Webinar LIVE am 05. März: VARIO & Nexi - "bargeldloses Bezahlen" am PoS & E-Commerce Jetzt anmelden
EDI - Electronic Data Interchange in der Schnittstelle der VARIO Warenwirtschaft

Electronic Data Interchange

EDI für den elektronischen Beleg- und Datenaustausch

EDI-Schnittstelle in VARIO

EDI (Electronic Data Interchange) ist im ERP-Umfeld ein Synonym für den elektronischen Beleg- und Datenaustausch sowie für den Austausch weiterer elektronisch übermittelbarer Daten und Geschäftsvorfälle. So steht EDI für die Übermittlung von Stammdaten, wie beispielsweise Preislisten und Bestandsdaten und für die Übermittlung von Belegen, (z.B. Rechnungen, Angebote, u.v.m.) zur Abbildung von Geschäftsvorfällen.

Auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen nimmt EDI an Bedeutung zu, um beispielsweise den Austausch mit großen Kunden oder Konzernen zu automatisieren. Durch EDI-Umsetzungen lässt sich in Ihrem Unternehmen Zeit einsparen und der hohe Grad an Standardisierung senkt die Fehlerquote wesentlich.

Dank einer EDI-Software hört die digitale Transformation nicht im eigenen Unternehmen auf, sondern geht über die Grenzen weiter zu den Geschäftspartnern – der Weg in das Zeitalter der Digitalisierung und der Industrie 4.0, um Prozesse möglichst effizient zu gestalten.

Mit Ihrem VARIO-Warenwirtschaftssystem können Sie verschiedene EDI-Anbindungen umsetzen. Aufgrund der teilweise hohen Komplexität und der nicht immer einheitlichen Verwendung des Begriffs „EDI“ ist eine gemeinsame Besprechung bezüglich der Voraussetzungen und Ziele empfehlenswert.

Austausch und Formate von EDI-Nachrichten

Durch unsere Partnerschaften mit EDI-Dienstleistern können Sie mit unserer Warenwirtschaft EDI-Nachrichten unterschiedlicher Formate verarbeiten und über verschiedene Protokolle übertragen.

Für den Anbieter ecosio bieten wir Ihnen hierzu eine eigene Schnittstelle an. Andere Lösungsansätze können mit unserer eigenen generischen Schnittstelle anhand von Datenmappings umgesetzt werden. Unseren zuständigen Mitarbeiter:innen finden zusammen mit Ihnen heraus, wie Ihren individuellen Anforderungen erfüllt werden können.

EDI – Nachrichten und Formate

EDI kann in seiner Umsetzung unterschiedliche Ausprägungen haben. Es gibt sowohl Standards für die Übertragungsprotokolle, als auch für die Nachrichten selbst. Welche Formate und Übertragungswege genutzt werden, hängt oft von der entsprechenden Branche ab. Mit VARIO und der generischen Schnittstelle sowie dem ecosio-Modul stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Ihre EDI-Anbindungen umzusetzen. Durch die Flexibilität der generischen Schnittstelle lassen sich gegebenenfalls auch ältere oder weniger verbreitete Standards unterstützen.

Bezüglich des EDIFACT-Standards haben unsere Kunden folgende Nachrichtenarten am häufigsten im Einsatz:

  • ORDERS – Bestellung
  • ORDRSP (Order Response) – Auftragsbestätigung
  • DESADV (Despatch advice) – Lieferavis
  • INVOIC (Invoice bzw. E-Invoicing) – Rechnung

VARIO und ecosio – EDI-Software als Komplettlösung

Der EDI-Komplettanbieter ecosio bietet Managed-EDI-Services in der Cloud. Durch die Integration der EDI-Software in unser Warenwirtschaftssystem sind Sie in der Lage, elektronischen Datenaustausch mit Ihren Partnern umzusetzen. Gleichzeitig ermöglicht Ihnen das ecosio-User-Interface End-to-End-Monitoring wichtiger Kennzahlen.

ecosio

ecosio steht für maximale Usability von EDI-Lösungen und optimiert Geschäftsprozesse für die digitale Transformation und Industrie 4.0. Dabei setzt der EDI-Dienstleister auf modernste Cloud-Technologie in Verbindung mit persönlichem Service durch EDI-Experten. Der gesamte EDI-Verkehr wird laufend von ecosio überwacht, sodass Geschäftsprozesse unterbrechungsfrei abgewickelt werden können.

Spezielles EDI-Know-How ist bei der Nutzung von ecosio nicht erforderlich.

Integration in VARIO

ecosio.ERPEL ist die wichtigste Innovation im Bereich Electronic Data Interchange, um VARIO mittels direkter Integration, eines standardisierten Übertragungskanals und eines einheitlichen Dokumentenformats zum elektronischen Datenaustausch mit Ihren Geschäftspartnern zu vernetzen.

