Fibuübergaben

Mithilfe der FiBu-Übergabe werden Ihre Daten so aufbereitet, dass diese an einen externen Dienstleister und/oder Steuerberater übergeben werden können.

Übergabe an DATEV (dateibasiert)

Mithilfe der FiBu-Übergabe werden Ihre Daten so aufbereitet dass diese an einen externen Dienstleister (in diesem Beispiel DATEV) übergeben werden können. Die aufbereiteten Daten werden in eine Datei exportiert, welche die Software des Dienstleisters importieren kann.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung:

Selektion

Belegdatum von/bis
Wählen Sie hier das Belegdatum von/bis aus.

Belege übergeben
Bei gesetztem Häkchen übergeben Sie die Belege.

Adressen übergeben
Hier können Sie auswählen, welche Adressen übergeben werden sollen. Sie haben hier die Auswahl zwischen „nur bebuchte“, „alle“ oder „keine“

Belegtypen

Warenausgangsrechnungen übergeben
Über dieses Häkchen können Warenausgangsrechnungen übergeben werden.

Wareneingangsrechnungen übergeben
Über dieses Häkchen werden Wareneingangsrechnungen übergeben.

Barkäufe übergeben
Bei gesetztem Häkchen werden Barkäufe übergeben.

Kasse übergeben
Bei gesetztem Häkchen wird die Kasse übergeben (gilt nur für bereits abgerechnete Kassen). Sollten unter 9.7.7.7 unter dem Reiter „Import-Stapel Belege“ noch nicht importierte Kassenbelege vorhanden sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die FiBu-Übergabe kann nicht ausgeführt werden bis alle Kassenbelege übernommen worden sind. Diese Funktion dient dazu, Differenzen bei der FiBu-Übergabe zu vermeiden.

Zahlungen übergeben
Bei gesetztem Haken werden alle Zahlungen übergeben.

Export nach

Laufwerk/Pfad
Wählen Sie ggf. das Laufwerk, bzw. den Pfad aus, wohin die Datei exportiert werden soll. Im Optimalfall wählen Sie ein Verzeichnis aus, auf das von Datev auch lesend und schreibend zugegriffen werden kann.

Übergabe durchführen

Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, werden per Klick auf OK alle Belege geprüft.
Sie gelangen in folgende Maske, wenn für den ausgewählten Zeitraum noch ungebuchte Belege vorliegen:

Per Klick auf Ignorieren wird die Fibu-Übergabe gestartet und die angezeigten Belege werden übersprungen.
Falls ungebuchte Belege vorhanden sind, erhalten Sie diese Meldung auch für die Einkaufsseite.

Nachdem die Überprüfung der Buchungen abgeschlossen ist, erhalten Sie folgende Vorschau:

Sie erhalten hier Mitteilung darüber, wie viele inkorrekte Buchungssätze (rot markiert) und wie viele Buchungssätze insgesamt vorhanden sind.

Wenn Sie den Haken bei ’nur fehlerhafte Buchungen anzeigen‘ setzen, zeigt Ihnen die Vorschau nur die inkorrekten Datensätze. Wenn Sie den Haken bei ‚fehlerhafte Buchungen trotzdem übergeben‘ setzen, übergeben Sie diese an DATEV, es wird jedoch empfohlen alle zu prüfen und fehlende Konten zu ergänzen. Wenn jedoch 2 Buchungen für eine Belegnummer vorliegen und eine dieser Buchungen fehlerhaft ist, empfiehlt es sich den Haken zu setzen, da sonst beide Buchungen nicht übergeben werden, da kein ‚teilweise übergeben‘ im Beleg möglich ist.

Die Hinweise, welche Sie über den Haken ‚Hinweise anzeigen‘ einblenden können, zeigen Ihnen die Fehler so genau wie möglich auf. Per Doppelklick blau hinterlegten Felder können Sie den entsprechenden Datensatz in der VARIO direkt öffnen. Korrigieren Sie dann die noch fehlenden Konten und öffnen Sie die Vorschau erneut.

Ziel sollte es sein, dass Vario für alle Buchungen Konten selbständig ermitteln kann.

Sie können die Liste auch über den Button ‚Exportieren‘ in Excel oder anderen Dateiformaten Speichern.

Per Klick auf OK wird eine Datei generiert, die in DATEV eingespielt werden kann. Es öffnet sich das Übergabeprotokoll, welches Sie Drucken oder Speichern können:

Sie erhalten nach dem Übergabeprotokoll folgende Meldung:

Es wird empfohlen erst nach dem Einspielen der erzeugten Dateien in DATEV auf ‚Ja‘ zu klicken. Falls Fehler auftreten, können Sie auf ‚Nein‘ klicken und die FiBu-Übergabe erneut starten. Andernfalls müssen Sie diese über 7.8.0 zurücksetzen.

In Datev Importieren

Hier eine kurze Anleitung wie die von VARIO8 exportierten Daten in Datev importiert werden können.

