GoBD
Rechtskonform arbeiten
Digital archivieren

GoBD-konform archivieren – mit dem VARIO ERP-System


Nicht erst seit den GoBD sind Unternehmer/innen sind dazu verpflichtet, steuerlich relevante Belege und Geschäftsvorfälle rechtskonform aufzubewahren. Am 01. Januar 2015 traten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Kraft, zum 01. Januar 2017 wurden die Regelungen durch das BMF weiter verschärft und 2019 Neuerungen veröffentlicht. Die Grundsätze gelten uneingeschränkt für jeden Unternehmer – auch Freiberufler und Kleinunternehmer haben sich an die GoBD zu halten.

Auch heute noch erledigen viele Unternehmen die Rechnungsstellung mit klassischen Office-Programmen wie Word oder Excel. Softwares wie diese oder andere herkömmliche Text- und Tabellenkalkulationsprogramme erfüllen die GoBD nicht. Die Dokumente sind änderbar. Auch gespeicherte und schreibgeschützte Dokumente erfüllen die GoBD nicht.

Die GoBD gilt für alle Selbständigen und Unternehmen – egal ob Kleinunternehmer, Mittelständler oder Konzern.

GoBD – Die Bedeutung


GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Unternehmerinnen und Unternehmer haben die dort enthaltenen Kriterien und Richtlinien beim Einsatz einer elektronischen Buchführung zu erfüllen.

Die GoBD umfasst die folgenden vier Bereiche:

  1. GoBD-konforme Arbeitsweise
  2. Einsatz von Software gemäß den GoBD
  3. Revisionssichere Archivierung
  4. Die vollständige Verfahrensdokumentation
Mit der im Jahr 2015 in Kraft getretenen Verordnung soll eine reibungslose Betriebsprüfung für Unternehmer durch die Steuerprüfer und das Finanzamt gewährleistet werden. In einer Zeit, in der immer mehr mediengestützt gearbeitet wird, ist es unerlässlich, auch die Systeme zur Aufbewahrung von Dokumenten und Dateien zu aktualisieren. Ziel der GoBD ist es, eine einheitliche Regelung für die Aufbewahrung elektronischer und analoger Daten in der mediengestützten Welt zu schaffen.
Richterhammer

GoBD-konform arbeiten. So geht’s!


Unternehmer/innen, die optimal auf die nächste Betriebsprüfung vorbereitet sein möchten, müssen die in den GoBD verankerten Ordnungsvorschriften über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist sicherstellen. Die geforderte Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente. Sowohl Dokumente in Papierform als auch in elektronischer Form unterliegen diesen Vorschriften.

Folgende Punkte müssen bei der GoBD-konformen Buchhaltung erfüllt werden:

  • Nachvollziehbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtige und zeitnahe Buchung
  • Ordnung und Unveränderbarkeit
  • Formattreue bei Archivierung

Nachvollziehbarkeit

Keine Buchung ohne Beleg! Jeder Geschäftsvorfall muss anhand eines Beleges nachgewiesen werden. Allein mit dem Beleg kann die Prüfung einzelner Geschäftsvorfälle und deren Entstehen erfolgen. Mit einer lückenlosen Verfahrensdokumentation können sich Wirtschaftsprüfer/innen einen Überblick über die Buchführung und einzelnen Geschäftsvorfälle verschaffen.

Vollständigkeit

Die Dokumentation aller steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle muss vollumfänglich erfolgen.

Beispiel: Für Einnahmen und Ausgaben müssen folgende Informationen per Beleg erfasst werden:

  • Eindeutige Belegnummer
  • Betrag und Mengenangaben
  • Belegdatum
  • Belegaussteller und -empfänger

Richtige und zeitnahe Buchung

Innerhalb von 10 Tagen sind unbare Geschäftsvorfälle in der Buchführung zu erfassen – Kasseneinnahmen sogar täglich. Manipulationen sollen mit dem Grundsatz der zeitnahen Buchung verhindert werden.

Geschäftsvorfälle sind wahrheitsgemäß zu dokumentieren. Die tatsächlichen Verhältnisse sind mit Hilfe von Belegen abzubilden.

Ordnung und Unveränderbarkeit

Bei der Dokumentation von relevanten Geschäftsvorfällen ist stets darauf zu achten, dass diese chronologisch und unverzüglich erfolgt. Steuerbare, steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze erfordern eine getrennte Aufzeichnung.

Nehmen Sie Korrekturen vor, müssen diese kenntlich gemacht werden und für sachverständige Dritte nachvollziehbar sein. Der ursprüngliche Inhalt eines Dokuments muss zu jeder Zeit festzustellen sein.

Formattreue bei Archivierung

Ein Unternehmer handelt GoBD-konform, wenn die Formattreue bei der Aufbewahrung eingehalten wird. Elektronische Dokumente, wie zum Beispiel E-Mails, sind auch in elektronischer Form zu archivieren. Eine Archivierung in Papierform ist unzulässig. Handelt es sich hingegen um Dokumente in Papierform, können diese auch elektronisch archiviert werden.

E-Mail-Archivierung


Seit dem 01. Januar 2007 gilt jede E-Mail als Geschäftsbrief. Daher sind E-Mails bei der GoBD-konformen Archivierung zu berücksichtigen.

Welche E-Mails aufzubewahren sind, entscheidet unter anderem das deutsche Steuerrecht. Im Handelsgesetzbuch (HGB) sind ebenfalls Vorschriften für die E-Mail-Archivierung verankert. Für eine revisionssichere Archivierung von E-Mails sollten Sie daher die Vorschriften des deutschen Steuerrechts uneingeschränkt beachten.