Die Anbindung an das VARIO ERP-System und die Integration der ecosio.ERPEL-Funktionaliät ist über eine moderne REST-API realisiert. Die wichtigsten ecosio-Funktionalitäten zum Verschicken und Empfangen von EDI-Nachrichten lassen sich so direkt aus VARIO ausführen.

Unterstützung einer Vielzahl von Protokollen und Formaten

Datenübertragung der EDI-Formate und Protokolle durch die EDI-Software ecosio.MessagingHub

Durch die Integration von ecosio in die VARIO Software können Sie mit Ihrer zentralen Warenwirtschaft Nachrichten verschiedener Formate über gängige Übertragungsprotokolle austauschen. Die Konvertierung der Nachrichten und deren Übertragung zwischen Ihnen und Ihrem Geschäftspartner erfolgt durch den ecosio.MessagingHub. Aufgrund der hohen Servicequalität können Sie sich so mit VARIO um Ihr Kerngeschäft kümmern.

EDI und Digitalisierung

Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch – da wundert es kaum, dass sich auch der Datenaustausch zwangläufig an die Gegebenheiten anpassen muss. Just-in-Time- oder Just-in-Sequenz-Prinzipien verlangen einen reibungslosen Informationsfluss entlang der Wertschöpfungskette. In allen Bereichen, insbesondere in der Fertigungsindustrie, ist der elektronische Datenaustausch inzwischen unabdingbar.

Für einen reibungslosen und schnellen Austausch von Daten, müssen ERP-Systeme neue Partner und Nachrichten-Standards innerhalb kurzer Zeit einbinden können. Das VARIO-ERP-System bietet Ihnen hier unterschiedliche Möglichkeiten zur Umsetzung von Automatismen. Unsere zuständigen Mitarbeiter:innen prüfen Ihre Voraussetzungen und Anforderungen und finden im Gespräch mit Ihnen heraus, welcher Lösungsansatz passend ist.

Vorteile ecosio und VARIO

Vorteile im Überblick

  • Integration von EDI und Clearing-Center-Funktionen in Ihre VARIO-Warenwirtschaft
  • Keine zusätzliche Software für EDI erforderlich
  • VARIO geht auf Ihre EDI-Anforderungen ein
  • Anbindung von Kunden und Lieferanten aller Größen
  • Sparen Sie Kosten ein und senken Sie Fehlerquoten durch stärkere Automatisierung
  • Übersetzung der EDI-Nachrichten in unterschiedliche Formate
  • Übertragung der Nachrichten über verschiedene Protokolle
  • Kein spezielles EDI-Know-How erforderlich

Kostenlose Onlinevorführung der CRM-Software in der VARIO Warenwirtschaft vereinbaren

Kostenlose Vorführung

Integrieren Sie ecosio in Ihr VARIO ERP-System und erhalten Sie eine Gesamtlösung für EDI und Warenwirtschaft.

Lassen Sie sich VARIO in einer kostenlosen Vorführung online, bei Ihnen vor Ort oder in unserer Zentrale in Neuwied zeigen und erfahren Sie, welche Vorteile die Software für Sie bereithält.

Versionen & Preise vom VARIO Warenwirtschaftssystem

Versionen & Preise

Sie möchten VARIO kennenlernen und einen ersten Eindruck erhalten?

Dafür stellen wir Ihnen eine kostenfreie Free-Version zur Verfügung. Haben wir Sie überzeugt, entscheiden Sie. Wählen Sie das für Sie passende Modell mit allen für Ihr Unternehmen benötigten Funktionen.

FAQ zum Thema EDI

Was ist EDI und was ist ein EDI-System? Wie kann mir EDI helfen und was kostet mich der Einsatz von EDI? Wofür brauche ich einen EDI-Dienstleister? In den folgenden Abschnitten klären wir allgemeine Fragen zum Thema EDI.

Was ist EDI?

Electronic Data Interchange, kurz EDI, umfasst die automatische Übertragung von strukturierten geschäftsrelevanten Daten zwischen unterschiedlichen IT-Systemen unterschiedlicher Unternehmen. Für die Übertragung sind vordefinierte Nachrichtenstandards und EDI-Protokolle notwendig.

Was ist ein EDI System?

