurücksetzen.

In Datev Importieren

Hier eine kurze Anleitung wie die von VARIO8 exportierten Daten in Datev importiert werden können.

Auf der Startseite der Datevanwendung „Rechnungswesen“ müssen Sie einen Doppelklick auf das gewünschte Unternehmen machen. Hier im Beispiel VARIO Test.

FiBu Übergabe an Datev

Danach öffnet sich die Maske Rechnungswesen. Dort bitte einen Doppelklick auf Stapelverarbeitung machen.

FiBu Übergabe an Datev

Hier können Sie jetzt die gewünschten Daten importieren.

FiBu Übergabe an Datev

Wichtig unter Einstellungen den Haken bei „Die Felder Datum und Konto schleppen rausnehmen. Damit geben Sie an, dass nicht gefüllte Felder, nicht mit Daten aus vorherigen Feldern gefüllt werden.

FiBu Übergabe an Datev

Zu beachten ist, dass die Felder Berater und Mandant mit den Feldern in der Vario Parameterverwaltung -> Fibu-Schnittstellen -> Datev übereinstimmen. Danach auf Importieren klicken.

FiBu Übergabe an Datev
FiBu Übergabe an Datev

Jetzt wird Ihnen in der Stapelverarbeitung der importierte Datensatz angezeigt und Sie können diesen verarbeiten.

FiBu Übergabe an Datev
FiBu Übergabe an Datev

Als nächstes müssen Sie einen Doppelklick auf Belege buchen machen.

FiBu Übergabe an Datev

Hier wird Ihnen jetzt der Buchungsstapel angezeigt. Diesen können Sie mit einem Doppelklick, oder mit dem Öffnen Button öffnen.

FiBu Übergabe an Datev

Es öffnen sich die Belege. Diese können jetzt mit einem Doppelklick ausgewählt und bearbeitet werden.

FiBu Übergabe an Datev

Beim schließen haben Sie die Möglichkeit den Buchungsstapel festzuschreiben.

FiBu Übergabe an Datev

DATEV Buchungsdatenservice

Der Datev Buchungsdatenservice ist jetzt in der VARIO verfügbar. Mit dem Buchungsdatenservice können Buchungsdaten, Stammdaten und die zugehörigen Belegbilder über die DATEV-Cloud an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übertragen werden.

Bei Verwendung des Datev Buchungsdatenservices werden nun alle PDF-Dokumente einer Akte, die zu einer Eingangsrechnung gehören, als Stapel mit zu Datev übertragen und sind damit für den Steuerberater einsehbar.
Die Übertragung des von Vario generierten Eingangsrechnungs-PDF entfällt.

Um den Buchungsdatenservice einzurichten öffnen Sie bitte die Parameterverwaltung -> Fibu-Schnittstellen -> DATEV und klicken auf Langzeittoken hinzufügen.

DATEV Buchungsdatenservice

Die Zugangsdaten erhalten SIe von Ihrem Steuerberater. Jetzt muss eine Authentifikation z. B. Mit dem Handy erfolgen.

DATEV Buchungsdatenservice

Als nächstes wählen Sie bitte den Mandanten aus und fordern für diesen einen Langzeittoken an.

DATEV Buchungsdatenservice

Jetzt müssen Sie noch den Berechtigungen zustimmen.

DATEV Buchungsdatenservice

Und abschließend die VARIO einmal neu starten.

DATEV Buchungsdatenservice

Zur Kontrolle sollte jetzt in der Parameterverwaltung ein grünes Langzeittoken hinterlegt sein.

DATEV Buchungsdatenservice

Bei einem Klick auf den Token öffnet sich ein Browser Fenster, in dem die erteilten Berechtigungen angezeigt werden.

DATEV Buchungsdatenservice

Nachdem Sie den Langzeittoken hinterlegt haben, erscheint in der Fibu-Übergabe (Menüpunkt 7.8.1) ein Neuer Reiter „DATEV Buchungsservice“. Hier können Sie jetzt die Belege an den DATEV Buchungsservice übergeben.

Die PDF-Datei darf maximal 500kB groß sein. Dies kann z.B. über die Belegverwaltung -> Ausgabe -> PDF speichern geprüft werden. Des Weiteren gibt es die Möglichkeit die Schrift als nicht eingebettet darzustellen (Parameterverwaltung), dadurch wird die Datei auch kleiner ist aber nicht auf allen Endgeräten darstellbar.

DATEV Buchungsdatenservice
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Wenn die Übergabe erfolgreich war, wird Ihnen dies jetzt angezeigt.

DATEV Buchungsdatenservice