Auf der Startseite der Datevanwendung „Rechnungswesen“ müssen Sie einen Doppelklick auf das gewünschte Unternehmen machen. Hier im Beispiel VARIO Test.

Danach öffnet sich die Maske Rechnungswesen. Dort bitte einen Doppelklick auf Stapelverarbeitung machen.

Hier können Sie jetzt die gewünschten Daten importieren.

Wichtig unter Einstellungen den Haken bei „Die Felder Datum und Konto schleppen rausnehmen. Damit geben Sie an, dass nicht gefüllte Felder, nicht mit Daten aus vorherigen Feldern gefüllt werden.

Zu beachten ist, dass die Felder Berater und Mandant mit den Feldern in der Vario Parameterverwaltung -> Fibu-Schnittstellen -> Datev übereinstimmen. Danach auf Importieren klicken.

Jetzt wird Ihnen in der Stapelverarbeitung der importierte Datensatz angezeigt und Sie können diesen verarbeiten.

Als nächstes müssen Sie einen Doppelklick auf Belege buchen machen.

Hier wird Ihnen jetzt der Buchungsstapel angezeigt. Diesen können Sie mit einem Doppelklick, oder mit dem Öffnen Button öffnen.

Es öffnen sich die Belege. Diese können jetzt mit einem Doppelklick ausgewählt und bearbeitet werden.

Beim schließen haben Sie die Möglichkeit den Buchungsstapel festzuschreiben.

Übergabe an Lexware

Mithilfe dieses Menüpunktes können Sie Daten an das Finanzbuchhaltungsprogramm Lexware übergeben.

Mitunter kann es passieren, dass ein Beleg nicht automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben werden kann. Z. B. kann es bei Belegen mit sehr vielen Positionen sein, dass es zu Differenzen zwischen den Brutto- und Nettobeträgen kommt, die sich mathematisch leider nicht verhindern lassen.

In diesen Fällen müssen die Belege manuell in die FiBu-Software eingegeben werden. Der jeweilige Beleg kann dann über die Sonderfunktionen der Belegverwaltung (bzw. Bestellverwaltung) manuell als übergeben gekennzeichnet werden. Auf diesem Weg kann auch ein bereits als übergeben gekennzeichneter Beleg wieder als nicht übergeben gekennzeichnet werden.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Selektion

Belegdatum von/bis
Wählen Sie hier das Belegdatum von/bis aus.

Belege übergeben
Bei gesetztem Häkchen übergeben Sie die Belege.

Adressen übergeben
Hier können Sie auswählen, welche Adressen übergeben werden sollen. Sie haben hier die Auswahl zwischen „nur bebuchte“, „alle“ oder „keine“

Belegtypen

Warenausgangsrechnungen übergeben
Mit dieser Option übergeben Sie die Ausgangsrechnungen (auch Lieferschein/Rechnung) an die FiBu.

Warenausgangsgutschriften
Ist diese Option aktiviert, werden Gutschriften auf Ausgangsseite (mit und ohne Warenrücknahme) für die FiBu-Übergabe ausgespielt.

Export nach

Laufwerk/Pfad
Wählen Sie ggf. das Laufwerk, bzw. den Pfad aus, wohin die Datei exportiert werden soll.

In Lexware importieren

Hier eine kurze Anleitung wie die von VARIO8 exportierten Daten in Lexware importiert werden können.

Es sind in der Regel werden 3 Dateien exportiert worden, die sinnvoller Weiße in folgender Reihenfolge zu importieren sind. Importieren Sie immer zuerst die Personendaten Kreditoren und Debitoren und dann erst die Rechnungen.

Innerhalb der Lexwareanwendung können Sie unter Datei / Import ASCII den Menüpunkt zum Importieren der VARIO 8 Daten anwählen.

Geben Sie bitte im folgenden Fenster die Importdatei für die Debitoren oder Kreditoren an.

Im Fenster 4 ordnen Sie den Felder aus VARIO die entsprechenden Felder der Lexwareanwendung zu.

Nach der Zuordnung können mit „Weiter > “ die Daten importiert werden.

TIPP – Speichern Sie den Import als Einstellung ab. Damit können Sie dann in Zukunft die Daten einfacher importieren.

Verfahren Sie anschließend mit den Kreditoren genauso.

Beim Importieren der Rechnungen ist das Verfahren von der Vorgehensweise gleich.

Manuelle Übergabe an Perfacto

Mithilfe der FiBu-Übergabe werden Ihre Daten so aufbereitet, dass diese an Perfacto übergeben werden können.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Selektion

Belegtypen

Warenausgangsrechnungen übergeben
Über dieses Häkchen können Warenausgangsrechnungen übergeben werden.

Wareneingangsrechnungen übergeben
Über dieses Häkchen werden Wareneingangsrechnungen übergeben.

Barkäufe übergeben
Bei gesetztem Häkchen werden Barkäufe übergeben.