EDI-Systeme ermöglichen die Zusammenarbeit über Software- und Unternehmensgrenzen hinweg. Relevante Geschäftsdokumente wie Lieferscheine, Rechnungen oder auch Bestellungen, gelangen in nur wenigen Sekunden von Unternehmen zu Unternehmen. Dabei werden menschliche Eingriffe minimiert und die manuelle Erfassung, das Ausdrucken oder der Postversand von Daten und Dokumenten entfällt – der Mensch übernimmt dabei nur noch eine Art “Kontrollfunktion”. Die Herausforderung des elektronischen Dokumentenaustauschs liegt darin, die Software der Unternehmen derart miteinander zu vernetzen, dass eine einheitliche “Sprache” gesprochen werden kann. Unternehmen nutzen eigene Programme, mit eigenen Datenformaten, die entweder gar nicht oder nur schwer mit den Systemen der Geschäftspartner kompatibel sind. An dieser Stelle greifen EDI-Systeme und fungieren als eine Art “Dolmetscher”. EDI-Systeme bereiten die unterschiedlichsten Sprachen und Dialekte der Programme auf, sodass sie von dem im Unternehmen genutzten IT-System verarbeitet werden kann. Sobald jeder Kommunikationspartner eine EDI-Software im Einsatz hat, können Daten und Dokumente vom eignen Format in ein EDI-Standard-Format umgewandelt und daraufhin auf elektronischem Wege an den Geschäftspartner versendet werden. Aufgrund der Vielzahl an EDI-Formaten sind EDI-Konverter notwendig, die grundsätzlich ein Teil eines EDI-Systems sind.

Was macht und wofür brauche ich einen EDI-Dienstleister?

Damit die vorhandenen Daten konvertiert und richtig übertragen werden, ist eine entsprechende Infrastruktur notwendig. Diese wird von EDI-Dienstleistern bereitgestellt und die elektronische Datenübertragung abgewickelt. Ein Unternehmen fungiert sowohl als Absender als auch Empfänger elektronischer Dokumente. Die elektronische Datenübertragung erfolgt anhand dieser einzelnen Schritte:

  1. Ein Mitarbeiter erzeugt zu versendeten Daten im hauseigenen ERP-System (z.B. eine Rechnung)
  2. Die Rechnungsdaten werden daraufhin automatisch aus dem ERP-System exportiert und in einem einheitlichen Nachrichtenformat bereitgestellt.
  3. Hier kommt der EDI-Dienstleister zum Einsatz. Dieser konvertiert (automatisch) die exportierten Daten in ein einheitliches Austauschformat. Das Austauschformat ist ein EDI-Nachrichten Standard, wie zum Beispiel EDIFACT oder VDA.
  4. Das Empfänger-Unternehmen hat ebenfalls einen EDI-Dienstleister, welcher die EDIFACT- oder VDA-Nachrichten in Empfang nimmt und daraufhin in ein Format konvertiert, welches mit dem im Unternehmen genutzten ERP-System kompatibel ist.
  5. Die Daten werden daraufhin in das ERP-System importiert und stehen dem Empfänger-Unternehmen zur Bearbeitung bereit.

Was kostet EDI?

Die EDI-Kosten sind von unterschiedlichen Faktoren abhängig. Entscheiden Sie sich für einen internen EDI-Ansatz, für die Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter oder doch für ein Value-Added Network (VAN)? Interne EDI-Ansätze sind vorwiegend in großen Unternehmen vorzufinden. Die Umsetzung überzeugt zwar in Punkto Sicherheit und Kontrolle, doch die Realisierung ist recht komplex. Bei dem Aufbau eines eigenen EDI-Systems sind unter anderem folgende Investitionen notwendig:

  • EDI-Software
  • Kommunikationssoftware
  • EDI-Experten
  • Upgrades, Wartung und Support
  • EDI-Übertragungsverfahren
Die EDI-Kosten bei einem Drittanbieter/ VAN sind abhängig von:
  • der Anzahl der anzubindenden Partner
  • der Anzahl an EDI-Nachrichtenarten
  • dem Belegvolumen
  • der Geschwindigkeit der Partneranbindung
  • dem benötigten Support

Welche Vorteile bietet mir EDI?

Die Vorteile von EDI sind vielfältig. Sowohl im operativen Tagegeschäfts, als auch in den Bereichen Planung, Kontrolle und Entscheidung, profitieren Unternehmen von EDI. Vorteile im operativen Tagesgeschäft:

  • Erhöhung der Auftragsabwicklung (sowohl quantitativ als auch qualitativ)
  • Schnelle Durchlaufzeiten und Übertragungszeiten
  • Vermeidung von Dateneingabefehlern
  • Datengenauigkeit
  • Wiederholungstätigkeiten werden reduziert
  • Effiziente Unternehmensprozesse
  • Papiergebundener Dokumentenaustausch wird auf ein Minimum reduziert
  • Verlässlicher Informationsfluss
Vorteile in den Bereichen Planung, Entscheidung und Kontrolle:
  • Optimales Liquiditätsmanagement
  • Aktuelle Prognoseverfahren
  • Hervorragende Bestandsübersicht
  • Optimale Soll-/Ist-Vergleiche
  • Fundierte Abweichungsanalysen
  • Fundierte statistische Erkenntnisse
  • Schnell verfügbare Informationen

Was sind EDI-Konverter?

