Gründe für den Wechsel der Warenwirtschaft

Wann braucht mein Unternehmen eine neue Warenwirtschaft?

Es gibt viele Gründe, eine Warenwirtschaft zu wechseln. Doch wie erkennen Sie, dass Ihre aktuelle Unternehmenssoftware Ihren Anforderungen nicht mehr entspricht und Sie in Ihren Aufgaben nicht mehr in vollem Maße unterstützt oder vielleicht sogar behindert? Erste Anzeichen lassen sich schnell erkennen. Stellen Sie sich folgende Fragen:

Läuft meine Warenwirtschaft langsam?

Ist eine Software veraltet, laufen viele Prozesse verlangsamt. Natürlich kann auch die eingesetzte Hardware Einfluss auf die Geschwindigkeit nehmen. Oft ist es aber so, dass eine alte Software den komplexer werdenden administrativen Aufgaben „nicht mehr gewachsen ist“. Laufen die Prozesse dadurch langsam oder stürzt Ihr Programm regelmäßig ab, kostet es zu viel wertvolle Arbeitszeit, was sich letztendlich auch auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter auswirkt. IT soll schließlich unterstützen, nicht ausbremsen.

Fehlen Funktionen?

Der Sinn einer modernen Warenwirtschaft ist es, alle Daten an einer zentralen Stelle zu bündeln und von dort aus sämtliche Prozesse eines Unternehmens zu steuern. Im Laufe der Zeit verändern sich die Anforderungen. Weil es auf den ersten Blick günstiger und schneller erscheint, setzen viele auf Insellösungen und binden externe Softwares an. Unüberschaubar werden Daten an verschiedenen Stellen im Unternehmen gespeichert. Die Schnittstellen laufen mehr schlecht als recht, der Datenaustausch zwischen den eingesetzten Systemen geschieht oft noch manuell per csv- oder Excel-Tabellen. So entsteht mit der Zeit eine zusammengeschusterte Lösung, die dem eigentlichen Sinn einer zentralen Warenwirtschaft widerspricht.

Kostet es zu viel?

Neben dem Anschaffungspreis sollten Sie die laufenden Kosten im Blick haben. Rechnen Sie hier nicht nur mit den Kosten Ihrer Warenwirtschaftssoftware, sondern addieren Sie auch die Kosten der angebundenen Insellösungen für die verschiedenen Unternehmensbereiche. Erstellen Sie sich einen Überlick über die Mietkosten Ihrer Systeme, die laufenden Gebühren für Transaktionen sowie die Wartungskosten insbesondere bei Updates einzelner Bereiche. Die Summe all dieser Ausgaben lassen einen realen Vergleich bei der Auswahl eines neuen Warenwirtschaftssystems zu.

Worauf sollte ich bei der Wahl achten?

Bei der Auswahl Ihrer neuen Warenwirtschaftssoftware gibt es mehrere Punkte, auf die Sie achten sollten. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, verschiedene Systeme zu vergleichen und zu hinterfragen. Bei der Vielzahl an Anbietern entscheidet nicht nur der Preis. Im Folgenden nennen wir Ihnen ein paar Kriterien, die Sie hinsichtlich Ihrer Wahl berücksichtigen sollten.

Modularer Aufbau

Erstellen Sie eine Liste mit den gewünschten Funktionen. Ein Warenwirtschaftssystem sollte alle benötigten Kernfunktionen integriert haben, aber auch nicht zu viele Tools beinhalten, die Ihre Prozesse unnötig verlangsamen und verkomplizieren. Achten Sie daher darauf, dass die Software modular aufgebaut ist und passgenau auf Ihre Anforderungen zusammengestellt werden kann. Berücksichtigen Sie hierbei nicht nur den aktuellen Stand Ihres Unternehmens, sondern denken Sie auch an geplante Entwicklungen in der Zukunft.

Integrierbarkeit

Im Idealfall integriert ein Warenwirtschaftssystem Funktionen für alle Bereiche Ihres Unternehmens. Gibt es dennoch Bereiche, in denen auf eine spezifische Lösung nicht verzichtet werden kann oder kommunizieren Sie mit Lieferanten, die andere Systeme einsetzen, ist ein reibungsloser Datenaustausch nur mit einer integrierbaren Software realisierbar. Achten Sie daher auf die Schnittstellen, die der Anbieter zur Verfügung stellt, um Fremdsoftware anzubinden – bestenfalls ohne den Einsatz von Middleware, um eine Abhängigkeit von Drittanbietern zu vermeiden.

Kosten

Selbstverständlich spielen auch die Kosten bei der Anschaffung bzw. einem Wechsel eine große Rolle. Neben den Anschaffungskosten für Kaufversionen oder den monatlichen Miet- oder Leasingkosten sollten Sie auch die laufenden Aufwendungen für Wartung, Pflege, Updates und Services einrechnen und vergleichen.

Supportmöglichkeiten

Ein Warenwirtschaftssystem kann Ihre Prozesse nur dann optimieren, wenn alle Nutzer dieses sicher und korrekt bedienen können. Legen Sie Ihr Augenmerk daher auch auf die Schulungsangebote und weitere Dienstleistungsangebote, die der Hersteller der Software anbietet. Haben Sie einen persönlichen Ansprechpartner? Gibt es eine gute Dokumentation oder eine geschulte Supportabteilung, die Ihnen bei der Bedienung des Warenwirtschaftssystems helfend zur Seite steht? Gibt es auch kostenlose Möglichkeiten zur Hilfestellung wie z.B. ein Hilfe-Forum, Webinare oder Tutorials?

Perspektiven

Ihre neue Warenwirtschaft ist eine Investition in die Zukunft. Setzen Sie deshalb auf ein etabliertes Unternehmen, welches die Software stetig weiterentwickelt und diese den sich ändernden Marktanforderungen und der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung anpasst. Es gibt Fälle wie z.B. Gesetzesänderungen, die sich nicht in der langfristigen Unternehmensstrategie festhalten lassen und auf die Sie keinen Einfluss haben. Hier müssen Sie sich auf den Hersteller der Software verlassen können.


Wie läuft der Wechsel ab?

Wir wissen, dass die Warenwirtschaft die Zentrale Ihres Unternehmens ist – das Herz Ihres Unternehmens! Deshalb sollte der Wechsel auf ein neues System gut überlegt sein. Wägen Sie Vor- und Nachteile ab. Erstellen Sie ein Lastenheft. Welche Funktionen vermissen Sie bei Ihrem aktuellen Warenwirtschaftssystem? Was ist Ihnen wichtig? Welche Funktionen soll die neue Software abbilden? Vergleichen Sie verschiedene Anbieter. Doch achten Sie nicht nur auf die Software. Es kommt auf das Gesamtpaket an – wie ist die Betreuung, welchen Stellenwert haben Sie als Kunde? Sind Sie einer von vielen oder kennt Sie der Geschäftsführer persönlich? Gibt es Supportmöglichkeiten, auch nach der Einführung der neuen Warenwirtschaft?

Erst Software und Dienstleistung im perfekten Zusammenspiel helfen Ihnen das gesamte Potential Ihres Unternehmens auszuschöpfen. Achten Sie deshalb neben den Funktionen auch auf die angebotenen Dienstleistungen, Services und den Support.

Wie die Einführung einer neuen Warenwirtschaft ablaufen kann, erfahren Sie hier:

Einführung & ERP-Wechsel zu VARIO

Bloginfo

28. Januar 2019

Jennifer Meier