Gemäß den Bestimmungen des deutschen Steuerrechts und der GoBD sind E-Mails mit folgenden Inhalten zu archivieren:

  • Buchungsbelege
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergabe der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • E-Mails mit jeglichen steuerlich relevanten Inhalten
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lagerberichte
  • Organisationsunterlagen
Steuerlich relevante E-Mails müssen nach den GoBD inklusive ihrer Anhänge manipulationssicher, maschinell lesbar und vollständig archiviert werden. Bei der E-Mail kommt es mit darauf an, ob steuerlich relevante Informationen im E-Mail-Text stehen, dann muss diese archiviert werden. Ist nur der Anhang steuerlich relevant, so müsste eigentlich nur der Anhang archiviert werden. Die E-Mail an sich ist dann vergleichbar mit einem Briefumschlag. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass es einfach ist, die gesamte E-Mail zu archivieren. Darüber hinaus müssen sie jederzeit abrufbar sein.

Für wen sind die GoBD-Grundsätze verpflichtend?


Die GoBD gelten für jeden Unternehmer. Nicht nur Bilanzierungspflichtige haben die GoBD-Richtlinien zu beachten. Für Freiberufler und Kleinunternehmer, welche die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden, gelten die Vorschriften der GoBD ebenfalls.

Damit eine Befreiung von der Umsatzsteuer erfolgen kann, muss nachgewiesen werden, dass die Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschritten wurden.

Daraus ergibt sich, dass jeder Unternehmer zur Erfüllung der GoBD selbst verantwortlich ist. Auch wenn ein Steuerberater für die Steuererklärung engagiert werden sollte, sind Sie als Unternehmer/in für die GoBD-konforme Buchhaltung und Aufbewahrung verantwortlich.

Beachten Sie, dass Sie bei elektronischen Dokumenten und deren Verarbeitung laut den GoBD eine Verfahrensdokumentation erstellen müssen. Mit einer Verfahrensdokumentation erfüllen Sie die nach den GoBD vorgeschriebenen Grundsätze der Nachvollziehbarkeit.


Für welche Systeme müssen die GoBD beachtet werden?


Grundsätzlich für alle Buchführungssysteme sowie die Vor- und Nebensysteme. Dies sind beispielswiese Warenwirtschaftssysteme, Kassensysteme, Zeiterfassung, Archivsystem sowie das Dokumenten-Management-System inklusive der Schnittstellen untereinander.

Mit der VARIO ERP-Software die GoBD erfüllen


Damit Sie auf künftige Betriebsprüfungen optimal vorbereitet sind, sollten Sie unbedingt auf eine ERP-Software zurückgreifen, die die GoBD erfüllt. Das ERP-System von VARIO erfüllt diese Kriterien. Auch im Falle einer Betriebsprüfung können Sie Ihre Daten dem Prüfer bzw. der Finanzverwaltung nach den entsprechenden Vorgaben und Anforderungen zur Verfügung stellen.

Legen Sie steuerrelevante Daten und elektronische Dokumente mit Office-Programmen wie Word oder Excel ab, verstoßen Sie gegen die in der GoBD festgeschriebenen Anforderungen der Unveränderbarkeit.

Zusammen mit der VARIO ERP-Software und dem dort integrierten Dokumentenmanagement-System (DMS) von ELO bewältigen Sie die Herausforderungen der GoBD mit einer rechtskonformen Archivierung ohne viel Zeitaufwand. Mit ausgefeilten Funktionen für das E-Mail-Management ist die rechtskonforme Archivierung von E-Mails ebenfalls sichergestellt. E-Mails, deren Anhänge und Inhalte sind mit der Enterprise-Suchtechnologie in Sekundenschnelle auffindbar. E-Mails, die in ELO archiviert wurden, können mit der ERP-Software von VARIO geöffnet und gelesent werden.


Die Vorteile der VARIO ERP-Software und dem DMS von ELO

  • GoBD-konforme Archivierung
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten
  • Individuelle Berechtigungen für festgelegten Datenzugriff
  • Rechtskonforme Verwaltung sensibler Daten
  • Transparente Dokumentation der Unternehmensprozesse
  • Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse und smarte Suchmechanismen
  • Strukturierter Überblick dank zentraler Datenablage
  • Möglichkeit zur sofortigen Auskunft über beweispflichtige Dokumente

Die Folgen bei Nichterfüllung der GoBD


Ein Verstoß kann für Unternehmer/innen schwerwiegende Folgen haben. Werden die Vorschriften der GoBD nicht erfüllt, kann es teuer werden und zu folgenden Sanktionen führen:

  • Verfolgung von Insolvenzstraftaten
  • Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung
  • Steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen


Die Änderungen der GoBD-Neufassung 2019 im Überblick


Die GoBD 2019 wurden am 11. Juli 2019 mit dem Schreiben des BMF (Bundesfinanzministerium) veröffentlicht (Veröffentlichung vom BMF zurückgezogen, Stand 05.09.2019). Mit der Neufassung sollen die Regelungen zur ordnungsmäßigen Buchführung dem digitalen Wandel nachkommen können.

Die GoBD 2019 sollen Unternehmen künftig deutliche Erleichterungen verschaffen.

Folgende Neuerungen ergeben sich mit den GoBD 2019:

  1. Die Digitalisierung von Belegen: Belege dürfen neben dem Scannen ab sofort mit mobilen Endgeräten abfotografiert werden. Das mobile Scannen kann auch um Ausland erfolgen, sofern die Belege dort entstanden sind oder dort empfangen wurden.
  2. Aufbewahrung von Belegen: Bei der Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente, kann unter bestimmten Voraussetzungen auf die Archivierung der Ursprungsform verzichtet werden. Das Ziel Papierbelege langfristig zu eliminieren.
Revisionssicheres Dokumentenmanagement (DMS) im VARIO ERP mit ELOprofessional

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