Je nach Unternehmen, werden unterschiedliche EDI-Formate eingesetzt (VDA, EDIFACT oder ANSI X12). Das im Unternehmen befindliche ERP-System unterstützt in der Regel nur ein einheitliches und zentrales Import- und Exportformat. Darüber hinaus werden für die Übertragung der EDI-Nachrichten unterschiedliche EDI-Protokolle (z.B.: X.400, AS2 oder SFTP) genutzt. Damit die EDI-Nachrichten überhaupt versendet oder empfangen werden können, müssen diese EDI-Protokolle von den Unternehmen unterstützt werden. Damit der elektronische Datenaustausch überhaupt stattfinden kann, trotz der Vielzahl an EDI-Formaten, kommen EDI-Konverter zum Einsatz. Diese EDI-Konverter fungieren als zentrale Übersetzungseinheit zwischen den unterschiedlichen Systemen der Unternehmen.

Was sind EDI-Nachrichten?

Damit IT-Systeme miteinander kommunizieren können, müssen einheitliche Nachrichtenstandards verwendet werden. Die Standards werden von verschiedenen Organisationen wie der UN, ANSI oder auch DIN festgelegt. Eines der ersten EDI-Nachrichten-Standards war EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Auch heute ist es noch das meist verwendete Format. Aber auch andere wichtige EDI-Nachrichten-Formate haben sich durchgesetzt. Dazu zählen unter anderem:

  • ANSI X12
  • VDA
  • XML
  • EANCOM
  • ODETTE
  • GALIA
Je nach Land und Region werden unterschiedliche Standards eingesetzt. Während EDIFACT als internationaler Standard angesehen wird, ist ANSI X12 vor allem in Amerika ein weit verbreiteter Standard. VDA hat sich als Nachrichten Standard in der deutschen Automobilindustrie durchgesetzt und ODETTE als europäischer Nachrichten-Standard. Alle EDI-Nachrichten-Standards haben für sämtliche Geschäftsprozesse entsprechende Nachrichtentypen erstellt. Während EDIFACT die EDI-Nachrichten mit sechs Buchstaben kennzeichnet (DESADV oder ORDRSP) werden bei ANSI X12 dreistellige Nummern für die Standardbezeichnung verwendet (810 oder 830). VDA arbeitet hingegen mit einer Buchstaben-Zahlen-Kombination (VDA 4906 oder VDA 4913).

Was ist EDIFACT?

EDIFACT, EDI for Administration, Commerce and Transport, wurde im Jahre 1988 als globaler Nachrichten Standard von der UN verabschiedet. Seither ist EDIFACT der bekannteste, branchenübergreifende und internationale EDI-Nachrichten-Standard für den elektronischen Datenaustausch. EDIFACT ist keine starre Norm – Geschäftspartner können festlegen, welche Inhalte (“Felder” bzw. Datenfelder) übermittelt werden sollen. EDIFACT bezeichnet EDI-Nachrichten mit sechs Buchstaben (ORDERS, ORDRSP, INVOIC, usw.), welche für bestimmte Geschäftsvorfälle verwendet werden.

Wofür steht PRICAT?

PRICAT ist ein EDIFACT-Nachrichtenformat, mit dem der Austausch von Preis- und Katalogdaten zwischen zwei Unternehmen (bspw. Lieferant und Händler) möglich ist. Neben der Produktbeschreibungen (z.B. Produktbezeichnung, GTIN, Farbe und Größe) und Preisen, sind auch Verpackungs- und Lieferinformationen enthalten. Mit PRICAT können zudem kundenspezifische Informationen ausgetauscht werden. Der Nachrichtentyp PRICAT wird vor allem in der Konsumgüterindustrie eingesetzt.

Wofür steht DESADV?

DESADV ist ein Nachrichtentyp, der bei EDIFACT zum Einsatz kommt. Er wird verwendet, wenn Lieferscheine übermittelt werden sollen. Bei VDA wird die Bezeichnung VDA 4913 und bei ANSI X12 für den gleichen Geschäftsvorfall die Zahlenfolge 865 verwendet. DESADV ist ein Lieferavis (engl.: despatch advice). Ein Lieferavis ist ein Dokumenttyp, der bei Beschaffungs- und Distributionsprozessen ausgetauscht wird.

Wofür steht ORDERS?

Der Nachrichtentyp ORDERS wird bei Bestellungen mit dem EDI-Nachrichten Standard EDIFACT verwendet. Bei VDA ist es die Bezeichnung VDA 4916 und bei ANSI X12 kommt die Zahl 850 zum Einsatz.

Wofür steht INVOIC?

INVOIC (ebenfalls EDIFACT) wird, wie es die Buchstaben vermuten lassen, für Rechnungen verwendet. VDA verwendet für diesen Geschäftsprozess VDA 4906 und ANSI X12 810.