Kasse übergeben
Bei gesetztem Häkchen wird die Kasse übergeben (gilt nur für bereits abgerechnete Kassen). Sollten unter 9.7.7.7 unter dem Reiter „Import-Stapel Belege“ noch nicht importierte Kassenbelege vorhanden sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die FiBu-Übergabe kann nicht ausgeführt werden bis alle Kassenbelege übernommen worden sind. Diese Funktion dient dazu, Differenzen bei der FiBu-Übergabe zu vermeiden.

Export nach

Laufwerk/Pfad
Wählen Sie ggf. das Laufwerk, bzw. den Pfad aus, wohin die Datei exportiert werden soll.

Übergabe durchführen

Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, werden per Klick auf OK alle Belege geprüft.
Sie gelangen in folgende Maske, wenn für den ausgewählten Zeitraum noch ungebuchte Belege vorliegen:

Per Klick auf Ignorieren wird die Fibu-Übergabe gestartet und die angezeigten Belege werden übersprungen. Wenn Sie auf Abbrechen klicken, dann gelangen Sie wieder zum Anfang.
Nachdem die Überprüfung der Buchungen abgeschlossen ist, erhalten Sie folgende Vorschau:

Sie erhalten hier Mitteilung darüber, wie viele inkorrekte Buchungssätze (rot markiert) und wie viele Buchungssätze insgesamt vorhanden sind.

Wenn Sie den Haken bei ’nur fehlerhafte Buchungen anzeigen‘ setzen, zeigt Ihnen die Vorschau nur die inkorrekten Datensätze. Wenn Sie den Haken bei ‚fehlerhafte Buchungen trotzdem übergeben‘ setzen, übergeben Sie diese an Perfacto, es wird jedoch empfohlen alle zu prüfen und fehlende Konten zu ergänzen. Wenn jedoch 2 Buchungen für eine Belegnummer vorliegen und eine dieser Buchungen fehlerhaft ist, empfiehlt es sich den Haken zu setzen, da sonst beide Buchungen nicht übergeben werden, da kein ‚teilweise übergeben‘ im Beleg möglich ist.

Die Hinweise, welche Sie über den Haken ‚Hinweise anzeigen‘ einblenden können, zeigen Ihnen die Fehler so genau wie möglich auf. Per Doppelklick blau hinterlegten Felder können Sie den entsprechenden Datensatz in der VARIO direkt öffnen.

Sie können die Liste auch über den Button ‚Exportieren‘ in Excel oder anderen Dateiformaten Speichen.

Per Klick auf OK wird eine Datei generiert, die in Perfacto eingespielt werden kann. Es öffnet sich das Übergabeprotokoll, welches Sie Drucken oder Speichern können:

Automatische Übergabe an Perfacto

Sie können auch automatisiert alle FiBu-Buchungen an Perfacto übergeben. Hierfür benötigen Sie die Replikation (rs.exe) und müssen zunächst ein paar Angaben in der Parameterverwaltung machen:

Setzen Sie den Haken bei ‚Auto-Übergabe Buchungen‘. Sie erhalten folgenden Hinweis:

Dieser bezieht sich auf das Datum, welches Sie im Feld darunter bei ‚Auto-Übergabe ab‘ einstellen müssen. Desweiteren können Sie auswählen, welche Belege (älter als) und ob auch fehlerhafte Buchungen übergeben werden sollen.

Außerdem müssen Sie daneben noch einen Mandanten und einen Host eintragen.

Anschließend müssen Sie in der Replikation folgende Einstellungen vornehmen:

Sie können die FiBu-Übergabe weiterhin manuell über den Menüpunkt 7.8.5 durchführen (um beispielsweise fehlerhafte Buchungen zu bearbeiten). Währenddessen ist die automatische Übergabe gesperrt und umgekehrt, damit die Buchungen nicht doppelt übergeben werden können.

Nach Ausführen der Replikation erhalten Sie die OP-Salden und die Freigaben von Perfacto zurück:

FiBu-Übergabe zurücksetzen

Über diesen Menüpunkt können Sie alle an ein Finanzbuchhaltungsprogramm übergebene Buchungen zurücksetzen. Sie können die zurückzusetzenden Buchungen anhand eines beliebigen Zeitraums oder anhand eines bestimmten Datums selektieren.

Zudem können Sie wählen, ob Sie Rechnungen oder Zahlungen zurücksetzen möchten. Mit der Aktivierung der Option Zurücksetzen können Sie die im Folgefenster angezeigten, aufgrund des Buchungsdatums selektierten Zahlungen/Rechnungen zurücksetzen.

Bleibt die Option inaktiv, lassen sich die selektierten Daten im Folgefenster ausschließlich betrachten, aber nicht zurücksetzen.

Nach Klick auf die Schaltfläche Weiter gelangen Sie in die Buchungsübersicht:

Hier sehen Sie alle von der Datumseingrenzung im vorherigen Fenster selektierte Buchungen. Mit Klick auf die Schaltfläche OK werden die Buchungen zurückgesetzt und stehen für ein erneutes Ausspielen wieder zur Verfügung.